Các bước thành lập công ty tổ chức sự kiện

Những bước quan trọng để bắt đầu một công ty tổ chức sự kiện:
Bước 1: Quyết định những dịch vụ mà bạn muốn bán
Một dịch vụ là một cái gì đó vô hình như: lập kế hoạch đám cưới, lập kế hoạch liên hoan hay tiệc, tổ chức các buổi hòa nhạc, trình diễn thời trang, thực hiện MICE (hội họp, ưu đãi, hội nghị và triển lãm)
Lựa chọn những dịch vụ mà bạn thật sự có thế mạnh, tập trung vào những thứ bạn có nhiều kinh nghiệm và chuyên môn mới có thể tối đa được lợi thế và giá trị cho bạn. Đừng cố gắng ôm đồm tất cả ngành nghề và bán tất cả các dịch vụ tổ chức sự kiện mà bạn có thể nghĩ đến. Nếu phần lớn các kinh nghiệm của bạn trong việc lập kế hoạch đám cưới, thì hạy tập trung đẫy mạnh những dịch vụ lập kế hoạch đám cưới là tốt nhất.
Trong trường hợp đó, bạn cũng đừng quá cố gắng để thắng được những hợp đồng đối với các sự kiện doanh nghiệp (Corporate Events) chỉ vì thị trường cho mảng sự kiện doanh nghiệp là tốt hơn. Sự kiện doanh nghiệp và đám cưới là hoàn toàn khác nhau về cách lập kế hoạch, thực hiện và đánh giá…Nói tóm lại, bạn không thể làm tốt tất cả mọi thứ trong khi thế mạnh của bạn chỉ là 1 hoặc vài thứ. Điều này không có nghĩa là khuyên bạn không nên mở rộng dịch vụ và thị trường, mà để khẳn định việc tập trung vào những thứ mình thật sự làm tốt sẽ có kết quả tốt hơn làm tất cả những việc mà mình không có thế mạnh, ít nhất là trong thời gian đầu vì đây là thời gian không giành cho việc thử nghiệm, nó quyết định thành bại của doanh nghiệp bạn.
Bước 2: Làm nghiên cứu thị trường, phân tích cạnh tranh và phân tích SWOT.
Nghiên cứu thị trường cho Công ty tổ chức sự kiện
Thị trường có nghĩa là các đối tượng mục tiêu của bạn, là những người có thể quan tâm đến sự sản phẩm, dịch vụ hoặc sự kiện của bạn. Nó cũng bao gồm những đối tượng đã và đang là khách hàng của bạn.
Nếu đối tượng mục tiêu của bạn là ít nhất quan tâm trong các loại sự kiện bạn sắp tổ chức, thì việc bạn không có khách tham dự cho sự kiện đó là việc ai cũng có thể hiểu. Giả sử rằng bạn muốn tổ chức một Rock Show ở nước Oman. Nhưng những người ở đất nước này rất ít nghe và thích nhạc rock và cũng không quan tâm nhiều đến những sự kiện loại như. Điều đó có nghĩa là không có thị trường cho sự kiện của bạn tại quốc gia đó. Nếu bạn tổ chức sự kiện ở đó, khả năng thất bại của bạn dường như là 100%. Tương tự, nếu bạn muốn tổ chức một lễ hội Giáng sinh ở một khu vực mà đa số người dân là người Hồi giáo, thì bạn không thể mong đợi có nhiều chiếc vé được bán ra cho sự kiện của bạn.
