Câu lạc bộ Tiếng Anh BE thông báo hoạt động trở lại

wonderful BE ! Hope to see you all soon

Và đây là thông tin tham khảo cho Topic: Teamwork
How to Build a Teamwork Culture
Do the Hard Stuff for Teams
Fostering teamwork is creating a work culture that values collaboration. In a teamwork environment, people understand and believe that thinking, planning, decisions and actions are better when done cooperatively. People recognize, and even assimilate, the belief that ?onone of us is as good as all of us.? (High Five)
It?Ts hard to find work places that exemplify teamwork. In America, our institutions such as schools, our family structures, and our pastimes emphasize winning, being the best, and coming out on top. Workers are rarely raised in environments that emphasize true teamwork and collaboration.
Organizations are working on valuing diverse people, ideas, backgrounds, and experiences. We have miles to go before valuing teams and teamwork will be the norm.
You can, however, create a teamwork culture by doing just a few things right.
Admittedly, they?Tre the hard things, but with commitment and appreciation for the value, you can create an overall sense of teamwork in your organization.
Create a Culture of Teamwork
To make teamwork happen, these powerful actions must occur.
? Executive leaders communicate the clear expectation that teamwork and collaboration are expected. No one completely owns a work area or process all by himself. People who own work processes and positions are open and receptive to ideas and input from others on the team.
? Executives model teamwork in their interaction with each other and the rest of the organization. They maintain teamwork even when things are going wrong and the temptation is to slip back into former team unfriendly behavior.
? The organization members talk about and identify the value of a teamwork culture. If values are formally written and shared, teamwork is one of the key five or six.
? Teamwork is rewarded and recognized. The lone ranger, even if she is an excellent producer, is valued less than the person who achieves results with others in teamwork. Compensation, bonuses, and rewards depend on collaborative practices as much as individual contribution and achievement.
? Important stories and folklore that people discuss within the company emphasize teamwork. (Remember the year the capsule team reduced scrap by 20 percent?) People who ?odo well? and are promoted within the company are team players.
? The performance management system places emphasis and value on teamwork. Often 360 degree feedback is integrated within the system.
Tips for Team Building
Do you immediately picture your group off at a resort playing games or hanging from ropes when you think of team building? Tra***ionally, many organizations approached team building this way. Then, they wondered why that wonderful sense of teamwork, experienced at the retreat or seminar, failed to impact long term beliefs and actions back at work.
I?Tm not averse to retreats, planning sessions, seminars and team building activities ?" in fact I lead them - but they have to be part of a larger teamwork effort. You will not build teamwork by ?oretreating? as a group for a couple of days each year. Think of team building as something you do every single day.
? Form teams to solve real work issues and to improve real work processes. Provide training in systematic methods so the team expends its energy on the project, not on figuring out how to work together as a team to approach it.
? Hold department meetings to review projects and progress, to obtain broad input, and to coordinate shared work processes. If team members are not getting along, examine the work processes they mutually own. The problem is not usually the personalities of the team members. It?Ts the fact that the team members often haven?Tt agreed on how they will deliver a product or a service or the steps required to get something done.
? Build fun and shared occasions into the organization?Ts agenda. Hold pot luck lunches; take the team to a sporting event. Sponsor dinners at a local restaurant. Go hiking or to an amusement park. Hold a monthly company meeting. Sponsor sports teams and encourage cheering team fans.
? Use ice breakers and teamwork exercises at meetings. I worked with an organization that held a weekly staff meeting. Participants took turns bringing a ?ofun? ice breaker to the meeting. These activities were limited to ten minutes, but they helped participants laugh together and get to know each other ?" a small investment in a big time sense of team.
? Celebrate team successes publicly. Buy everyone the same t-shirt or hat. Put team member names in a drawing for company merchandise and gift certificates. You are limited in teamwork only by your imagination.
Take care of the hard issues above and do the types of teamwork activities listed here. You?Tll be amazed at the progress you will make in creating a teamwork culture, a culture that enables individuals to contribute more than they ever thought possible - together.

