Cơ sở lý luận xây dựng chiến lược PR.

2.2.5. Dự trù ngân sách
1. Vì sao phải dự trù ngân sách?
- Dự trù ngân sách để biết được chi phí thực hiện chương trình PR nhiều hay ít đểø chọn được đối tượng và phương tiện truyền thông trong giới hạn ngân sách.
- Lập kế hoạch chi tiết về số lượng công việc cần thực hiện và qui mô thực hiện theo ngân sách.
- Thiết lập mức chi và khống chế mức chi trong phạm vi ngân sách cho phép.
- Sau khi hoàn thành chương trình sẽ căn cứ vào bản dự thảo ngân sách và để đo lường kết quả, xem xét ngân sách đã sử dụng đúng mức hay phân bỗ có hợp lý hay không và rút kinh nghiệm cho lần sau.

2. Các yếu tố cấu thành chi phí
Có ba yếu tố để làm cơ sở dự trù chi phí là thời gian, vật liệu và các chi tiêu khác. Trong PR chi phí cho thời gian là chỉ yếu nên các dự trù khách cũng dựa trên cơ sở thời gian.
- Thời gian đại diện cho lao động. Có hai cách tính tổng số công thực hiện (tính khoán) hoặc trả tiền lương cho người làm PR (cũng như tiền thuê một công ty PR khác)
- Vật tư bao gồm các lọai vật tư phải dùng như trang trí, phim ảnh, triển lãm, in ấn, băng ?
- Các khoản chi khác như phí đi công tác, tiền tiếp khác, tiền thuê mặt bằng, thuê âm, thanh đầu máy, thuế, bảo hiểm ?

3. Phân bổ ngân sách
Nguồn ngân sách được chia nhỏ thành nhiều phần, và chỉ có tổng số của nó thể hiện trong ngân sách của chương trình. Tuy nhiên, các chi phí cuả từng chương trình phải được liệt kê và dự đoán cụ thể theo từng chi tiết riêng lẻ. Bởi vì nó phụ thuộc rất lớn vào số lượng khách mời, loại giấy kích cở in ấn, vị trí, chương trình giải trí?
Chẳng hạn như một chương trình khai trương phụ thuộc rất nhiều vào số lượng khách mời, hình thức chương trình, phục vụ ăn uống, tiếp tân, vận chuyển, thuê thiết bị và nhân viên. Chi phí cho tạp chí nội bộ phụ thuộc vào chi phí viết bài, thiết kế, in ấn, phát hành, chất lượng giấy, khổ giấy?
4. Bảng dự kiến ngân sách cho chương trình PR
- Đối với chương trình do công ty tư vấn PR thực hiện.
Công ty tư vấn tính tiền công theo giời hay theo ngày bao gồm chi phí lương, tổng chi phí và lợi nhuận. Những chi phí phát sinh sẽ do hai bên thoãi thuận với nhau. Thu nhập của các công ty tư vấn xuất phát từ tiền thù lao theo thời gian và uy tín của công ty tư vấn đó.
- Đối với các công ty tự làm chương trình PR: (PR- In House)
Khi ước tính chi phí công ty nên nhớ tính vào các khoản như khấu hao các máy móc thiết bị của công ty, tiền lương lao động của nhân viên. Và chúng ta cần phải chú ý so sánh rõ ràng hơn nếu như thuê một công ty tư vấn thì cũng phải tốn chi phí cho nhân viên chạy chương trình PR đại diện cho công ty chúng ta.

2.2.6. Triển khai kế hoạch
- Kế hoạch chiến lược phải được ban hành thông qua và có phân công cụ thể cho từng đơn vị. Phổ biến cho tới từng nhân viên có liên quan bằng văn bản cụ thể.
- Thực hiện kế họach theo từng bước đã đề ra, mỗi bước đều phải có thu thập các kết quả phản hồi lại cho ban chỉ đạo biết để co giải pháp xử lý kịp thời.
2.2.7. Đánh giá kết quả
Kết quả hoạt động của một chương trình PR thường ở 2 loại định tính và định lượng. Thường kết quả của một chương trình PR thuộc nhóm định tính. Có nghĩa là kết quả không đo lường được bằng số liệu thống kê mà bằng kinh nghiệm và tính chất hiển nhiên của chương trình. Kết quả loại định lượng kết quả này cho thấy cụ thể về tỉ lệ phần trăm nhận thức và số lời phàn nàn giảm đi, số lượng báo đài được đăng tải nhiều hơn.
Một vài phương pháp đánh giá kết quả chương trình PR
Đánh giá qua hiệu quả báo chí:
Để đánh giá tin tức được đăng trên các phương tiện truyền thông. Bằng cách cho trọng số thể hiện sự quan trọng của các tờ báo. Và cho điểm các tờ báo đăng thông cáo báo chí về mức nội dung và sức thuyết phục theo thang điểm 10.
Ví dụ, đánh giá việc đăng tin sự kiện G-PRO ngày 4 tháng 5 năm 2005 tại Sofitel Hotel. Nội dung thông cáo báo chí gởi đi có 5 ý chính. Các ý có giá trị ngang nhau là hai điểm. Sức thuyết phục chấm theo thang điểm 10. Kinh Tế sài Gòn đăng 4 ý chính và sức thuyết phục là 7. Chấm điểm nội dung và sức thuyết phục = (4x2+7)/2 = 7.5 điểm. Hiệu quả báo chí là 79/150 = 52.67%
Bảng đánh giá hiệu quả chương trình G-PRO