Vì vậy, điều rất quan trọng là bạn phải tìm hiểu trước là ai là đối tượng mục tiêu của bạn (tức là nhóm tuổi tác, giới tính, trình độ chuyên môn, nghề nghiệp, lối sống, thu nhập, thích/không thích điều gì, phong tục, tôn giáo, truyền thống vv), nơi mà họ sống và những gì họ đang mong muốn và kỳ vọng từ sự kiện của bạn. Để thực hiện nghiên cứu thị trường, bạn sẽ cần phải làm khảo sát trong phạm vi khu vực bạn hướng tới (thị trấn / thành phố / vùng miền / quốc gia), nơi bạn muốn tổ chức sự kiện này. Nếu bạn muốn mở một công ty lập kế hoạch và tổ chức đám cưới ở một địa phương nào đó nhưng hầu như chỉ có hai hoặc ba đám cưới diễn ra trong khu vực đó mỗi năm thì sẽ không khả thi về mặt thương mại nếu bạn chọn việc xây dựng thương hiệu và bán dịch vụ như vậy ở khu vực này.
Phân tích đối thủ cạnh tranh
Tìm hiểu:
Ai là đối thủ cạnh tranh của bạn (không phải tất cả các công ty sự kiện đều là đối thủ của bạn, bạn chỉ nên tập trung vào những đối thủ có thể cạnh tranh trực tiếp mảng thị trường, khách hàng và dịch vụ của bạn)
Họ ở đâu?
Nguồn nhân lực của họ (tức là số lượng và chất lượng nhân viên) như thế nào
Khách hàng cơ sở của họ (tức là số lượng khách hàng)
Giá trị thị trường (tức là danh tiếng của họ trên thị trường là những gì)
Thị phần (tức là bao nhiêu % thị trường trong ngành mà họ đang nắm giữ)
Doanh thu (nghĩa là doanh thu hàng năm)?
Bao nhiêu sự kiện họ tổ chức trong một năm?
Tại sao khách hàng của họ chọn họ?
Điều gì là đặc biệt về sự kiện của họ?
Làm thế nào để họ có được khách hàng và các nhà tài trợ đối với các sự kiện của họ?
Tất cả điều này sẽ giúp bạn trong việc phát triển một kế hoạch kinh doanh tốt hơn cho công ty tổ chức sự kiện của bạn.
Phân tích SWOT
Phân tích SWOT được sử dụng để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và các mối đe dọa liên quan đến liên doanh lập kế hoạch sự kiện của bạn. Trong từ SWOT: 'S' là viết tắt của từ strength nghĩa là điểm mạnh, 'W' là viết tắt của từ weakness nghĩa là điểm yếu, "O" là viết tắt của từ Oppoturnity nghĩa là cơ hội và "T" là viết tắt của từ Threat nghĩa là các mối đe dọa .
Điểm mạnh
Xác định tài nguyên và các năng lực của bạn và làm thế nào để chúng có thể trở thành vũ khí để cạnh tranh với đối thủ và yếu tố để hấp dẫn khách hàng mục tiêu của bạn. Những lợi thế nào? Những gì bạn có thể làm tốt hơn so với những người khác?
Điểm yếu
Xác định các nguồn lực còn thiếu. Xác định các lợi thế của đối thủ của bạn có. Những gì bạn có thể cải thiện? Những gì bạn nên tránh?
Cơ hội
Nhìn vào điểm mạnh của bạn và xác định cơ hội đang mở ra cho bạn. Xác định làm thế nào bạn có thể mở ra nhiều cơ hội hơn bằng cách loại bỏ các điểm yếu.
Mối đe dọa
Những thay đổi trong môi trường bên ngoài (như những thay đổi trong nền kinh tế hoặc xu hướng thị trường) hoặc bất kỳ tình huống bất lợi có thể gây nguy hiểm cho công ty hoặc doanh nghiệp của bạn. Xác định hiện trạng và tất cả các mối đe dọa có thể xảy ra đối với doanh nghiệp của bạn. Đó có thể là sự xuất hiện của một đối thủ cạnh tranh rất mạnh hoặc một vài phương pháp đột phá trong cách thức tổ chức sự kiện hoặc phát sinh một loại thuế xuất cao trong lĩnh vực về giải trí.
Bước 3: Chuẩn bị kế hoạch kinh doanh cho công ty của bạn