Group discussion nè:
http://in.rediff.com/getahead/2004/nov/25gd.htm

GROUP DISCUSSION
Group Discussion Preparation
This is one thing that needs practice for the following reasons:
It takes a bit of time to get used to speaking in a group. In the sense that, you have to get used to speaking seriously in a group and not all of us are gifted public speakers.
Secondly and more importantly, you should understand the entire process: in terms of what to speak, how often, in what context, etc.
Moreover, practice gives you more things to speak about in case if you come across a similar topic.

Now these are the things that they essentially look in a GD:
Leadership/Initiative â?" in terms of giving it a start, leading the group when the discussion goes slightly off-track. This is probably the most important aspect that comes out in a GD.
Content â?" Relevance of points spoken: it is better to pitch in 3-4 crucial points in a GD than to have 5 minutes of cumulative airtime in a 15 minutes GD and coming out with nothing specific. GK included here, its great if you can quote some facts: like average growth rates of economy when you are discussing India and China, etc
Analytical Thinking â?" How you analyse a situation that has come up.
Group dynamics â?" Donâ?Tt try fighting with someone there. The idea is to contribute as much as you can in those 15 minutes than trying to pull someone else down or proving his/her point wrong.
Listening skills â?" Important to listen to what others are saying, helps *****mmarize later if you keep writing down major points side by side â?" Summary should consist of what the group has spoken and not what you have.
Body Language â?" Should look as though you are interested in what is happening, being a bit proactive at times.
Every GD need not end in favour of a decision, etc.

Get a list of around 30 topics from IMS/TIME. For every topic, make sure you have around 7-8 points to discuss about so that eventually on that day you can contribute around 3-4 major points.

Get some practice for GDs. Ideally, around 10 practice GDs should be sufficient. Experiment a bit: try being aggressive in some GDs, cool in the others, leader sometimes, etc so that you can judge what suites you the best.

Guidelines for Conducting a Focus Group.
Preparation //
Selection of participants//
Session logistics //
Moderating the session//
Analysis of Information //
As part of our study of the effectiveness of an deep discount transit pass program (the UPASS), we conducted a series of focus group discussions. Since this technique is seldom used in transpotation planning and analysis and since the term tends to be misused, we developed some guidelines on how to conduct a focus group. These were written by Jim Meyer based on his experience with the UPASS study
Focus group discussions have become a popular method of obtaining information regarding numerous topics. During this study, focus group discussions were conducted to obtain information regarding characteristics of frequent transit users, non-users, freshman, and potential transit users. The information obtained through these discussions provided insight into the success of the UPASS program as well as identifying areas of concern.
Focus group discussions can provide insight into issues which cannot be covered on a survey. For example, a question which appeared on the Fall 1994 survey asked students their opinion regarding the UPASS program. One respondent indicated he was strongly against the UPASS program but during a focus group discussion indicated he felt this way because he believed no one was using UPASS. He went on to say if people were actually using the program, then UPASS was a good idea and should continue. While the survey results gave the appearance this respondent was strongly against the program, the focus group results showed a different viewpoint on how the student truly felt.
Focus groups are a good method to get people involved in the decision making process and have them provide their input regarding the topic. An employer who is considering implementing a transportation program may wish to conduct focus group discussions to determine the transportation needs of their employees.
Since the focus group procedure may not be familiar to some, the purpose of this section is to provide a general overview of the focus group process based upon the experience of the focus groups conducted during this study. It is our recommendation that a person with experience with focus groups (preparing the discussion guide, moderating, and preparing the report) be contacted to assist in the process.
Preparing for the Focus Group Discussion
When preparing for the focus group discussions there are several considerations including what questions will be asked, who will participate, where will the discussions be held, and who will conduct the sessions? The first order of business is to develop a discussion guide.
Developing the Discussion Guide. The discussion guide contains the questions which will be asked to participants during the discussion sessions. Approximately 10 to 15 questions should be used for the discussion. Avoid spending to much time on background information and concentrate on the important issues that you wish to cover. There are two elements which should be considered when drafting the guide. First, it is necessary to identify who you want to obtain information from and second, what type of information it is that you want to obtain.
For the purpose of this report, it was determined that five discussion groups of frequent transit users, non-users, freshman, and potential transit users (Two sessions of UPARK shuttlebus regular users) would be conducted. It was felt these groups would provide different opinions regarding the UPASS program.
