Để thực hiện event tại tỉnh cần chuẩn bị các công việc gì ?

Việc tổ chức event ở một tỉnh sẽ mang lại không hề ít áp lực vô cùng nhiều bỡ ngỡ cho người làm event từ nơi khác đến với ngay cả những người làm sự kiện khá nhiều năm trong nghề.

Dưới đây là một vài lưu ý có thể sẽ giúp bạn chuẩn bị hoàn hảo hơn cho đa số sự kiện tại một tỉnh nào đó.

cong ty to chuc su kien tat nien



1. Khảo sát địa điểm thực hiện.

Bạn là người thường xuyên làm sự kiện mà địa điểm lại là những khách sạn trong thành phố, bạn đã quá quen thuộc với cách làm việc của họ rồi thì công việc này rất đơn giản. Còn làm việc với các khách sạn ở tỉnh, gặp phải những khách sạn chuyên nghiệp thì quả thật là may mắn khi bạn chỉ cần nêu yêu cầu và họ có thể giải đáp cho bạn, nhưng đôi khi, gặp phải đa số khách sạn không chuyên nghiệp thì bạn phải khá vất vả, mà đó lại là điều phổ biến tại các khách sạn tại thành phố nhỏ..

nếu như bạn tổ chức một chuỗi event ở khá nhiều địa điểm khác nhau, thì bạn không thể đi khảo sát toàn bộ được. bởi thế, bạn nên phân chia theo cấp độ và đi khảo sát những điểm quan trọng hơn trước. Việc này thực tế và cần thiết, bởi bạn sẽ không thể dựa vào hình ảnh của những khách sạn cung cấp (thường rất lung linh) hay là kích thước mà họ đưa ra cho bạn để lên mẫu thiết kế hoặc trang trí... để rồi đến lúc ra hiện trường, một sân khấu hoành tráng quá cỡ và quá khổ so với một khán phòng hẹp ém, bé xíu thì hình ảnh sẽ vô cùng không đẹp mắt, Nếu không trực tiếp khảo sát bạn sẽ không lường trước đa số vấn đề này.

to chuc le khai truong

2. Phương tiện di chuyển khách mời và vận chuyển trang thiết bị.

Đây cũng là một vấn đề mất rất nhiều thời gian và khiến nhiều người làm sự kiện mất ăn mất ngủ, lúc này bạn cũng phải lo lắng về yếu tố an toàn trong khi di chuyển, việc mua bảo hiểm cho khách tham dự là điều nên thiết nên làm.

Thường thì những đơn vị phụ trách đa số hạng mục mà bạn thuê mướn sẽ có phương án vận chuyển cho bạn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn vẫn phải vận chuyển một vài đồ đạc, dụng cụ và cả nhân sự nữa. Hãy tính toán và sắp xếp thời gian sao cho phù hợp.

Trước event, bạn cần cắt cử một người rành về kĩ thuật ra trước để giám sát thi công và có đa số điều chỉnh kịp thời. Bạn nên lưu ý về tác phong làm việc của nhà cung cấp, bạn có thể quen với việc nhà cung cấp âm thanh sẵn sàng set up thiết bị trước 1 ngày, và kết thúc sớm trước khi chương trình diễn ra.