Bốn điều cần lưu ý khi cho thuê văn phòng

Văn phòng cho thuê hiện đang là xu hướng đối với các doanh nghiệp. văn phòng cho thuê giúp các doanh nghiệp có thể tiết kiệm được nhiều chi phí và tối đa hóa doanh thu của mình. Vậy để thuê được một văn phòng như ý thì chúng ta cần lưu ý những bước như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu thông qua các tips dưới đây nhé!
Vị trí thuận tiện
Vị trí lý tưởng để đặt văn phòng tùy thuộc vào ngành nghề công ty bạn đang kinh doanh, chiến lược quảng bá hình ảnh công ty và phong thủy phù hợp.

- Lĩnh vực kinh doanh: Cần vị trí trung tâm, hoạt động kinh doanh sôi động hay nơi yên tĩnh, ít dân cư,… tất cả là tùy thuộc vào lĩnh vực và kế hoạch phát triển của công ty bạn. Ngoài ra, vị trí thuận lợi cho giao thông cũng ảnh hưởng đến quyết định chọn thuê hay không.

- Chiến lược quảng bá hình ảnh công ty: Nếu quy mô công ty bạn lớn, cần đánh bóng thương hiệu, văn phòng đặt tại trung tâm thành phố sẽ dễ dàng PR cho tên tuổi công ty, thu hút nguồn nhân viên chất lượng, và dĩ nhiên chi phí là khá cao. Còn ngược lại, bạn chỉ cần một văn phòng khang trang hoặc một căn nhà phố ở vị trí tốt.

- Phong thủy: đảm bảo đường xá thông thoáng, không khí lưu thông tốt nhằm đem lại may mắn trong công việc.



Vị trí thuận lợi không chỉ là thuận lợi về giao thông mà còn là thuận lợi về phong thủy. Phong thủy là một trong những yếu tố bạn không nên bỏ qua khi đi thuê văn phòng.

Diện tích văn phòng
Diện tích văn phòng sẽ xác định dựa trên số lượng nhân viên, kế hoạch chiến lược phát triển lâu dài của công ty.

- Diện tích trung bình cho không gian làm việc trên thực tế các doanh nghiệp có thể đáp ứng được cho nhân viên là 4m2/ người (bao gồm diện tích bộ phận công cộng, kỹ thuật, bộ phận phụ trợ và phục vụ).

- Kế hoạch mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty phụ thuộc rất lớn vào diện tích văn phòng, vậy nên bạn cần quan tâm đến điều này trước khi thuê. Nên đưa điều kiện này vào thương lượng với chủ đầu tư nhằm giảm thiểu chi phí phát sinh khi công ty bạn muốn mở rộng quy mô trong thời gian sau. Lưu ý, có trường hợp khi thuê bạn sẽ phải chi trả diện tích văn phòng sở hữu và cả diện tích sử dụng chung như hành lang, lối đi, khu vệ sinh…Sự chênh lệch giữa việc chi trả hai phần diện tích này có thể lên đến hơn 20% tổng tiền thuê, vì vậy bạn nên tính toán diện tích thật hợp lý và thương thảo kĩ, nhằm tránh nảy sinh các mâu thuẫn trong hợp đồng về sau.



Diện tích cho thuê sẽ được quy định trong hợp đồng cho thuê. Bạn cần phải hết sức lưu ý về vấn đề này vì đôi khi, những gì mà chủ cho thuê văn phòng nói lại không khớp với trong hợp đồng. Bạn cần xem xét kỹ để bảo vệ quyền lợi của mình.

Chi phí cộng thêm khi thuê văn phòng
Khi chọn thuê văn phòng bạn đừng quên đặt vấn đề được cung cấp đầy đủ các dịch vụ cộng thêm cơ sở hạ tầng, dịch vụ, đây là yếu tố quan trọng đem lại sự dễ dàng cho hoạt động của công ty:

- Phí Quản lý: Nếu thuê văn phòng thuộc tòa nhà văn phòng, bạn sẽ phải trả một khoản phí quản lý nhất định cho từng m2 văn phòng. Phí này bao gồm: chi phí quản lý cho bộ phận bảo vệ, bảo trì, tiếp tân, điện, nước, chiếu sáng khu vực chung… Thường bạn sẽ phải trả loại phí này nếu bạn thuê các officetel.

