4 điều quan trọng khi viết bản kế hoạch tổ chức sự kiện

Những thông tin về sự kiện mà bạn dự định tổ chức sẽ được trình bày qua một kịch bản sự kiện ngắn hay là một đề xuất (RFP) để thông tin cho nhà cung cấp và khách hàng. Bên cạnh đó, thời gian, địa hình, hình thức sự kiện là yếu tố cơ bản thì còn một số yếu tố quan trọng khác mà bạn có thể quên mất. Hãy lưu ý đến 4 điều quan trọng khi viết bản kế hoạch tổ chức sự kiện dưới đây.

HỒ SƠ CÔNG TY

Hồ sơ công ty là 1 trong 4 điều quan trọng khi viết bản kế hoạch tổ chức sự kiện. Hồ sơ công ty là tài liệu đặc biệt quan trọng cho dù quy mô công ty là lớn hay nhỏ. Đây sẽ là những thông tin ban đầu được cung cấp cho phía đối tác của bạn để họ hiểu rõ hơn những ý tưởng, khả năng làm việc cũng như giúp họ có thể đánh giá sơ bộ những công việc đã và đang được công ty của bạn thực hiện, nếu dành được lòng tin của họ cũng như phù hợp với sự kiện mà họ có nhu cầu tổ chức thì tất nhiên đối tác sẽ lựa chọn công ty của bạn. Hồ sơ công ty cũng giúp phía nhà cung cấp có cái nhìn sâu sắc hơn về công ty của bạn cũng như những sự kiện mà bạn tổ chức, để từ đó giúp họ đưa ra các quyết định liên quan đến vấn đề cung cấp và dự tính các giải pháp tốt nhất phù hợp với nhu cầu của công ty mà bạn quản lý.

THÔNG TIN CHI TIẾT SỰ KIỆN

Việc thiếu sót hay hoặc các chi tiết bị bỏ đi là duy nhất sẽ khiến dẫn đến điều bất ngờ cuối cùng của bạn. Điều bạn cần làm là hãy đọc bản tóm tắt sự kiện được đưa ra từ phía công ty mình với vai trò là một nhà cung cấp để đưa ra nhận xét đánh giá xem có thiếu sót hay lỗ hổng nào khiến những gì bạn đang cố gắng trong việc tổ chức sự kiện sắp tới bị lu mờ, không thể giới thiệu hết bên trong ra được. Nếu chính bản thân bạn còn không thể thấy rõ những mục tiêu mà bạn mong muốn đạt được ở sự kiện này thì nhà cung cấp mà bạn hợp tác không thể nào có khả năng đưa ra lời chào giá chính xác nhất. Hãy đảm bảo mọi thông tin có lợi cho bạn từ phía các nhà cung cấp hợp tác với công ty của bạn bạn những năm qua đều được thể hiện đầy đủ. Hãy nhớ rằng bạn sẽ không bao giờ thực sự có khả năng thể hiện đầy đủ mọi thông tin. Hãy thường xuyên tìm kiếm thông tin cũng như bổ sung chi tiết.

NGÂN SÁCH RÕ RÀNG

Một số nhà tổ chức sự kiện cho rằng ẩn thông tin về ngân sách đi hoặc không tiết lộ gì về ngân sách sẽ giúp họ tiết kiệm tiền. Mặc dù rất hiếm khi điều đó là sự thật, nhưng với đa số thời gian khi tổ chức những sự kiện, thì ngân sách là vấn đề mất kiểm soát cuối cùng có thể khiến bạn đau đầu. Nếu ngân sách của công ty bạn không có những đặc điểm cụ thể thì các nhà cung cấp sẽ không có khả năng đưa ra những giải pháp giúp giảm thiểu tối đa sự thiệt hại cho ngân sách của công ty bạn.

THỜI GIAN

Thời gian là một nhân tố rất quan trọng, bao gồm cả thời gian tóm tắt sự kiện. Hãy tính toán thời gian đủ để các nhà cung cấp của công ty bạn có đủ thời gian để đọc, đưa ra những câu hỏi và suy nghĩ trả lời sẽ đem đến cho bạn những thông tin chính xác nhất và tốt nhất. Việc viết tóm tắt sự kiện có thể đem đến cảm giác tẻ nhạt, nhưng khi tiến hành một cách chính xác và đem lại nhiều thông tin sẽ khiến bạn cảm thấy ngạc nhiên với chất lượng của sự kiện và những thành quả bạn sẽ nhận được khi sự kiện thành công.


Công ty TCSK Kết Nối Việt chuyên cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện; âm thanh ánh sáng sân khấu, cho thuê âm thanh, cho thuê âm thanh event, cho thuê âm thanh sự kiện, cho thuê thiết bị âm thanh;cho thuê bàn bar, cho thuê ghế bar...