Bí quyết tạo mục lục tự động trong word vô cùng cụ thể

Mọi người đang làm báo cáo thực tập tổt nghiệp, làm luận văn, viết sách, ebook hay đơn giản là 1 đoạn văn bản dài? Tạo một mục lục tự động sẽ giúp các bạn có thể nhìn bao quát nội dung chính của đoạn văn bản đó một cách nhanh và tiện dụng nhất

Đối với 1 bài Báo cáo, luận văn dài cả trăm trang, lúc chúng ta có nhu cầu chỉnh sửa nội dung hay đề mục, bố cục bài viết thì bạn đọc sẽ chẳng phải chỉnh sửa mục lục nữa. Vì chức năng mục lục tự động của Word đã giúp các bạn làm điều này. Khi bạn đọc muốn mở đến 1 mục bất kỳ thì cũng chỉ cần một thao tác giản đơn: ấn giữ phím Ctrl + chuột trái, bạn sẽ đến được trang mà bạn đọc muốn.

Trước khi tạo mục lục, mọi người hãy thêm số trang cho đầy đủ văn bản nhé.

Bước 1: Gán tiêu đề

Trước hết, để tạo ra mục lục tự động, bạn đọc phải tạo ra các kiểu chữ tương ứng với từng đề mục, tiêu đề theo ý của chính các bạn.

- Mở file Word mà bạn đọc muốn tạo mục lục tự động, rồi làm lần lượt theo những bước sau.

- Trên thẻ Home, trong mục Styles, các bạn kích chuột vào hình mũi tên tại góc bên tay phải trong mục Styles (như hình dưới đây).







- Hộp thoại Styles hiện lên, mọi người kích vào biểu tượng Create a New Style (theo hình), Bảng Create New Style from Fomarting hiện lên. Tại bảng này, bạn đọc có thể thiết lập những kiểu chữ, font chữ cho các đề mục theo ý của riêng mình.





* Trong bảng này, các bạn cần chú ý các tùy chọn sau:

+ Name: Đặt tên cho kiểu chữ của bạn. Đặt sao cho dễ (VD: đặt tên cho những đề mục là T1, T2, T3, T4. T là kí tự trước hết theo tên mình. 1, 2, 3, 4 là các đề mục chia từ to đến nhỏ)
+ Style for following paragraph: Kiểu chữ bạn đọc mới đây đặt tên phụ thuộc vào đoạn văn bản nào. (VD: bạn đang tạo kiểu chữ T2 (Level 2), bạn muốn tại mục lục các đề mục nhỏ sẽ tự động thụt một ít so với mục lục lớn hơn thì tại ô này điền T1, nghĩa là mục T2 nằm trong mục T1. nếu các bạn muốn những mục đều nằm tại lề trái của văn bản thì điền tên kiểu chữ bạn đang tạo vào.)

+ Fomatting: Tại đấy bạn đọc có thể thiết lập định dạng font chữ, cỡ chữ, màu chữ… theo ý mình.

+Add to Quick Style list: mọi người nên tích vào đó để kiểu chữ mình tạo hiện lên tại mục Styles trong thẻ Home

+ Automatically update: lúc bạn chỉnh sửa định dạng 1 mục thuộc kiểu chữ bạn gần đây tạo thì, Word sẽ tự động chỉnh sửa định dạng của toàn bộ các mục thuộc kiểu chữ đó.

+Only in this document: nếu như bạn tích vào đấy thì kiểu chữ mà bạn đọc chọn chỉ hiển thị trong văn bản này thôi.

+ New documents based on this template: (Nên chọn) kiểu chữ các bạn gần đây tạo sẽ cố định tại mục Styles. Điều này rất thuận lợi lúc bạn muốn tạo mục lục cho một văn bản khác.