After determining who the information is being obtained from, it is necessary to consider want information will be obtained. With this study, we were interested in finding not only the good points of the program, but also the points that could be improved to make it more successful. In ad***ion, questions pertaining to the quality of the transit system and the marketing of the program were also explored.
When developing the questions, keep in mind that all discussion groups should follow the same discussion guide. A question such as "Who benefits the most from UPASS?", could receive different responses depending on whether the participants are users, or non-users. By using a general format for each question, it allows the analyst to make comparisons between the responses of the various groups.
Reserve a Time and Place. Reserving a time and place to conduct the discussion is something which should be done well in advance to the actual date of the discussion sessions. By finding a location quickly, it will allow time to contact potential participants with the necessary information regarding the time and location of the sessions.
There are several options available when selecting a location to conduct the discussions. For this study, classrooms on-campus were reserved for approximately a three hour time slot. This allowed time to set-up prior to the discussion, conduct the session, and clean-up afterward. In ad***ion, an adjacent classroom across the hall was also reserved where members of MCTS, CUTS, and the UWM Parking and Transit department viewed the discussion sessions via a closed circuit television. Only the moderator and focus group participants should be in the discussion room during the session.
Another option for conducting the focus group is to hold the sessions at a focus group discussion facility. Marketing firms often have special facilities in which they conduct focus group discussions. Keep in mind a focus group discussion facility will add to the cost of the project.
When selecting a location, try to find the most convenient and accessible location as possible. Since this study consisted of students, it was felt that the discussion sessions should be held on-campus to increase the likelihood of students participating.
Provide an Incentive For Participation. Individuals taking part in a discussion session should be compensated for their participation. When contacting potential participants use an incentive to encourage or persuade an individual to take part in a discussion session.
Various forms of compensation can be used with the most common being a cash payment, lunch or dinner. Snacks and beverages may also be provided at the discussion. This often eases the tension created by the focus group setting and makes participants more open to discussing the topic. For this study, participants received $20 apiece for taking part in the discussion.
Determine What Equipment is Needed. The research team must determine how detailed of information they want to obtain from the discussion. This will determine whether to audio tape, videotape, or simply take notes. For this study, the discussion sessions were videotaped and were also viewed via closed circuit television. The videotapes were later reviewed by members of the research team to prepare a written report. The advantage of videotaping is it allows the research team to easily make note of the time important quotes and comments were made during the discussion. This will allow the person reviewing the tape to quickly locate these comments and record the exact information.
If the sessions will be videotaped, it is necessary to reserve the equipment well in advance of the sessions. Equipment which is needed includes:
A video recorder.
A microphone which should be placed at the discussion table.
A videotape per session (Note: One videotape will hold approximately two hours of time).
A television if the session is going to be viewed by persons other than the moderator during the discussion session. (Note: Only the moderator and the focus group participants should be in the discussion room while the discussion is taking place.)
Wires to connect the microphone, video recorder, and television. (Note: The wires should be taped or secured to the floor.)
It is our recommendation to videotape the sessions as well as having a closed circuit television to view the discussion. The closed circuit television allows the research team to have the moderator ask follow-up questions or more specific questions regarding the topic. If notes are taken by the research team during the session, this will also facilitate the development of a report for the focus group.
Selection of Focus Group Discussion Participants
Choosing the Number and Size of the Groups. When developing the discussion guide it is necessary to identify who will participate in the discussion sessions (for example, frequent transit users, non-users, freshman, and potential transit users). This will provide an indication as to the number of discussion groups which will be conducted. The research team should also consider time, money, and the number of potential participants available in determining the number of groups that will be conducted.
A good size for a discussion group is between 8 to 10 participants per session. However, the discussion can still take place if fewer then 8 participants show up. During this study, one focus group discussion consisted of only 6 participants who still provided very valuable information.
The number of participants per session will be based upon the potential pool of participants. For example, a large number of students were frequent transit users who indicated they were willing to take part in a discussion group. However, very few non-transit users were willing to take part in a discussion session which made it difficult to recruit 8 to 10 participants.
Establish a Pool of Potential Participants. Once the number of participants has been determined, it is necessary to establish a pool of potential participants. For this study, the following question was asked on the Fall 1994 survey to recruit participants.
