Bảng định hướng cho công việc tổ chức sự kiện- Agency Brief

Khi làm việc với các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì việc cung cấp thông tin về kế hoạch, dự án, hãy yêu cầu công việc một cách chính xác với khách hàng là việc cực kỳ cần thiết. Đối với các kế hoạch lớn cần chuẩn bị kỹ lưỡng nếu việc xây dựng sai định hướng, phải làm lại từ đầu vì thiếu sót thông tin là một điều tệ hại.



Vậy làm sao để truyền đạt thông tin đầy đủ và chính xác nhất những yêu cầu của doanh nghiệp tới các Agency tổ chức sự kiện?Một công cụ các doanh nghiệp nên sử dụng đó là bản mô tả định hướng công việc (Agency Brief).


Chúng thường bao gồm những thông tin cơ bản sau:


Mô tả công việc:


Nhiều khách hàng chỉ nghĩ đơn giản rằng Tổ chức sự kiện không cần phải nói nhiều mà chỉ cần nói qua loa tuy nhiên họ không biết rằng có rất nhiều hình thức tổ chức sự kiện khác nhau tùy vào mục đích ý nghĩa, không gian, thời gian và địa điểm…thì sự kiện đó sẽ diễn ra tốt đẹp.Nêu rõ công việc sẽ giúp các Agency sẽ có sự chuẩn bị về nhân sự, trang thiết bị cho sự kiện sắp tới.


Mô tả dự án:


Thông tin về khách hàng, tên chương trình, thời gian, địa điểm tổ chức, số lượng khách mời, thành phần khách mời văn hóa doanh nghiệp…các chuyên gia tổ chức sự kiện sẽ nghiên cứu, xây dựng phương án tổ chức tối ưu. Thường thì có một số doanh nghiệp sẽ tự động cung cấp thông tin khá đầy đủ và chi tiết xong sẽ có một vài trường hợp thì không như vậy vì một số lý do bảo mật phần thông tin dự án chưa đầy đủ. Khi đó, dựa trên kinh nghiệm, các Agency sẽ đưa ra các phương án dự phòng hoặc chờ thêm thông tin để hoàn thiện đề án của mình.


Mục tiêu truyền thông:


Nằm trong kế hoạch truyền thông tổ chức sự kiện chỉ là một công việc cụ thể nhưng là công cụ để truyền thông các hoạt động trong buổi lễ là cách tốt nhất để gửi thông điệp bằng hành động. Do đó, trong bảng Agency Brief nếu khách hàng yêu cầu xác định mục đích truyền thông của sự kiện như nâng cao thương hiệu của sản phẩm, hình ảnh, vị thế của doanh nghiệp… thì các agency sẽ thống nhất xây dựng một kế hoạch truyền thông với kế hoặc tổ chức để đạt hiệu quả cao.


Các yêu cầu về thiết kế:


Đây là các yêu cầu rất quan trọng, hệ thống nhận diện thương hiệu của sản phẩm sẽ xây dựng những ý tưởng nổi bật và ấn tượng. Việc tìm hiểu hay cảm nhận gu thẩm mỹ của khách hàng đòi hỏi các chuyên gia có kinh nghiệm trong nghề tránh trình bày những phương án lệch với quan điểm thẩm mỹ của khách hàng thì lúc đó ý tưởng có hay đến cỡ nào cũng không được chấp nhận.


Các yêu cầu về thời gian:


Là một trong những tiêu chí gây áp lực cho các Agency như gửi đề án thiết kế, ý tưởng sau khi tiếp nhận chủ đề. Việc gửi chậm deadline xảy ra thường xuyên. Vì vậy, cần đưa ra mức thời gian hợp lý nhất sẽ giúp các Agency định hướng chính xác trong việc xây dựng và triển khai dự án.

Công ty TCSK Kết Nối Việt chuyên cho thuê cổng hơi rối hơi khinh khí cầu, cho thuê múa lân sư rồng, cho thuê nhà bạt không gian,…