- Chỗ để xe - Giá cả & số lượng: Có một số tòa nhà văn phòng miễn phí một số lượng chỗ đậu xe nhất định cho công ty bạn, tuy nhiên hầu hết nhu cầu của công ty luôn vượt quá số chỗ quy định đó. Do đó trước khi thuê và ký kết hợp đồng, bạn nên nhờ sự tư vấn trực tiếp từ chủ đầu tư về chỗ để xe và chi phí, nếu không đáp ứng được nhu cầu của công ty bạn, chủ đầu tư có thể sẽ giới thiệu cho công ty bạn chỗ đậu xe hợp lý vừa gần văn phòng vừa phù hợp cho từng loại phương tiện khác nhau với chi phí phải chăng.

- Thời gian sửa chữa và trang trí văn phòng: Chắc chắn tùy vào mục đích kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp của công ty mà trước khi chính thức chuyển văn phòng, công ty bạn sẽ bỏ ra thời gian sửa chữa và bố trí. Việc này sẽ tốn từ 1 tới 2 tháng nên bạn nên thương lượng với chủ đầu tư việc miễn phí khoảng thời gian sửa chữa, hoặc hỗ trợ một phần chi phí cho việc sửa chữa và bố trí lại Văn phòng.



Bạn đừng ngần ngại thương lượng với chủ cho thuê nhằm đạt được một vị trí văn phòng tốt nhất cho công ty bạn với chi phí phải chăng nhất.

Thương lượng hợp đồng
Nếu bạn chưa có kinh nghiệm trong quy trình tìm kiếm, thương lượng hợp đồng thuê, hãy sử dụng dịch vụ của các công ty chuyên về cho thuê và thông qua một luật sư uy tín khảo cứu lại hợp đồng thuê cuối cùng trước khi đi đến ký kết. Thường trong hợp đồng thuê, giá thuê văn phòng sẽ được giữ nguyên trong 2 hoặc 3 năm đầu nếu hợp đồng ký kết 5 năm, thời gian sau giá đó sẽ tăng hoặc giảm tuỳ vào thị trường (thường thì giá thuê sẽ tăng chứ không giảm). Để hạn chế chi phí phát sinh quá lớn cho văn phòng, bạn nên quy định rõ ràng trong hợp đồng. Vd: tăng không quá 10%...Ngoài ra, bạn cũng nên thương thảo kỹ với chủ đầu tư về diện tích thuê (bao gồm diện tích riêng và chung), việc này sẽ giảm chi phí đáng kể cho công ty bạn về lâu dài. Các doanh nghiệp thường có xu hướng chủ quan, chỉ xem qua các điều khoản chính của hợp đồng, tuy nhiên, việc bỏ qua các chi tiết nhỏ trong hợp đồng thuê văn phòng có thể dẫn đến những rắc rối về sau. Cách tốt nhất trong trường hợp này là công ty nên thuê một luật sư kiểm tra cũng như đại diện cho doanh nghiệp để thương lượng các điều khoản trong hợp đồng. Với các luật sư chuyên về lĩnh vực này, họ có thể kiểm tra cũng như sửa chữa hợp đồng thuê văn phòng theo yêu cầu trong một thời gian ngắn, chi phí cho dịch vụ này cũng không phải một khoản chi lớn, bù lại, hợp đồng thuê văn phòng của bạn sẽ đảm bảo chính xác, tránh được những vấn đề nảy sinh trong tương lai.



Hợp đồng cho thuê là một bước quan trọng khi bạn đi thuê văn phòng. Đây là cơ sở pháp lý để đảm bảo những quyền lợi của bạn và doanh nghiệp. Để đảm bảo sự an toàn cũng như minh bạch thì bạn nên mời luật sư cố vấn và lập, xem xét hợp đồng trước khi ký để tránh những sai sót không mong muốn.

Trên đây là năm bước cần thiết khi bạn thuê vănphòng. Hy vọng bạn có thể thuê được văn phòng như ý!

Nguồn tin tức bất động sản : http://chothuesaigon.com/tin-tuc-du-an/bon-dieu-can-luu-y-khi-cho-thue-van-phong-ar106.htm