Các nguyên tắc khi thiết kế văn phòng

Văn phòng là đầu não của một công ty do vậy việc thiết kế văn phòng là hết sức cần thiết và đáng quan tâm hàng đầu Việc thiết kế này gồm nhiều mục đích tạo ra không gian làm việc và nghỉ ngơi thoải mái cho nhân viên tạo một tâm thế làm việc tốt Gây ấn tượng với các đối tác kinh doanh khi giao thiệp… Trong đó nội thất văn phòng là một yếu tố không thể bỏ qua Noi that van phong không cần quá xa xỉ nhưng cần tương xứng với văn phòng công ty và cần được bố trí sao cho thích hợp nhất


Một trong nguyên tắc chính khi cân nhắc thiet ke van phong trong tương lai là việc thiết kế linh hoạt nhiều hơn cho không gian làm việc. Xu hướng mới về không gian làm việc dành nhiều cho sự sáng tạo và ý tưởng hơn là nơi chỉ diễn ra các hoạt động có tính chất công việc tuần tự hàng ngày. Để có thể đạt được ý tưởng mới này, không gian làm việc cần tạo ra tiêu chuẩn cao hơn thông qua sự trao đổi làm việc giữa các thành viên với nhau hoặc giữa các nhóm làm việc với nhau từ đó hỗ trợ nâng cao năng suất làm việc của từng thành viên. Ngoài ra, nơi làm việc cần hỗ trợ hình thái tái cơ cấu lại tổ chức hoặc dễ dàng chuyển đổi sang hình thức làm việc mới.

Xu hướng thiết kế văn phòng hiện đại dựa trên sơ đồ cơ cấu của tổ chức, hướng tới tiêu chuẩn mới cho không gian làm việc, đồ nội thất văn phòng phục vụ nhu cầu thực sự của người sử dụng. Nguyên tắc thiết kế cũng phải xem xét để đạt được cân bằng giữa không gian làm việc, sự đầu tư trang thiết bị và chi phí. Sau đây là một vài nguyên tắc thiết kế được áp dụng cho thiết kế văn phòng, trang thiết bị nội thất:

Nguyên tắc 1: Thiet ke van phong theo tiêu chuẩn chứ không theo thiết kế có tính riêng lẻ

Các nguyên tắc hỗ trợ:

• Kết hợp giữa không gian mặt bằng chung, tiêu chuẩn cho từng modun làm việc , cho từng không gian làm việc và tiêu chuẩn về đồ nội thất.

• Mặt bằng cần bố trí cho phù hợp với hệ trục kết cấu của tòa nhà, kích thước của trần cũng như trang trí mặt ngoài.

• Khi phải thay đổi không gian làm việc thì hướng tới việc nhân viên chỉ việc di chuyển đến chỗ mới chứ không phải di chuyển nội thất văn phòng.

• Thay đổi bằng việc xác lập lại trên các thiết bị điện tử chứ không phải di chuyển các thiết bị


Thiết kế nguyên tắc 2: Thiết kế cho kết nối riêng lẻ chứ không làm gộp lại

Các nguyên tắc hỗ trợ:

• Các trang thiết bị được thiết kế như các lớp riêng biệt, do vậy có thể gắn thêm hoặc bỏ bớt hoặc đươc thay thể hay nâng cấp riêng biệt. Ví dụ, các thiết bị của hệ thống liên lạc nên được tách từ hệ thống đồ nội thất, các thiết bị về âm thanh và màn hình có thể được thay thế riêng bằng cách tách riêng khỏi đồ nội thất và riêng rẽ trong sơ đồ công nghệ.


Nguyên tắc thiết kế 3: Khu vực hỗ trợ

Các nguyên tắc hỗ trợ:

• Mặt bằng các không gian hỗ trợ (như nhà kho, khu vực tiếp khách gặp gỡ, phòng trà …) cần được thiết kế thuận tiện nhằm tăng tính hiệu quả, tăng khả năng kết nối trao đổi thông tin. Đây được hiểu như là “khu vực mềm”, nếu như ta làm tăng tính hiệu quả của việc kết nối sẽ khuyến khích sự trao đổi, kết nối hoặc chia sẻ các tài nguyên hoặc hỗ trợ sự giao lưu hiểu biết, hay các hình thức tương tác cùng học tập.

