Điều bạn cần quan tâm khi tổ chức tiệc cuối năm

Tiệc cuối năm của công ty là sự kiện tập hợp đội ngũ nhân viên, tổng kết các gì đã làm được để đưa ra đánh giá và tiếp tục khuyến khích mọi người thêm nỗ lực trong năm tới. Kịch bản chung cho chương trình này thường xoay quanh việc báo cáo thành tích, tưởng thưởng các cá nhân - tập thể xuất sắc, tiệc ăn uống kèm theo ca nhạc giải trí.

Nghe có vẻ đơn giản thế thôi nhưng nếu công ty muốn tạo ra 1 bầu không khí thật sự ấm cúng, ý nghĩa, thành công và quan trọng là vẫn đảm bảo quản lý tốt ngân sách thì bạn cần quan tâm những yếu tố then chốt sau.

Điều bạn cần quan tâm khi tổ chức tiệc cuối năm ​

1/ Ngân sách

Vào lúc khó khăn như bây giờ, có vẻ như “túi tiền” của mỗi tổ chức đều được thắt lại, nhất là những khoản dành cho party. Vì vậy, việc ước tính giá tiền trước dịp diễn ra từ 3 đến 6 tháng sẽ trợ giúp bạn giảm thâm hụt kế hoạch tài chính đáng kể.

một mẹo nhỏ để tiết kiệm giá thành đó là đi thuê Agency chuyên nghiệp để tổ chức sự kiện. Nhiều tổ chức có thể hơi nghi ngờ điều này nhưng thực chất, các Agency luôn rất giỏi xoay sở cho việc tổ chức sự kiện với giá thành thích hợp mà vẫn đảm bảo được chủ đề chương trình hay và hợp lý. Hơn nữa, họ có sẵn nhiều thiết bị, trang thứ mà thay vì mua thì CT chỉ phải trả tiền thuê. Phí dịch vụ thường được công ty đặt lên bàn cân để so sánh và cho rằng, nếu chọn nhân viên của công ty cho Staff Party hoặc sự kiện cuối năm thì sẽ không phải trả tiền phí cho Agency. Nhưng, trên thực tế, nếu tính dịp, công sức và tiền lương ngày làm việc mà các nhân viên của công ty phải bỏ ra để thực hiện việc chuẩn bị này đôi khi còn cao gấp nhiều lần tiền phí dịch vụ mà 1 Agency chuyên nghiệp đưa ra cho khách hàng của mình.

Tất nhiên, lời khuyên này chỉ dành cho bạn nếu bạn công ty staff party với mật độ ít ỏi 1-3 lần/ năm, và không quá sành sỏi về giá cả thị trường.

2/ Cách thức công ty

Không nhất thiết những sự kiện tổ chức tiệc cuối năm của công ty phải diễn ra trong khách sạn hay trung tâm hội nghị cao cấp. Nếu doanh nghiệp bạn sở hữu 1 không gian trống lớn, thì việc việc doanh nghiệp ngay tại doanh nghiệp cũng là 1 ý tưởng không tồi. Hoặc bạn cũng có thể xem xét phương án kết hợp Staff Party cùng một chuyến dã ngoại ngoài trời? Không các tạo được sự bất ngờ mà bạn cũng sẽ làm tăng sự gần gũi, đoàn kết và thú vị giữa những thành viên.





3/ Ý tưởng

công ty có thể mời một chuyên gia, nhà lãnh đạo giỏi có tiếng trong ngành đến tham dự Staff Party để chia sẻ kinh nghiệm cũng như truyền lửa động viên tinh thần cầu tiến trong công việc cho nhân viên, đây là cách mà chưa có nhiều công ty thực hiện vì tâm lý cuối năm nên “chơi” hơn “học

Và, thay vì ngồi vắt óc suy nghĩ, việc lập một cuộc khảo sát nhỏ bằng email hoặc bảng khảo sát toàn doanh nghiệp sẽ cho tổ chức nhiều ý tưởng sáng tạo cùng thông tin có ích từ tập thể. Qua đó doanh nghiệp sẽ hiểu và biết mọi người thích gì, mong muốn thế nào để xây dựng 1 chương trình phù hợp và gây được sự hưởng ứng tốt.

4/ Kịch bản chương trình

Kịch bản chương trình tốt sẽ quyết định sự thành công của chương trình.

các hạng mục như âm thanh, dàn dựng sân khấu và hoạt động biểu diễn phải hoàn tất trước giờ bắt đầu ít nhất 1 tiếng. Có như vậy chương trình mới diễn ra suôn sẻ và liền mạch theo đúng kịch bản đã định. Tuy thế, trong một số trường hợp thời điểm set up bị giới hạn, việc lắp đặt máy móc bị giới hạn thời gian, bạn nên lựa chọn những suppliers đã làm quen việc, đảm bảo tiến độ set up.

Quan trọng không kém, đó là đội ngũ các người làm chương trình, từ Agency cho đến các nhân viên được phân công phụ trách thực hiện và hỗ trợ Agency đều nắm được tinh thần của chương trình, nhiệm vụ của từng người để đảm bảo chương trinh đi từ bắt đầu đến kết thúc 1 cách liền mạch.

Tất cả các điều này cần được thể hiện một cách cụ thể qua kịch bản chương trình với những phân công nhân sự phù hợp, hiệu quả. Kịch bản chương trình tốt sẽ quyết định sự thành công của chương trình.