Cải thiện tốc độ Outlook 2007 !!!

Cải thiện tốc độ Outlook 2007 !!!

Bộ Microsoft Office 2007 có vẻ như đang được ưa chuộng song song với Vista. Nhưng đối với một số máy quá ì ạch thì lời khuyên là ... không nên vì nó đòi hỏi cấu hình máy chuẩn. Riêng Outlook 2007, đây thật sự không những là một mail client cực mạnh, mà nó còn là công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý công việc cá nhân cũng như môi trường cộng tác, ...
Tuy nhiên Microsoft Outlook sẽ thành cơn ác mộng với bạn nếu không biết sử dụng đúng cách như khởi động chậm, tiêu tốn tài nguyên hệ thống lớn.
OK. Chúng ta cùng thử áp dụng một vài "thủ thuật" sau đây, bạn có thể thấy M.Outlook hoạt động hiệu quả hơn:

1. Hãy luôn nhớ rằng, bất kỳ một chương trình mail client nào cũng sẽ khởi động nhanh hơn với dữ liệu tối thiểu. Thật vậy, M. Outlook sẽ quét qua toàn bộ dữ liệu của bạn trước khi hoàn tất công việc khởi động của nó. Do vậy việc dọn dẹp outlook định kỳ có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Hãy đảm bảo rằng bạn chỉ duy trì những thư tín, Task, RSS đang hoạt động và cần thiết tồn tại trong Persolnal Folders. Các dữ liệu cũ sẽ được cất trong Archive Folders.
Để làm điều này, bạn hãy nhấn chọn chuột phải trên các hộp thư (Left panel) để chọn Properties, sau đó dùng nút Folder size để kiểm tra dung lượng tự động. Nếu hộp thư quá lớn hãy chọn thẻ Auto Archive và lựa chọn Archive this folser using these settings, lựa chọn tần suất minimum đối với bạn trong quy định Clean out items older than và thư mục chứa dữ liệu cũ trong Move old items to. Outlook sẽ tự động lưu trữ dự liệu cho bạn. Nhấn OK để xác nhận.

Lặp lại bước trên cho tất cả các hộp thư, kể cả cho RSS Subscriptions. Một cách khác, nếu bạn không có nhu cầu tuỳ biến riêng biệt cho các hộp thư, hãy thực hiện bước trên với những thư mục cao nhất như Inbox, Sent Items? Lưu ý là bạn cũng có thể thực hiện bằng tay đối với những thư tín hoặc RSS bằng cách kéo, thả vào từng thư mục Archive mà bạn quy định.



2. Hãy tự tạo một thư mục chứa dữ liệu outlook riêng của bạn:
- Khi bạn cài đặt xong, mặc định chương trình sẽ chọn thư mục %system root%Documents and Settings\%user%Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlook để lưu trữ database của nó, gồm các file *.pst.
- Thay đổi đường dẫn của thư mục này đến một phân vùng và/hoặc ổ đĩa khác mà bạn cho là an toàn và có tốc độ truy xuất cao hơn. Một lời khuyên là hãy cố gắn sử dụng phân vùng NTFS cho nó và chọn ổ cứng có tốc độ vòng quay lớn, như vậy bạn sẽ tăng được tính bảo mật cũng như khả năng truy suất dữ liệu cho M. Outlook.
- Vào menu Tools chọn Account Settings, bạn sẽ có hộp thoại như hình 1.2.
- Chọn tiếp thẻ E-mail trong hộp thoại Account Settings. Chọn nút Change Folder cho hộp thoại Crate Folders. Ở đây bạn gõ vào tên thư mục theo ý bạn.



- Vào menu File chọn Data File Management, bạn sẽ có hộp thoại như hình 1.3.
- Chọn tiếp thẻ Data Files trong hộp thoại Account Settings. Chọn Settings cho hộp thoại Personal Folders. Ở đây bạn có thể thấy đường dẫn trong File name đối với thư mục chứa data ; Thay đổi mật khẩu cho dữ liệu để đảm bảo chỉ có bạn và/ hoặc những người dùng khác có mật khẩu có thể truy xuất được. Bấm chọn nút Compact now để M. Outlook nén dữ liệu tối đa. Nhấn OK để xác nhận.
- Thực hiện lại các bước trên cho thư mục lưu trữ Archive Folders và các account khác.


3. Vô hiệu hoá những Add-ins không thật sự cần thiết cho bạn:
M. Outlook có những Add-ins riêng của hãng và đồng thời cho phép các hãng thứ 3 chèn một số tính năng chạy đồng thời với nó. Một trong số chúng có thể không giúp ích cho công việc của bạn và/ hoặc chỉ thỉnh thoảng mới sử dụng, hãy áp dụng cách sau đây để làm chủ chúng:
- Vào menu Tools, chọn Trust Center, trong thẻ Add-ins bạn sẽ thấy M. Outlook liệt kê tất cả những add-ins hiện đang thực hiện cùng nó. Hãy dùng các phím mũi tên để kiểm tra chúng, ghi lại những add-ins bạn không cần. Nhấn nút Go bên dưới cùng và xoá bỏ dấu kiểm trước các Add-ins bạn đã ghi lại. Trong số những Add-ins đó, outlook sử sụng Windows Search Email Indexer để thực hiện tác vụ tìm kiếm thư tín cho bạn. Hãy xem xét kỹ bạn có thực sự giúp ích cho công việc của bãn không, nếu không hãy cấm nó thực thi bằng cách trên. Khởi động lại Outlook, bạn sẽ cảm nhận ngay sự khác biệt về tốc độ.



4. Loại bỏ dịch vụ Fax Service của Windows XP SP2:
Microsoft tích hợp và dùng chung một số dịch vụ của nó cho Windows và Office. Thực tế, sau khi loại bỏ dịch vụ Fax Service của Windows XP SP2, M. Outlook tăng tốc đáng kể. Nếu bạn không có nhu cầu gởi nhận fax thông qua máy tính. Hãy xoá bỏ dịch vụ này khỏi Windows.
- Bạn có thể thực hiện thông qua Control Panel | Add or Remove Software | Add/Remove Windows Components. Remove dịch vụ này và khởi động lại Outlook.

5. Sử dụng các shortcut để thực hiện nhanh các tác vụ:
Bạn hoàn toàn có thể tạo một email mới, gởi đi, tạo một todo, task mới mà không cần khởi động M. Outlook. Nếu bạn không biết chắc đường dẫn đến tập tin thực thi, hãy để một chương trình nhỏ QuickIcons sau đây giúp bạn, tải nó miễn phí tại đây:
http://sunflowerhead.com/software/quickicons/QuickIcons.exe

Khi cài đặt, hãy chọn lựa những shortcut bạn cần và chúng sẽ được đặt vào Quick Launch.
Lưu ý rằng cũng có một chương trình nhỏ khác hoạt động tương tự và không cần cài đặt, Microsoft Outlook Companion được tải tại đây: http://sunflowerhead.com/software/knockout/download/KnockOut-1.3.zip

khi thực thi nó sẽ tạo một balloons cho bạn trên thanh tác vụ.

Chúc các bạn tận dụng được thời gian của mình với Microsoft Outlook.
Thân.

Cám ơn bạn đã post bài này