• Mặt bằng tại các khu vực hỗ trợ, cần hạn chế lắp đặt đồ hoặc các vách ngăn chia cách với các khu vực gần kề hay khu vực trung tâm. Nên sử dụng khu vực xung quanh mặt ngoài tòa nhà làm thành không gian mở để tối đa hóa ánh sáng tự nhiên cũng như tầm nhìn.

• Cung cấp thêm các không gian làm việc phụ cho nhân viên. Đây là giải pháp với các không gian làm việc mở, phù hợp với nhiều dạng kiểu công việc với nhiều công việc khác nhau. Ví dụ, cung cấp không gian làm việc cho các hình thức làm việc hợp tác theo nhóm, khu vực làm việc cần tập trung tránh tối đa tiếng ồn (phòng kín), khu vực làm việc cần trao đổi thông tin hay chỉ là các khu vực làm việc tạm thời của các nhân viên từ các nơi khác đến làm việc ngắn hạn… Các không gian làm việc theo mô hình này sẽ cung cấp tốt hơn, đa dạng hơn và thêm các hình thức làm việc trong văn phòng.

Bàn làm việc “nóng”

Bàn làm việc dành cho nhân viên luôn di chuyển ngoài văn phòng, và không thường xuyên ở tại văn phòng. Bàn làm việc này không dành cho cụ thể một nhân viên nào cả nên hình thức sử dụng sẽ là ai đến trước hoặc đăng ký trước thì sẽ dùng trước.

Khu vực làm việc tạm

Khu vực dành cho nhân viên nơi khác đến làm việc trong khoảng thời gian ngắn, không gian được bố trí với máy tính để bàn hoặc chỗ cắm điện và mạng cho máy tính xách tay. Khu vực này thường được bố trí ngay cạnh hành lang để thuận tiện di chuyển, đây cũng là nơi được coi là bố trí chỗ làm tạm cho các khách đến liên hệ công tác.


Phòng yên tĩnh

Bàn làm việc được đặt trong phòng kín để các nhân viên trong văn phòng có thể đến làm việc với sự tập trung cao độ. Khu vực này cũng theo nguyên tắc ai đến trước thì sẽ được dùng trước.


Bàn làm việc theo nhóm

Khu vực được bố trí bàn làm việc theo nhóm hoặc làm việc cho một công việc cụ thể có tham gia của nhiều người trong công ty (tạo dựng nhóm làm việc mới cho công việc mới đòi hỏi), có thể làm việc với máy laptop.


Phòng họp

Phòng họp được bố trí khép kín với vách bao quanh. Phòng họp được trang bị hệ thống mạng internet kết nối và hệ thống âm thanh

Phòng họp không chính thức

Khu vực để mở hoặc bán mở, không gian này giúp nhân viên cảm giác tự do hơn, đỡ gò bó khi họp. Đây là không gian mọi người có thể dễ dàng sử dụng mà không cần phải báo trước để được sử dụng


Khu vực yên tĩnh

Khu vực được thiết kế nhằm làm tối đa cho khả năng tập trung làm việc, tránh sự gián đoạn đến công việc thực hiện. Khu vực này sẽ không có lắp điện thoại để trao đổi


Khu vực dự án/ sáng tạo

Khu vực mở/ đóng bằng các vách ngăn được thiết kế cho từng dự án, các hoạt động theo nhóm. Khu vực hỗ trợ làm việc theo nhóm cũng như cho làm việc cá nhân và sử dụng các nội thất dễ dàng di chuyển. Khu vực được bố trí làm việc bằng laptop và điện thoại.


Khu vực phụ

Khu vực phụ bao gồm các khu vực như khu vực để máy copy, máy in và thường được đặt các vị trí trung tâm, thuận tiện cho mọi người sử dụng. Thường thì khu vực đặt gần bảng thông báo hoặc khu vực họp không chính thức (gặp gỡ) để mọi người trong công ty có nhiều cơ hội gặp gỡ nhau trao đổi