Would you be willing to participate in a smallgroup discussion regarding the UPASS and other related issues? The discussion would take about 2-3 hours and you would be piad for participation at a rate of $10 per hour. Only a samll number of individuals will be randomly chosen to participate. The discussion will be videotaped for the purposes of review by the researchers in this study
______Yes______No
If you answered YES, please provide your name and phone number
Name___________________Phone Number__________________
There are several advantages to forming a potential pool of participants from a survey. The survey provides background information regarding the person you have selected to take part in the discussion. For example, when selecting frequent transit users the survey was reviewed to try to have a representative from each student classification (freshman, sophomore, etc.). The survey also provided other information regarding the participants.
Another way participants were recruited was by conducting a survey of students using the UPARK shuttlebus service. In the following question, students were provided with the date and time of three possible focus group sessions. Students were asked to indicate if they wanted to take part in a discussion and if so to indicate the date and time they could attend. This method of selecting participants saved a substantial amount of time in recruiting participants since the students were aware of the date and time of the session.
The Center fpr Urban Transportation Studies at UWM will be conducting small group discussions regarding travel patterns, transit, and the UPASS program on April 4th or 5th. About 8 people are needed and you would be paid $20 for your participation. If you are interested in taking part, please provide the following information.
Name___________________Phone Number__________________
I would be able to attend on the following days and times:
______Tue. April 4, 4:30-6:00
______Wed. April 5, 11:30-1:00
______Wed. April 5 4:30-6:00
Assume Some Participants Will Not Show. It is difficult to assure all participants will show up for the discussion as some individuals may forget, run into a scheduling conflict, or just decide not to take part. For this reason, it is recommended approximately 12 participants be selected to take part in the discussion session.
It is likely a few participants will not show up for the session which would bring the total number of participants down around 9 or 10. If all participants do show up, then the discussion session should be conducted with everyone.
Contact Potential Participants. After obtaining a pool of potential participants, the individuals should be contacted by telephone with information regarding the discussion session. When making initial contact with the potential participant, remind them of agreeing to take part in a focus group and ask if they are still interested in taking part. If they are still interested, then provide the date, time, and location of the session. Be sure to mention the incentive for taking part in the discussion as this could influence some individuals to take part.
Do not assume that since you are calling individuals who agreed to take part that you will only need to make 10 to 12 calls. It is often difficult to get a hold of people and if you do, some individuals may not be able to make the discussion or some may not want to take part. A good rule of thumb is if you plan on recruiting 12 participants then plan on making at least twice that many telephone calls. The quicker potential participants are contacted about taking part in a discussion will increase the likelihood of securing a sufficient number of participants.
Follow-up Letter. Approximately a week to ten days prior to the discussion session a follow-up letter should be mailed to individuals who agreed to take part. The follow-up letter should thank the person for taking part in the discussion and briefly describe the purpose of the focus group. The letter should also include information which clearly identifies the date, time, and place of the discussion. Participants should be reminded of the incentive for taking part. Finally, participants should be asked to contact the research team if they are unable to attend to allow time to find an alternate participant.

Để xem đầy đủ thông tin về bài trên, có thể xem qua đường link:
http://www.uwm.edu/Dept/CUTS/focus.htm

@Mr Vinh:
I''m very appreciate with your contribution to our hot topic. But "Teamwork" is a general topic with many kinds of aspects. So I think you can refer to some general principles and give more details by refer to some link http. I''m nearly overloaded by your information now.

The Dog and the Shadow
It happened that a Dog had got a piece of meat and was carrying it home in
his mouth to eat it in peace. Now on his way home he had to cross a plank
lying across a running brook. As he crossed, he looked down and saw his
own shadow reflected in the water beneath. Thinking it was another dog
with another piece of meat, he made up his mind to have that also. So he
made a snap at the shadow in the water, but as he opened his mouth the
piece of meat fell out, dropped into the water and was never seen more.
Beware lest you lose the substance by grasping at the shadow.

Kỹ năng làm việc nhóm
30/05/2006

Trong thời đại ngày nay, khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển thì yêu cầu làm việc theo nhóm là cần thiết hơn bao giờ hết.
