Đại Hội Box Du Lịch 2010 (lần 5) - Đầm Long 2010 - Tổng kết các vấn đề liên quan tại đây

Cái chi phí vé vào cửa khu du lịch Thác Đa BTC tính thế nào nhỉ? Thành viên tự đóng hay đóng luôn cho BTC? Vào rồi có được ra không? Chứ đi ĐH mà vào phải ở lì 2 ngày nếu không muốn mỗi lần vào ra khu Thác Đa đóng 25K thì khó quá

Tổ chức sự kiện nào cũng có sơ sót hoặc chưa được như ý muốn. Mình đúc rút lại một số kinh nghiệm/ thiếu sót trong lần tổ chức ĐH năm ngoái, hy vọng sẽ giúp ích cho các bạn tổ chức năm nay:

1. Vấn đề đầu tiên là an ninh:
- Năm ngoái đã hợp đồng với BQL khu du lịch đó, họ phải đảm bảo là trong suốt hai ngày ĐH, họ không được nhận thêm bất kỳ khách lẻ/ đoàn nào ngoài các thành viên của Box DL. Mình không rõ Thác Đa hiện giờ rộng đến bao nhiêu, nhưng số lượng người tham gia ĐH chắc đủ đông để BQL Thác Đa chấp nhận điều kiện trên.
- Dù khu vực tổ chức nằm trong khu du lịch, nhưng việc đi lại, tổ chức đêm hôm, bóng đá... chắc chắn vẫn phải va trạm với dân địa phương. Mình nghĩ nên có buổi đến làm việc trước với chính quyền địa phương/ đoàn thanh niên/ an ninh để có lời với họ trước. Có được số di động của bí thư đoàn thanh niên+trưởng thôn/xóm sẽ rất có ích khi xảy ra trục trặc. Trong trường hợp của Cúc Phương thì BTC năm ngoái gửi một ít tiền cho đoàn thanh niên để nhờ họ làm sân bãi bóng đá luôn.

2. Ra vào khu du lịch: Nếu trong các nội dung của ĐH có phần tổ chức ở ngoài thì nên thoả thuận với BQL Thác Đa để họ chấp nhận thành viên tham gia ĐH chỉ mua một lần vé và dùng cho hai ngày. Hình thức quản lý chuyện này chắc không khó.

3. Điện đóm:
Đây là thiếu sót rất đáng tiếc của ĐH năm ngoái khi thuê dàn đèn sân khấu 16 bóng nhưng chỉ dùng được hai bóng, bộ loa hoành tráng cũng không dùng được đo điện cung cấp ở đó không đủ dù lúc khảo sát, BQL confirm là ok. BQL ở đâu cũng nói là không vấn đề, nhưng ....không tin được. Nhờ ai đó biết về điện đến tận nơi tính toán công suất điện/ các tình huống dự phòng (máy phát, đấu nối) là rất nên làm, quan trọng nhất là điện cho hội trường đêm ĐH. Mà nhờ bác Soldier thì CKCC.

4. Nên làm rõ với BQL là đêm có thể mở nhạc, tổ chức các chương trình đến mấy giờ. Tốt nhất là unlimited nhi . Đây cũng là lý do vì sao mình nên yêu cầu trong hai ngày ĐH không có khách lẻ bên ngoài vào khu.

5. Giá cả ở Thác Đa có vẻ cao, mà ĐH thì mọi người không quan trọng lắm chuyện ngủ (ăn thì ngược lại), say thì ngủ sao chẳng được, thế nên thêm một điều nũa nên thoả thuận với BQL là không giới hạn số người/ mỗi nhà sàn. Nếu phòng riêng có giới hạn thì cũng nên thoả thuận là có thể hai người, ba người ngủ một giường chẳng hạn. Tránh trường hợp hôm sau họ đến đếm đầu người tính tiền.

Vài góp ý nhỏ, nếu còn nghĩ thêm ra điều gì mình sẽ nói thêm.
Chúc ĐH đầm ấm, vui vẻ.

Nhà sàn tập thể theo quy định là 30 người nhưng qua khảo sát thì chỉ nên ở tối đa 40 người vì sàn hơi mỏng chút nên ở hơn nữa sợ không đảm bảo.

Kilotu liệt kê quá chuẩn và đủ, nhất là vụ điện đóm, điện để tải dàn loa và đèn sân khấu lớn phải là điện 3 pha BTC nhé

BTC k sản xuất được điện 3 pha ạ [J/k]

Ở Thác Đa, họ có đèn pha chiếu sáng, có loa 8 chiếc, 2 dàn đèn hắt vào sân khấu (thú thực là hôm ấy bọn tớ cũng chưa check xem có bóng nào cháy không, loa có rè không )

Tất cả các chương trình đều nằm trong khuôn viên của khu Thác Đa. Cũng đã thỏa thuận với họ về việc chỉ thu 1 lần 25k vé vào cổng (các mem tự trả như ĐH4) nhưng họ khuyến cáo các thành viên k nên ra vào quá nhiều

Theo sơ bộ của bạn Sales ở đó, hôm ấy họ đã nhận một số khách rồi, nên tất nhiên, chúng ta sẽ cùng sinh hoạt với những khách kia

Sân bóng cũng ở trong khuôn viên nhưng hơi xa trung tâm, chắc việc nhờ kẻ vẽ bạn Sh!t phải tới đàm phán trực tiếp rồi, bạn sales ấy ứ thích gái

Hic...... Thế này thì ngày 1/11, các cụ về là chém gió thành bão trong Box.

Thông báo chính thức từ BTC.

20h Tối thứ 4 ngày 6/10/2010, thân mời tất cả các bạn trưởng nhóm, các bạn tâm huyết và quan tâm tới đại hội box, các bạn thành viên BTC đến họp mặt tại cafe Align 10A Khúc hạo( cạnh Chim xanh) để bàn về chi tiết tổ chức đại hội box. Các thông báo mới nhất sẽ được thành viên BTC thông báo vào buổi tối hôm đó, các trưởng nhóm bận không đến đc có thể cử thành viên thay thế.

Chi tiết liên hệ: Chinhs: 0916595696, Cuong1102: 0912292097

năm ngoái và năm kia Ômai và Sake đã đi Thác Đa xem Minsk Olympics tổ chức bởi clb Minsk VN, họ tổ chức sự kiện này định kỳ hàng năm ở Thác Đa nên rất kinh nghiệm về khu ấy, có thể hỏi thêm họ về phần ánh sáng, âm thanh, sân khấu v.v..
Họ thường tổ chức cũng hơn 100 người tham gia, năm kia họ mời dj và ban nhạc nước ngoài từ Japan, Úc và mấy nước nữa, chơi nhạc rất rất TO cả đêm vô tư, mọi người nhảy đến 4-5 giờ sáng không có vấn đề gì vì khu ấy không có người dân, nó nằm khép kín ở trong rừng nên chơi rất thỏi mái.Sân khấu, loa và đèn ở đó thấy cũng ổn cả, năm ngoái còn có màn hình chiếu slideshow về Minsk, nói chung rất hợp cho việc tổ chức Đại Hội chúng ta !
Nhà sàn ở đó cũng nhiều, có bể bơi, bar, nhà hàng.

vào đây xem video và ảnh của Mínk club ở Thác Đa, có video nhìn được sân bóng đá sẽ tổ chức giải.
http://www.minskclubvietnam.com/history2.html
http://www.minskclubvietnam.com/history3.html