Bạn sẽ phải phát triển kế hoạch kinh doanh của bạn trên cơ sở nghiên cứu thị trường, phân tích đối thủ cạnh tranh và phân tích SWOT mà bạn đã thực hiện các bước trên. Trước khi bắt tay vào việc phát triển kế hoạch kinh doanh, bạn nên ghi nhớ một số điểm sau:
Hãy thực tế và tránh sự lạc quan khi ước tính lượng vốn, doanh số và lợi nhuận.
Đừng bỏ qua việc phát triển các chiến lược, nó sẽ được dùng trong những hoàn cảnh bất lợi trong kinh doanh.
Các bước sau đây có thể giúp bạn phát triển một kế hoạch kinh doanh cho công ty tổ chức sự kiện của bạn:
1. Phác thảo các mục tiêu kinh doanh
Liệt kê những gì bạn muốn đạt được trong ngắn hạn và trong dài hạn. Xác định sứ mệnh và tầm nhìn của công ty tổ chức sự kiện của bạn là gì? Tuy nhiên không nên gắn quá chặt với các mục tiêu dài hạn vì đôi khi nó có thể trở thành vô nghĩa sau một thời gian dài hoặc do những thay đổi trong tình hình thị trường.
2. Xây dựng hồ sơ công ty và phát thảo những bộ kỹ năng cần thiết cho đội ngủ của mình.
Xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty của bạn. Cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào qui mô, thời điểm, con người và chiến lược kinh doanh của bạn, không nên hoành tráng hóa hay tham vọng trong việc áp dụng những qui chuẩn chuyên nghiệp mà quên mất yếu tố phù hợp với hiện trạng công ty bạn. Vì cho dù thế nào thì một chiếc áo vừa vặn sẽ tạo cảm giác thoải mái và giúp bạn hoạt động một cách thuận tiện hơn, cho dù nó sẽ trở nên chật sau đó, bạn có thể điều chỉnh hoặc thay cho mình 1 chiếc áo mới nếu cần thiết.
Phác thảo các kỹ năng riêng, kiến thức và kinh nghiệm của của chính bạn, những thứ đó được sử dụng như thế nào để đạt được thành công trong kinh doanh. Chuẩn bị một bộ hồ sơ năng lực của chính bạn và tất cả những người chủ chốt trong công ty của bạn. Hồ sơ này sẽ rất hữu ích cho bạn khi tìm kiếm đối tác hoặc các nhà đầu tư sau này.
3. Đưa ra được cách thức làm như thế nào để bạn tìm được khách hàng?
Làm thế nào để bạn tiếp cận họ và cách thức bán dịch vụ của bạn ra sao. Bạn sẽ bạn mở rộng hoạt động kinh doanh của mình như thế nào? Những quy tắc, quy định, chính sách và thủ tục liên quan đến thanh toán, hoàn thuế, xử phạt, huỷ bỏ, cơ chế phản hồi?
4. Ước tính nhu cầu vốn của bạn cho cả một năm.
Bạn cần suy nghĩ và đặt ra câu hỏi làm thế nào bạn sẽ quản lý dòng tiền của công ty?
Liệt kê tất cả các chi phí liên quan đến vốn của công ty bạn (cơ sở vật chất, dịch vụ, chi phí tiền lương), tính toán phân bổ theo tháng để có cái nhìn trực quan cho việc đưa ra kế hoạch thu hồi vốn. Tuy nhiên, bạn cần làm nó cho cả 1 năm để có cái nhìn tổng quát hơn, vì nhu cầu hoạt động vốn và chi phí cho từng thời điểm có thể là khác nhau do đặc tính của nganh
5. Chuẩn bị một kế hoạch dự phòng
Tức là những chiến lược nào bạn sẽ áp dụng trong những trường hợp bất trắc như mất vốn, khủng hoảng kinh tế hay suy thoái thị trường.