Đơn giản vì không ai là hoàn hảo, làm việc theo nhóm sẽ tập trung những mặt mạnh của từng người và bổ sung cho nhau. Hơn nữa, chẳng ai có thể cáng đáng hết mọi việc. Người phương Tây luôn xem công việc và bạn bè khác nhau do đó trong khi làm việc rất thoải mái. Tuy nhiên, không khí làm việc khá căng thẳng đôi khi mâu thuẫn với nhau gay gắt do họ rất coi trọng cá nhân...
QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC THEO NHÓM
1. Tại lần họp đầu tiên
- Khi nhóm nhận đề tài, trưởng nhóm sẽ đem ra cho các thành viên trong nhóm thảo luận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu và đóng góp ý kiến.
- Nhóm sẽ phân công, thảo luận công việc cho phù hợp khả năng từng người dựa trên chuyên môn vủa họ.
- Đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính sẽ hoàn thành và chuẩn cho lần họp sau. Thông báo phần thưởng, phạt với các thành viên.
2. Những lần gặp sau
- Tiếp tục có nhiều cuộc họp khác để bổ sung thêm ý kiến và giải đáp thắc mắc cho từng người.
- Biên tập lại bài soạn của từng ngươì cũng như chuẩn bị tài liệu bổ sung.
3. Lần họp cuối cùng trước khi hoàn thành công việc
- Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc của mỗi thành viên
- Chuẩn bị sẵn bài thuyết trình và trả lời những câu hỏi thường gặp.
- Chọn người đứng lên thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, ghi chú và một số người dự bị.
THỰC TRẠNG
Đối với người Việt trẻ, từ "teamwork" đã được nói đến nhiều nhưng hình như nó vẫn chỉ được "nghe nói" chứ chúng ta chưa thực hiện nó theo đúng nghĩa. Họ ít khi thành công trong những dự án làm việc theo nhóm và sự hỗ trợ của nhiều thành viên, nhiều bộ phận chuyên biệt.
NGUYÊN NHÂN
Quá nể nang các mối quan hệ.
Người phương Tây có cái tôi rất cao nhưng lại sẵn sàng cùng nhau hoàn thành công việc cần nhiều người. Còn người Việt trẻ chỉ chăm chăm xây dựng mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong đội, tỏ ra rất coi trọng bạn bè nên những cuộc tranh luận thường được đè nén cho có vẻ nhẹ nhàng. Đôi khi có cãi nhau vặt theo kiểu công tư lẫn lộn.
Còn đối với sếp, tranh luận với sếp được coi như một biểu hiện của không tôn trọng, không biết trên dưới, được đánh giá sang lĩnh vực đạo đức, thái độ làm việc. "Dĩ hoà vi quý" mà, việc xây dựng được một mối quan hệ tốt giữa các thành viên quan trọng hơn việc một công trình bị chậm tiến độ.
Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý
Người châu Âu và châu Mỹ luôn tách biệt giữa công việc và tình cảm còn chúng ta thì ngược lại, thích làm vừa lòng người khác bằng cách luôn luôn tỏ ra đồng ý khi người khác đưa ra ý kiến trong khi không đồng ý hoặc chẳng hiểu gì cả. Điều đó sẽ làm cho cả nhóm hiểu lầm nhau, chia năm sẻ bảy hoặc ai làm thì làm. Những người khác ngồi chơi xơi nước. Ai cũng hài lòng còn công việc thì không hoàn thành.
Nếu sếp đưa ra ý kiến thì lập tức trở thành khuôn vàng thước ngọc, các thành viên chỉ việc tỏ ý tán thành mà chẳng bao giờ dám phản đối. Nếu bạn làm việc mà chỉ có một mình bạn đưa ra ý kiến thì cũng giống như bạn đang ở trên biển một mình. Bạn sẽ chọn đi với 10 người khác nhau hay với 10 hình nộm chỉ biết gật gù đồng ý
Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác
Chính sự thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc không phân minh nên ai cũng nghĩ đó là việc của người khác chứ không phải của mình. Khi đang đóng vai im lặng đồng ý, thì trong đầu mỗi thành viên thường tạo ra cho mình một ý kiến khác, đúng đắn hơn, dáng suốt hơn và không nói ra. Trong kỳ dọn dẹp công sở cuối năm, khi công việc đươc tuyên bố "toàn công ty dọn dẹp phòng làm việc" thì sau một tuần phòng vẫn đầy rác, giấy tờ, hồ sơ tung toé khắp nơi.