Thăm dò dư luận:
Việc thay đổi hay mức độ nhận thức của công chúng có thể được đo lường bằng một cuộc thăm dò dư luận. Lập bảng các mục tiêu cần đạt của chương trình và hỏi sự nhận biết đúng của đối tượng. Ta có thể chia thành nhiều kỳ, thường thì thời gian rất dài. Bởi vì chương trình PR có tác động lâu dài. Số liệu thu thập được chỉ mang tính tạm thời.
Ví dụ, Lập bảng các mục tiêu cuả chương trình giới thiệu Gas Picnic 4kg cho các đại lý gas và hỏi sự hiểu biết đúng đắn của khách mời và những đại lý có đọc tin những tờ báo đã đăng thông cáo. Việc tìn hiểu chia làm hai kỳ, kỳ đầu tiên ba tháng sau khi tổ chức xong sự kiện. Và sau 6 tháng kế tiếp. Hiệu quả dự tính ban đầu chương trình là 70% đại lý hiểu đúng mục tiêu chương trình. Sau hai cuộc điều tra chưa đạt 70% thì chúng ta xem lại nguyên nhân và rút kinh nghiệm cho lần sau.
Đánh giá kết quả bằng số liệu thống kê:
Bằng cách đo lường kết quả trước và sau khi thực hiện chương trình PR. Phương pháp này áp dụng cho việc bán sản phẩm, thu hút nhân viên, thu hút khách hàng? những kết quả dễ đo lường.
Ví dụ, công ty bảo hiểm quốc tế Mỹ AIA bình thường mỗi tháng có 5% Tư vấn bảo hiểm mới xin vào công ty làm việc. Sau khi thực hiện chương trình Cơ hội Nghề Nghiệp cùng AIA tại trường đại học Kinh Tế thì số lượng tư vấn vào công ty mỗi tháng tăng từ 5% lên 12%. Hiệu quả của chương trình làm tăng thêm 7% tư vấn mới.
Phản hồi ý kiến của đối tượng
Sau khi chương trình kết thúc, các đối tượng có thể viết bài gởi lên báo chí để viết cảm nghĩ hay số lượng người gọi điện lại công ty đã biết thêm về thông tin đó. Hoặc số lượng khách hàng càng phàn nàn về những thông tin của công ty?
Đánh giá sự gia tăng hiểu biết:
Chẳng hạn như sau khi làm bản hướng dẫn chi tiết về sản phẩm cho khách hàng. Thông qua việc mua bán, khách hàng có hiểu biết nhiều về thông tin sản phẩm hay không?

....To Be Continued.....

Rất cám ơn Antigod đã cho một bài thật hay về PR

vote atigod 5* về những thông tin thật bổ ích nhé ( may wá em đang cần đọc nó cho buổi thi ngày mai )

Hoan hô chú Tú, đẹp ngày hay sao mà post ác liệt thế.
Cơ sở lý luận như vậy là ổn, còn việc thực hành trên mô hình ảo khi trực tiếp thực hiện các bước này như thế nào, cách đưa tình huống ra sao, xử lý nó thế nào v..v.., ví dụ nhé: Cách xây dựng bản Ngân sách cho một kế hoạch PR dựa vào mục tiêu đã được xác định như thế nào?, Cấu trúc bản ngân sách đó có thực sự linh hoạt không khi có sự thay đổi ngoài dự đoán, rồi việc dự phòng về ngân sách nữa. Nói chung cần phải nhúng tay vào việc mới thấy hết vấn đề, cái này cần xây dựng thành một topic có thực hiện thì mọi người sẽ hiểu rõ vấn đề hơn Tú ạ.
vote cho Tú 5*

Hì hì cám ơn các bác.Ai thấy hay thì làm ơn vote 5*

Được antigod sửa chữa / chuyển vào 08:56 ngày 20/03/2006