Bước 4: Dựa trên cơ sở kế hoạch kinh doanh, bạn hãy xác định chi phí vận hành của doanh nghiệp.
Tức là chi phí để điều hành kinh doanh. Tất cả những chi phí công ty bạn phải chi trả hàng tháng để vận hành và phát triển, đây là cơ sở để bạn đưa ra kế hoạch doanh số nhằm đảm bảo nguồn tài chính để hoạt động và phát triển theo kế hoạch dài hạn. Cũng vì đặc tính của ngành, nên kế hoạch doanh số cũng sẽ khác nhau trong từng thời điểm của năm

Bước 5: Trên cơ sở các chi phí điều hành, quyết định chi phí của riêng bạn và hệ thống thang bậc lương cho nhân viên.

Bước 6: Tiếp cận các nhà đầu tư / đối tác kinh doanh của công ty của bạn
Trên cơ sở nghiên cứu thị trường, phân tích đối thủ cạnh tranh, phân tích SWOT và kế hoạch kinh doanh của bạn thực hiện ở các bước trước đó. đây dựng một danh sách đối tượng mục tiêu và lập kế hoạch dể đạt được những thỏa thuận cuối cùng với những đối tác, nhà đầu tư chiến lược của bạn.

Bước 7: Quyết định tên và logo của công ty của bạn
Tức là công việc xây dựng bộ nhận diện thương hiệu của cho công ty, cơ sở.

Bước 8: Địa điểm, tuyển dụng và tiếp thị
Thuê văn phòng. Mua sắm vật dụng và tuyển dụng nhân viên. Xây dựng một trang web thật hào nhoáng và bắt mắt mới nhưng cần phải hiệu quả trong việc mô tả thông tin công ty và dịch vụ của bạn rất chi tiết. Nên thuê các dịch vụ Online Marketing (SEO) để quảng bá website của bạn trên internet.
Nếu bạn không làm công việc quảng bá, trang web của bạn sẽ không có ai biết để ghé thăm. Thế nên bạn cần phải làm tốt 2 việc đối với website đó là nội dung và quảng bá. Thông qua trang web, doanh nghiệp của bạn sẽ hiện diện và được tìm thấy trên toàn cầu, 24 giờ một ngày và 365 ngày một năm. Càng nhiều người truy cập và biết đến trang web của bạn, doanh nghiệp của bạn sẽ trở nên phổ biến và mang lại cho bạn nhiều khách hàng hơn.

Bước 9: Đăng ký giấy phép kinh doanh cho công ty
Một công ty tổ chức sự kiện cũng như bất kỳ công ty khác. Vì vậy, bất cứ quy tắc và thủ tục cơ bản nào được yêu cầu để cấp phép cho một công ty ở một địa phương, thì nó cũng áp dụng cho một công ty tổ chức sự kiện ở địa phương đó, chỉ có một vài khác biệt nhỏ mang tính đặc thù của ngành nghề. Bạn cũng có thể nhờ tư vấn và sử dụng các dịch vụ của một số công ty chuyên làm các thủ thục hành chánh. Thường thì công việc này mất khoản từ 1-3 tuần, tùy thuộc vào dịch vụ.

Bước 10: Đăng ký và khai nộp thuế
Cũng không có sự khác biệt giữa các loại hình thuế và các mức thuế suất giữa một công ty tổ chức sự kiện với một công ty dịch vụ khác trong cùng một địa phương. Bạn nên tham khảo ở trang web của tổng cục thuế để có thêm thông tin. Riêng thủ tục đăng ký và khai nộp thuế, nếu bạn sự dụng dịch vụ đăng ký giấy phép kinh doanh thì họ cũng sẽ có lựa chọn để bạn chọn luôn gói dịch vụ bao gồm việc đăng ký và khai nộp thuế. Nếu công ty bạn ban đầu chưa có nhân sự chuyên trách thuế thì bạn nên sử dụng dịch vụ này để tập trung vào những việc quan trọng hơn, chi phí cũng không cao.
Vietlinks là công ty tổ chức sự kiện chuyên tổ chức sự kiện, cho thuê âm thanh sự kiện, cho thuê thiết bị âm thanh, cho thuê bàn ghế tphcm, cho thuê bàn ghế giá rẻ, cho thuê bàn bar, cho thuê ghế bar, cho thuê múa lân sư rồng, cho thuê nhóm múa lân tphcm.