Cuối cùng sếp chỉ định một người chịu trách nhiệm thôi thì công việc chỉ một buổi là OK. Vì sao? Đơn giản vì chỉ có một người, họ buộc phải làm chứ không thể đùn cho ai khác! Còn với cả nhóm, nếu nhóm gặp thất bại, tất nhiên, không phải tại ý kiến của mình, vì mình có nói gì đâu? Ý tưởng của mình vẫn còn cất trong đầu mà! Rất nhiều lý do để giải thích tại sao thất bại, lý do nào cũng dẫn đến điều mình không phải chịu trach nhiệm! Một trong những nguyên nhân của điều này là do chúng ta hiếm khi phân công việc cho từng người, vì chúng ta thiếu lòng tự tin và tâm lý sợ sai.
Không chú ý đến công việc của nhóm
Một khuynh hướng trái ngược là luôn luôn cố gắng cho ý kiến của mình là tốt và chẳng bao giờ chịu chấp nhận ý kiến của bât kì ai khác. Một số thành viên trong nhómvho rằng giỏi nên chỉ bàn luận trong nhóm nhỏ những người giỏi hoặc đưa ý kiến của mình vào mà không cho người khác tham gia. Chỉ vài hôm là chia rẽ nhóm.
Khi cả đội bàn bạc với nhau, một số thành viên hoặc nghĩ rằng ý kiến của mình không tốt nên không chịu nói ra hoặc cho rằng đề tài quá chán nên không tốn thời gian. Thế là, trong khi phải bàn luận kỹ hơn để giải quyết vấn đề lại quay sang nói chuyện riêng với nhau. Cho đến khi thời gian chỉ còn 5-10 phút thì tất cả mới bắt đầu quay sang, đùn đẩy nhau phát biểu. Và chính lúc đã có một người lên thuyết trình, chúng ta vẫn cứ tiếp tục bàn về chuyện riêng của mình.
admin (Theo Chungta

Bài của Trường rất bổ ích.
Dưới đây là 1 bài nữa về chủ đề này:
Làm việc theo nhóm
Thế giới của con người bắt đầu với chỉ một cá nhân, một vài người và rồi họ tụ họp cùng nhau thành một nhóm. Tuy nhiên, việc hoạt động theo nhóm lại thường dẫn tới sự xung đột và kết quả là nhiều nhóm đã tan rã. Thực tế cho thấy đã có những vấn đề nảy sinh trong mô hình làm việc theo nhóm thường liên quan đến (1) nhiệm vụ được giao và quá trình triển khai công việc, và (2) bản thân quy trình làm việc đội nhóm. Nếu không có sự chú ý đầy đủ đến quy trình này, hiệu quả của nhóm sẽ không được phát huy, và ngược lại, nếu có sự quản lý phù hợp, mô hình làm việc theo nhóm sẽ đạt hiệu quả gấp nhiều lần so với những gì một cá nhân riêng lẻ có thể làm được. Đây chính là lý do giải thích việc tại sao đội nhóm lại có sức hấp dẫn đến vậy, mặc dù quá trình hình thành nhóm luôn gặp nhiều khó khăn và đòi hỏi không ít thời gian.
Mô hình làm việc theo nhóm có thể thúc đẩy tinh thần hợp tác, sự phối hợp, hiểu biết và hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên, từ đó tạo ra những giải pháp mới cho mọi vấn đề khó khăn. Những kỹ năng và sự hiểu biết của cả nhóm có ích lợi lớn đối với từng cá nhân. Tuy nhiên, lợi ích lớn nhất của mô hình đội nhóm là tận dụng mọi nguồn lực chung của nhóm. Kỹ năng của mỗi cá nhân và sự tự giám sát của nhóm sẽ tạo điều kiện cho việc hoàn thành mục tiêu một cách tốt nhất. Thậm chí, với những vấn đề có thể được xử lý bởi một cá nhân, thì việc giao cho đội nhóm giải quyết vẫn có những ích lợi riêng: thứ nhất là việc tham gia của nhóm sẽ tăng khả năng quyết định và thực hiện, thứ hai là có những vấn đề mà nhóm sẽ có khả năng phân tích rõ hơn chỉ một cá nhân riêng lẻ.