Tại ô Fomat, mọi người cũng có thể chỉnh sửa định dạng Font, Paragraph như bình thường. Bên cạnh đó, mình sẽ chỉ thêm một mẹo để bạn đọc có thể tiết kiệm thời gian hơn. Các bạn kích chuột vào Shortcut key để tạo phím tắt cho kiểu chữ. Nhớ là phím tắt bạn chọn không được trùng với phím tắt mặc định sẵn của máy tính nhé. Mình thường chọn Alt+ số (VD: kiểu chữ T1 à Alt+1) Sau đấy kích chuột vào Assign để hoàn thành nhập phím tắt, rồi OK.







Sau khi hoàn thành, mọi người nhìn lên thẻ Home sẽ thấy kiểu chữ mà bạn vừa mới đây tạo.

Sau khi tạo xong nếu bạn đọc cần chỉnh sửa lại style thì chỉ cần kích phải chuột vào kiểu chữ đấy trên thanh công cụ chọn Modify, hoặc vào hộp thoại Styles chọn kiểu chữ cần sửa kích chuột phải chọn Modify.

Với các cấp độ, kiểu chữ còn lại mọi người cũng làm như vậy nhé. Mọi người tự tính xem trong bài cần bao nhiêu cấp thì tạo bấy nhiêu Style nhé.





Bước 2: Gán những Style với những đề mục tương ứng.

Giai đoạn này khá đơn giản vì trước đó mình đã tạo phím tắt cho những Style. Các bạn chỉ cần đặt chuột tại vị trí của từng tiêu đề hoặc bôi đen rồi ấn phím tắt đã gán từ trước là được.

Bước 3: Tạo mục lục tự động

Bạn kích chuột vào vị trí mình muốn đặt phần mục lục (nên tạo một trang trắng tại vị trí đặt mục lục)

- Tại thẻ References, bạn đọc chọn Table of Contents và Insert Table of Contents. Hộp thoại hiện ra, bạn đọc chọn như sau: Tại phần Show level, bạn đọc điền số Styles mình đã tạo ở trên. Rồi kích chuột vào Options.







- Tại hộp thoại này, các bạn xóa các số một,2,3… ở những mục Heading đi, kéo chuột xuống tìm đến các kiểu chữ bạn đọc vừa mới đây tìm rồi điền lại số 1, 2, 3....

Vậy là bạn đã tạo mục lục tự động xong rồi đó.







Bước 4: Cập nhật chỉnh sửa mục lục

- Chỉnh sửa: bạn đọc có thể chỉnh sửa định dạng mục lục như theo ý muốn. Và thành quả sau chỉnh sửa như sau:





- Cập nhật: Tại phần mục lục gần đây tạo, bạn kích phải chuột, chọn Update Field cập nhật mục lục. Bây giờ mỗi lúc các bạn thay đổi nội dung trong bài thì bạn đọc chỉ cần vào cập nhật lại mục lục là xong.

+Update page numbers onlyChỉ cập nhật số trang) nếu mọi người chỉ chỉnh sửa nội dung của văn bản mà không đổi thay những đề mục thì tích vào ô này.

+Update entire table: nếu bạn đọc thêm bớt các thư mục thì tích vào ô này để cập nhật đa số mục lục.







Cách thức tạo 1 mục lục tự động ko khó như các bạn nghĩ đúng ko nào. Tuy bài hướng dẫn tương đối dài nhưng rất chi tiết, Tin học Đức Minh hi vọng rằng nó sẽ giúp ích cho bạn tạo mục lục mau chóng , chuẩn xác và tăng hiệu suất làm việc. Nhớ theo dõi trang web ketoanducminh.edu.vn để cập nhật thêm nhiều thủ thuật bổ ích về tin học văn phòng nhé.

Bài viết gốc: http://ketoanducminh.edu.vn/tin-tuc...c-tu-dong-trong-word-2007-VO-CUNG-CU-THE.html



Xem thêm:

>>> tin học văn phòng cấp tốc

>>> trung tâm dạy tin học văn phòng tại hà nội

>>> học tin học văn phòng cơ bản