Cách viết email trong toeic writing

Viết email là một câu hỏi hay gặp trong phần 2 bài thi TOEICwriting. Email được dùng phổ biến trong giao tiếp thương mại giữa các nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp cũng như với khách hàng và đối tác bên ngoài. Viết email tiếng Anh là một trong những kĩ năng tối quan trọng mà người học cần thành thạo cho môi trường làm việc có yếu tố nước ngoài.

Bài viết liên quan: bí quyết nhớ từ vựng tiếng anh

Yêu cầu số 1 của viết email là ngắn gọn, dễ hiểu: luôn nói rõ mục đích ở đầu thư. Tiêu đề email (subject) cần nêu bật nội dung chính của email cũng như mức độ quan trọng khẩn cấp (Important/ very important/ urgent please…)

Email thường bao gồm lời chào đầu thư, nội dung và lời chào cuối thư kèm chữ kí/ tên người gửi (chức danh, phòng ban nếu có). Nếu là người mới tiếp xúc thì lời chào đầu thư thường là Dear + Mr/ Mrs/ Ms + tên (hoặc Dear Sir or Madam nếu không biết tên). Nếu là người quen thì là Hi John (hoặc chỉ cần John,… ), Hi, Hi all, Hi team (nếu gửi cho 1 nhóm)

1. Một số thuật ngữ thông dụng cho viết email :

CC: carbon copy: (gửi cho nhiều người 1 lúc và người nhận có thể nhìn thấy những địa chỉ email nhận được khác)

BCC: Blind carbon copy: Gửi cho nhiều địa chỉ email 1 lúc nhưng người nhận sẽ ko thấy các địa chỉ email nhận được khác, dùng khi cần bảo mật thông tin cho những người nhận khác nhau)

Attach – Đính kèm = enclosed : Please find the report attached / As you can see from the attachment / enclosed is the detailed report./ you can find the detailed report in the attachment. (Xin hãy tìm báo cáo trong file đính kèm)

Best – Dùng trong lời chào/ chúc tốt nhất ở cuối thư: All the best/ Best wishes/ Pass my best wishes on to John (Cho mình gửi lời hỏi thăm tới John) / Best regards

Convenience/ (Inconvinience) – thuận tiện/ (bất tiện): Please reply at your earliest convenience (Xin hãy hồi đáp sớm nhất có thể )/ We would like to apologize for any inconvenience caused (Chúng tôi xin lỗi nếu gây ra bất kì sự bất tiện nào…) / Please let me know what dates are convenient for you (Xin hãy cho biết những ngày nào thì thuận tiện cho bạn)

Dear –Thân mến (chào đầu thư khi mới tiếp xúc): Dear Sir or Madam/ Dear Mr Alex/ Dear Alex/ Dear Sir/ Dear team/ Dear all,

Forward – I look forward to hearing from you soon/ I really look forward to your reply (tôi rất trông đợi nhận được hồi đáp từ bạn / Please forward this to John (xin hãy chuyển thư/ email này cho John)

Hear from – nghe được, biết được thông tin từ ai đó: I look forward to hearing from you (soon)/ Hope to hear from you soon/ It was really nice to hear from you (Rất vui khi nhận được cuộc gọi/ email…của bạn)

Hi – Hi/ Hi John (Hi: Chào đầu email khi quen đã lâu)/ Say “Hi” to Steve from me (Chào Steve giúp mình)/ Julie says “Hi” (Julie gửi lời chào ban)

In – In connection with (có liên quan tới) / In advance (trước: thanks in advance)/ In reference to (tham chiếu/ tham khảo tới…)

Inform – thông báo : We regret to inform you that…(chúng tôi rất tiếc thông báo cho bạn rằng…)/ We would like to inform you that…(chúng tôi muốn thông báo cho bạn rằng…)

Có thể bạn quan tâm: tự học tiếng anh giao tiếp cho người đi làm

If: If you need any further information, please contact me at once (nếu bạn cần them thông tin gì, xin hãy liên lạc với tôi ngay nhé)// If there is any problems, please let me know. (Nếu có vấn đề gì hãy cho tôi biết nhé)

Love – chào cuối thư cho người thân thiết: Love / Lots of love/ Send my love to John/ John sends his love

Note – viết, ghi chú, lưu ý: This is just a quick note to say (Mình chỉ muốn viết vài dòng để nói rằng …)/ Please note that…(Xin hãy lưu ý là…)

Reference – tham chiếu, liên quan, về việc (vv): With reference to…/ Your ref:/ Our ref:/ Reference number

Regards – Trân trọng (lời chào cuối thư trang trọng): Best regards/ Give my regards to John/ Regards

2. Các phần của 1 thư/ email tiếng Anh:

PART 1: GREETINGS (lời chào đầu thư)

Formal (trang trọng)

Nếu không biết rõ tên:

Dear Sir/ Madam,

Lưu ý: trường hợp thư trang trọng không dùng First name. Ít khi dùng Miss hay Mrs mà dùng chung Ms.)

(note: First names are NOT used. Using Miss or Mrs to address a woman is not appropriate, as you don’t know whether she’s married or not)

Ví dụ Formal greetings: Dear Sir/ Madam, Dear Sir or Madam/ Dear Mr. Steve…

Informal (Hi + first name)

Hi Dennis,

Hello Claire,

Dear Mum,

PART 2: REASON FOR WRITING / REPLYING (lí do viết thư)(hồi đáp/ thông báo/ hỏi thông tin/ yêu cầu/ phàn nàn, ứng tuyển…)

Formal (tùy mục đích viết thư có thể dùng 1 trong các câu sau để mở đầu)

With reference to our telephone conversation on Friday, I would like to let you know that…

Ví dụ FORMAL EMAIL hồi đáp: With reference to our telephone conversation on Friday, I would like to let you know…

Informal (viết mở đầu thư cho người thân quen, đồng nghiệp)

Just a quick note to invite you to…/ to tell you that…

I wanted to let you know that / tell you about / ask you if…

Bài viết liên quan: từ vựng tiếng anh thông dụng trong giao tiếp