Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng chỉ với 8 bước

đơn vị hội nghị người mua là cách rẻ nhất để những đơn vị gửi lời tri ân đến người mua, cũng như tăng cường quan hệ cộng tác trong tương lai giữa hai bên. Hiểu được tầm quan yếu của hội nghị tri ân các bạn là thế, nhưng chẳng hề công ty nào cũng có khả năng đơn vị 1 chương trình lý tưởng. bởi thế, hãy ghi nhớ 8 bước trong quy trình doanh nghiệp hội nghị người mua giỏi sau đây để đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra thành công, trơn tuột.

trật tự công ty hội nghị người mua chuyên nghiệp sở hữu 8 bước
1. Xác định mục đích tổ chức sự kiện
mang thể coi mục đích công ty là “kim chỉ nam” để bạn vun đắp kịch bản chương trình cũng như đo lường được hiệu quả sau khi sự kiện chấm dứt. Mục đích doanh nghiệp hội nghị người mua thường xoay vòng quanh các nội dung chính như sau:

• tỏ bày lòng cảm ơn, tri ân tới người dùng, đối tác
• Giữ chân các bạn khi họ muốn chấm dứt quan hệ hiệp tác buôn bán
• thu hút, thuyết phục khách hàng tiềm năng đến có tổ chức
• Truyền thông, quảng cáo sản phẩm, nhãn hàng
• Hoạch định chiến lược buôn bán, tăng trưởng sản phẩm hoặc nhà sản xuất mới ưng chuẩn việc ghi nhận quan niệm trực tiếp trong khoảng khách hàng…

2. Xác định thời gian đơn vị
những ngày cuối tuần là thời kì đơn vị hội nghị người mua thuận lợi nhất. Đây là khi mọi người thanh thoả và với thể dành rộng rãi thời giờ hơn cho các sự kiện. sườn giờ thích hợp nhất để doanh nghiệp chương trình là từ khi 15 giờ chiều.

Xem thêm : Team building là gì ?

3. chọn lựa địa điểm công ty
Địa điểm đơn vị hội nghị các bạn nên là một khách sạn, trung tâm hội nghị, hội thảo… được nhiều người biết tới, dễ tìm kiếm và có liên lạc tiện lợi. Cần đảm bảo địa điểm đơn vị phải sở hữu khả năng đựng được đủ số lượng người tham gia.

Dù được tổ chức ở đâu thì địa điểm công ty đều phải sở hữu những đồ vật âm thanh, ánh sáng, trình chiếu rất nhiều, hiện đại nhằm gây ấn tượng và truyền đạt một cách thức thấp nhất thông điệp của buổi hội nghị mà công ty muốn khách hàng thu nhận.






4. vun đắp kịch bản chương trình
Để xây dựng được kịch bản công ty chương trình hội nghị tri ân người dùng, trước tiên cần xác định được nội dung đại quát bạn muốn mang trong sự kiện. chẳng hạn như:

• Quy mô hội nghị khách hàng? Khách mời tham gia bao gồm các ai?
• Bạn mong muốn hội nghị người dùng được diễn ra theo hình thức thuần tuý hay với những điểm biệt lập, thông minh, độc đáo?
• các nội dung bắt buộc sở hữu trong chương trình là gì?
• Kinh phí dự trù đơn vị tri ân người dùng là bao nhiêu?

Sau khi xác định được rõ mong muốn, đề xuất đưa ra, bạn sở hữu thể bắt tay vào vun đắp một kịch bản hội nghị người dùng sơ bộ. Trong Đó, nội dung của kịch bản cần bộc lộ được các điểm chính, điểm nổi bật, diễn tiến theo trình tự trước sau của các hoạt động trong chương trình.


5. phân công và điều phối công việc
một trong những bước quan yếu của thứ tự công ty hội nghị người mua chậm tiến độ là việc phân công và điều phối công tác, bao gồm các phần:

➤ đồ mưu hoạch, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên

• phân công công việc, nghĩa vụ cụ thể, rõ ràng cho từng người
• lập kế hoạch checklist tiến độ để thường xuyên kiểm tra, giám sát
• thực hiện coi xét chu đáo, kỹ lưỡng từng công tác cần được chuẩn bị

➤ Chia nhân sự thành những nhóm đảm đang từng công tác riêng

• lực lượng 1: đảm nhận việc đối ngoại bao gồm in giấy mời, gửi thư mời tới khách
• nhóm 2: phụ trách việc hậu cần, bao gồm setup hội trường, chuẩn bị quà tặng, dụng cụ giao thông…
• đội ngũ 3: đảm trách đón tiếp khách (lễ tân), bao gồm đón khách, đưa khách vào hội trường, tiếp đãi khách.

6. Gửi thư mời
Trước lúc gửi thư mời khách, bạn cần Con số chính xác số lượng người tham gia để in giấy mời. Sau Đó, hàng ngũ đối ngoại sẽ mang trách nhiệm in giấy mời, gửi thư mời cho khách. Thư mời cần có nội dung mạch lạc, rõ ràng, sở hữu thể in thêm bản đồ địa điểm đơn vị để khách tiện lợi kiếm tìm.

Lưu ý là thư mời cần được gửi đi trước lúc sự kiện diễn ra 7 ngày. khi gửi thư mời, bộ phận đối ngoại cần nói rõ cho các bạn biết về lợi ích khi tới sự kiện và mời người thân của các bạn cùng tham dự.

Đọc thêm : du lịch mice

7. công tác chuẩn bị trước lúc chương biểu diễn ra
➤ Setup không gian đơn vị
ko gian công ty hội nghị tri ân quý khách cần được setup và trang hoàng như sau:

• Vị trí của cửa ra vào ở đâu?
• Khẩu hiệu chào mừng cần được treo ngay tại nơi tiếp đón
• Đặt bảng chỉ dẫn cụ thể nếu chương trình với quy mô to
• Trưng bày các sản phẩm của doanh nghiệp, góp phần tăng thời cơ giao thương
• Treo banner, backdrop trình bày nội dung chính của chương trình tri ân khách hàng lên sàn diễn
• Treo logo và nhận biết thương hiệu của tổ chức
• kiểm tra và setup các vật dụng âm thanh, ánh sáng, trình chiếu

➤ Chuẩn bị các hạng mục khác

• Tài liệu (nếu có)
• Băng, đĩa ghi hình giới thiệu, lăng xê về sản phẩm, đơn vị
• Danh sách khách tham dự để checkin
• Quà tặng cho khách mời
• Máy ảnh, máy quay phim và các đồ sử dụng thiết yếu đề phòng mất điện, hỏa hoạn…
• Nhân sự sự kiện: Lễ tân tiếp đón khách, MC dẫn chương trình, lực lượng múa, ca sĩ biểu diễn…

8. chấm dứt chương trình
Sau lúc chương trình chấm dứt, lễ tân tặng quà và tiễn khách ra về.

có 8 bước trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp trên đây, hẳn bạn đã hình dong được các công tác chính mình cần làm bao gồm các gì. Đối mang việc tự tổ chức, sở hữu thể bạn sẽ tiết kiệm được giá bán hơn so sở hữu việc đi thuê ngoài, nhưng quan trọng vẫn là sự thành công của chương trình và dấu ấn về nhãn hiệu, đơn vị bạn trong tâm trí các bạn, đối tác. vì vậy, nếu như bạn cần một tổ chức đơn vị hội nghị người dùng trọn gói, giỏi, ấn tượng, hãy liên hệ tới Vietwind – công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội sở hữu hơn 1000 sự kiện thành công để được giải đáp và phục vụ phải chăng nhất.