CHỌN ĐỊA ĐIỂM CHO SỰ KIỆN VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý

Địa điểm là một trong những yếu tố quan trọng trong tổ chức sự kiện bởi địa điểm diễn ra gần hoặc ngay trung tâm thành phố thì ắt hẳn mức độ nhận biết của khách hàng về chương trình cũng như doanh nghiệp càng được nâng cao. Vì vậy, để lựa chọn một địa điểm phù hợp cho chương trình sự kiện của mình, có nhiều yếu tố mà người làm sự kiện phải cân nhắc thật kỹ.

>> xem them : công ty tổ chức sự kiện, cho thuê múa lân sư rồng, cho thuê bàn ghế hội nghị, cho thuê âm thanh tphcm, cho thuê ghế bar, sản xuất cổng hơi

1. Tính phù hợp của địa điểm tổ chức sự kiện

Một trong những yêu cầu đầu tiên trong một chương trình tổ chức sự kiện là chọn địa điểm tổ chức sao cho phù hợp. Thông thường, chúng ta thường thấy các chương trình sự kiện được tổ chức ở khách sạn hoặc trung tâm hội nghị. Chính vì vậy, những ý tưởng sáng tạo trong việc lựa chọn địa điểm một cách thông minh là góp phần đáng kể vào việc tạo ấn tượng với khách hàng. ngoài ra còn thuận lợi trong việc set up các thiết bị âm thanh ánh sáng, kỹ thuật cao trong sự kiện.

2. Số lượng khách mời

Một địa điểm được đánh giá là tốt khi không gian ở đó không quá rộng hoặc quá hẹp mà phải thật sự phù hợp với số lượng khách tham gia chương trình sự kiện. Nếu như khách quá đông nhưng không gian thì hẹp sẽ làm khách mời không thoải mái, chất lượng chương trình bị giảm sút. Còn nếu khách mời ít nhưng địa điểm tổ chức sự kiện lại quá rộng sẽ làm không khí chương trình bị loãng và tăng chi phí thuê. Vì vậy, người làm sự kiện nên cân nhắc các thiết lập về không gian cũng như địa điểm sao cho phù hợp với số lượng khách mời tham gia chương trình.

Từ đó việc lựa chọn trung tâm tổ chức sự kiện có dịch vụ chuyên nghiệp, có không gian sảnh đón tiếp cũng như phòng hội nghị có diện tích phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí của mình. Hiện nay, một số trung tâm hội nghị chuyên nghiệp đã đầu tư hệ thống sảnh với kiểu kiến trúc di động, rất linh hoạt nên người tổ chức sự kiện dễ dàng chọn lựa được diện tích phù hợp với số lượng khách thực tế nên người làm sự kiện có thể đưa ra lựa chọn sao cho phù hợp với kinh tế của doanh nghiệp nhất.

3. Xác định được khách tham dự

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cũng phụ thuộc rất nhiều vào khách mời tham dự. Nếu khách mời là những người cấp cao, sang trọng và thượng lưu thì nơi tổ chức sự kiện phải là những khách sạn hoặc các khu resort cao cấp kèm theo đó là dịch vụ đạt chất lượng cao. Hoặc nếu như khách hàng là trẻ em thì người làm sự kiện nên tổ chức ở công viên, thảo cầm viên hoặc các địa điểm vui chơi dành cho trẻ em là phù hợp nhất.

4. Tính thuận tiện về mặt địa lý

Người làm sự kiện không nên vì tiết kiệm chi phí mà chọn những địa điểm tổ chức quá xa khu vực những khách hàng tham dự, điều này tạo cảm giác khó chịu và bất tiện cho khách hàng tham gia chương trình. Nếu bạn tổ chức hội nghị khách hàng thì nên chọn những nhà hàng hay khách sạn được nhiều người biết đến để họ có thể dễ dàng tìm thấy địa điểm của sự kiện.

5. Điều kiện thời tiết

Người làm sự kiện phải luôn quan tâm đến yếu tố thời tiết trước mỗi chương trình. Nếu bạn dự định tổ chức sự kiện trong mùa mưa hoặc những ngày lạnh thì tiệc ngoài trời không phải là một ý tưởng hay. Hãy cố gắng tìm kiếm những địa điểm phù hợp với điều kiện thời tiết ở chỗ của bạn.

Ngoài những yếu tố trên, người làm sự kiện cần phải lựa chọn địa điểm sự kiện nên chú trọng đến bãi giữ xe cho khách cùng với các vấn đề an ninh ở khu vực diễn ra sự kiện nhằm giúp khách hàng an tâm khi tham gia sự kiện.