các chú ý để thực hiện họp báo thành công nhất . Phần 2

Mời khách (phóng viên)

Lời mời, thường dưới dạng mời tư vấn truyền thông, cần trang trọng , lịch thiệp & thật ngắn gọn: Chủ đề, nơi , thời gian, một số nhân vật xuất hiện và tham gia trả lời phỏng vấn trong buổi giao ban . Cần chủ động email, Fax cho các cơ quan báo chí từ trước đó một tuần đến 10 ngày trước khi gửi giấy mời chính thức. Hãy cố gắng để cơ quan báo chí... không bỏ quên lời mời của bạn.

có sẵn tài liệu họp báo

tài liệu họp báo nên phải được chuẩn bị thật khoa học, rõ ràng để nhà báo theo dõi được nội dung cuộc họp, tra cứu được một số thông tin đến chủ đề họp báo , có khả năng bao gồm : lịch trình họp báo (nội dung đi kèm thời gian), lý lịch trích ngang của nhân vật chính & một số nhân vật có bài phát biểu , hình ảnh, biểu đồ, bài văn phát biểu soạn trước của nhân vật chính.

Thi thoảng các tài liệu được phát theo từng phần của buổi giao ban để tránh tình trạng giới phóng viên đến và nhận hết những tư liệu cần có để rồi... về luôn. giản đơn là họ hoàn toàn có thể tác nghiệp , viết bài với các thông tin trong tư liệu này.

thảo luận với MC và người thuyết trình

1 hay hai ngày trước buổi giao ban , bạn cần phải gặp mặt trước với những nhân vật có bài nói quan trọng trước báo giới, có khả năng đấy chính là lãnh đạo của bạn. lý do là nhà thực hiện buổi họp báo phải xem trước một số nội dung nào được phát ngôn. bạn phải ý kiến với các bài nói dài lê thê, đi xa trọng tâm chủ đề buổi họp. chia sẻ một số nhân vật cách trả lời những câu hỏi khó khăn của báo giới khi họ trình bày bài văn phát biểu của mình, hay thực hiện thể nào để tháo gỡ những vấn đề gây tranh cãi.

MC của buổi họp báo phải thoả mãn tiêu chí: ra mắt đúng và nói rành mạch để các bạn nghe được. MC không cần và không nên nhắc lại hay tổng hợp lại quan điểm của các người phát biểu bởi phần tổng hợp ấy có thể ... bị sai, gây nhiễu thông tin cuộc họp. MC có thể thực hiện giảm không khí căng thẳng của cuộc họp báo bằng nụ cười, tác phong nhẹ nhàng , lịch sự. Mọi cử chỉ vui nhộn, hài hước không nên sảy ra trước mặt báo giới.

Diễn tập

họp báo là sự kiện quan trọng để bạn nâng cao hình ảnh công ty mình trong mắt báo giới. do đó bạn nên phải có sẵn kỹ lưỡng trong tất cả mọi khâu. Diễn tập chính là lúc bạn phát hiện, dự phòng một số bất ổn có khả năng xảy ra trong mỗi buổi họp báo . giả sử như MC đã dich vu to chuc su kien đúng đòi hỏi ra mắt chưa, hệ thống âm thanh hoạt động có tốt không, ánh sáng có quá chói mắt người dự & phóng viên không, mọi thứ khi lên hình đã đạt yêu cầu chưa, hoặc thời gian phát tư liệu cho khách tham dự có chiếm nhiều quá hoặc không?

Buổi giao ban khởi đầu

Mọi thành viên trong ban thực hiện cần thiết mặt ít nhất 1 giờ đồng hồ trước thời điểm buổi giao ban khởi đầu . một lần nữa, bạn cần phải kiểm tra mọi hệ thống kỹ thuật, nơi đứng tác nghiệp , khâu đón tiếp , chỉ dẫn địa điểm ngồi, nơi tác nghiệp cho phóng viên.
Buổi họp báo phải được khởi đầu đúng giờ, bất chấp có bao nhiêu người tham gia . Hãy vận dụng một số tình huống bạn đã phòng bị sẵn ở khâu diễn tập để ứng phó cho buổi họp báo .

bạn cần lịch sự nhắc nhở phóng viên bởi một ai đó có thể đề nghị được đặt câu hỏi trong khi chưa đến thời gian cho phần hỏi đáp. Khi nhiều phóng viên đặt nhiều câu hỏi dồn dập , để tránh lộn xộn, bạn cần sắp xếp thứ tự hợp lý : giả sử như những phóng viên sẽ lần lượt làm việc theo danh tính & tên cơ quan, theo vị trí chỗ ngồi...

Kết thúc buổi giao ban , bạn hãy dành cho giới truyền thông một số lời cảm ơn chân thành nhất, đồng thời bày tỏ ước muốn được tiếp tục tiếp nhận họ trong những lần giao ban tiếp theo. sau đó , bạn có khả năng yên tâm ra về và chờ xem TV buổi tối hay một số báo ngày hôm sau, để có được các dữ liệu nóng hổi nhất về chính công ty của bạn.