Ích lợi của mô hình đội nhóm còn được thể hiện qua sự hoàn thiện bản thân của mỗi thành viên tham gia. Qua việc tham gia thảo luận về quyết định của nhóm, qua việc tham gia tìm hiểu mục đích và văn hoá nhóm, mỗi người sẽ có khả năng giải quyết những vấn đề liên quan đến công việc. Từ góc độ cá nhân, mỗi người có thể phát huy được khả năng tiềm tàng của mình. Bởi vì nhóm có thể tạo môi trường làm việc tập thể - nơi mỗi cá nhân đều được giao trách nhiệm và có quyền hạn, nơi mà sự tin tưởng và sẻ chia được đặt lên hàng đầu - nên có thể khuyến khích mọi người làm việc nhiệt tình hơn.
Vì những lợi ích như vậy, nên việc xây dựng và phát triển nhóm là một nhiệm vụ rất quan trọng. Thông thường, quá trình phát triển của một nhóm trải qua các giai đoạn: hình thành, xung đột, bình thường hoá và cuối cùng là thực hiện.
Giai đoạn thứ nhất là khi mọi người tập hợp thành một nhóm. Trong giai đoạn này, các thành viên tỏ ra giữ ý, khiêm nhường và có phần hơi lạnh nhạt. Mâu thuẫn hiếm khi bùng phát do chủ yếu mọi hoạt động còn mang tính chất cá nhân. Mỗi cá nhân sẽ đều có ý kiến riêng và nhìn chung đều dè dặt. Dường như không ai chứng tỏ được khả năng làm lãnh đạo của nhóm.
Giai đoạn tiếp theo là giai đoạn làm đau đầu các cấp lãnh đạo. Đây là thời kỳ bắt đầu hình thành bè cánh, có sự xung đột giữa các tính cách trái ngược nhau, không ai chấp nhận ý kiến của người khác mà chưa có cuộc tranh cãi gay gắt trước đó. Đặc biệt là có rất ít sự giao tiếp giữa các thành viên, vì không ai sẵn sàng nghe người khác nói cũng như không chịu mở lòng với người khác. Cuộc chiến tranh ngầm này mang tính cực đoan với những lời châm chọc, công kích có ý nghĩa sâu xa.
Giai đoạn thứ ba là bình thường hoá. Các tiểu nhóm bắt đầu nhận ra giá trị của mô hình làm việc hợp tác, do đó sự xung đột dần lắng xuống. Vì tinh thần hợp tác đã rõ ràng hơn nên mỗi thành viên cảm thấy an toàn để phát biểu ý kiến của mình và mọi vấn đề bắt đầu được thảo luận cởi mở với toàn nhóm. Đặc biệt là mọi người đã lắng nghe lẫn nhau. Phương pháp làm việc nhóm bắt đầu được thiết lập và được mọi thành viên thừa nhận.
Giai đoạn cuối cùng là thực hiện nhiệm vụ của nhóm. Đây là giai đoạn nhóm làm việc nhiệt tình, tích cực và hiệu quả nhất. Nhóm ổn định thành một hệ thống có tổ chức, nền tảng của việc trao đổi ý kiến một cách tự do và thẳng thắn. Đây cũng là giai đoạn nhóm đạt được những mục tiêu chủ yếu và là công cụ hỗ trợ đắc lực nhất cho tổ chức.
Những kỹ năng cần thiết của nhóm
Một nhóm cần bao gồm hai kỹ năng là kỹ năng quản lý và kỹ năng tương tác cá nhân. Để phát huy hiệu quả làm việc theo nhóm, bạn cần tập hợp được cả hai kỹ năng này. Một nhóm phải thực hiện hầu hết các nhiệm vụ như tổ chức các cuộc họp, quyết định ngân sách, lập các kế hoạch chiến lược, các mục tiêu và giám sát việc thực hiện. Sẽ là điều không tưởng khi hi vọng một cá nhân đảm nhận mọi trách nhiệm quản lý nhóm mà không có sự hỗ trợ nào từ các thành viên khác. Là một tập hợp các cá nhân khác nhau, nhóm còn cần phải học các cách ứng xử và các kỹ năng quản lý con người.
Để nhóm có thể phát triển tốt và phát huy tác dụng của nó, bạn có thể tham khảo một số gợi ý sau đây.
Trước hết, nhóm cần có tâm điểm. Hai tâm điểm chính là nhóm và nhiệm vụ được giao. Nếu cần quyết định một vấn đề, nhóm sẽ quyết định. Nếu có vướng mắc, nhóm sẽ giải quyết. Nếu một thành viên không đủ năng lực hoàn thành nhiệm vụ, nhóm sẽ yêu cầu thay thế. Khi mâu thuẫn cá nhân tăng lên, nhóm cần xem xét vấn đề từ khía cạnh ảnh hưởng của mâu thuẫn đó tới những nhiệm vụ được giao cho mỗi cá nhân. Nhưng nếu nhóm thiếu sự tổ chức và mục đích cụ thể, thì khi đó trách nhiệm lại thuộc về cấp lãnh đạo và chủ đầu tư.
Thứ hai là cần có sự minh bạch rõ ràng về mục tiêu chính của dự án. Trong bất kỳ trường hợp nào, nhóm cũng phải giải thích rõ ràng và cụ thể nhằm đảm bảo mọi người đều hiểu rõ về điều đó.
Tiếp theo, nhóm cần có những cách tác động khác nhau lên các loại người khác nhau trong nhóm. Trách nhiệm của trưởng nhóm là khuyến khích các cá nhân ít nói bộc bạch ý kiến của mình và tham gia vào các cuộc thảo luận và hoạt động của nhóm. Ngược lại, những người sôi nổi trong nhóm thường có xu thế nổi bật và chiếm ưu thế ở trong các thảo luận nhóm. Trách nhiệm của trưởng nhóm là theo dõi họ, khuyến khích họ đóng góp ý kiến, đồng thời nhắc nhở họ phải biết lắng nghe ý kiến người khác.
Mặt khác, nhóm cũng cần có sự phản hồi trong mọi hoạt động của các cá nhân. Mọi sự phê bình phải mang tính công bằng và khách quan, tập trung vào nhiệm vụ mà họ thực hiện chứ không phải cá nhân họ. Những sai phạm cần được chỉ ra rõ ràng và kịp thời. Sẽ rất có ích nếu trưởng nhóm đưa ra sự phản hồi một cách thường xuyên, đặc biệt đối với lỗi lầm, dù là nhỏ nhất. Điều này sẽ làm giảm đi những tác động tiêu cực của sự sai lầm khi mọi việc đã trở nên quá muộn. Còn với các trường hợp làm việc tốt, trưởng nhóm nên khen ngợi và đánh giá cao. Điều đó sẽ khuyến khích mọi người làm việc tốt hơn.
Một điều cũng rất cần thiết khi làm việc trong nhóm là chủ động giao tiếp với mọi người. Giao tiếp là trách nhiệm của cả người nói lẫn người nghe. Người nói phải chủ động tìm cách diễn đạt ý kiến một cách ngắn gọn và dễ hiểu nhất, còn người nghe thì chủ động tìm cách hiểu ý của người nói và nếu có thắc mắc thì nên hỏi lại kỹ hơn. Tóm lại, cả hai cần đảm bảo ý kiến sẽ được diễn đạt một cách đầy đủ và chính xác.
Mô hình đội nhóm mang lại nhiều ích lợi, nhưng cũng là phong cách làm việc khó khăn đối với mọi người. Đội nhóm là một mối quan hệ, vì vậy bạn cần phải gìn giữ và củng cố nó. Một khi mọi người trong nhóm có trách nhiệm với mục tiêu chung, họ sẽ tạo thành một động lực lớn cho sự phát triển. Bên cạnh đó, thời gian và nguồn lực cần được phân bổ hợp lý trong nhóm, quy trình thực hiện của nhóm cần được thiết lập, giám sát và xem xét cụ thể.