Effective Telephoning

Sắp tới, mình phải thuyết trình anh văn về đề tài "Effective Telephoning" (Phương pháp nói chuyện địên thoại hiệu quả) Mình biết rất mơ hồ về đề tài này. Bạn nào từng biết về chủ đề này thì chỉ giúp mình với. Tuy nhiên, vì là bài thuyết trình nên cần phải có dàn ý rõ ràng, các ý chính và các ý con. Nếu được vậy càng tốt. Mong được các bạn giúp đỡ. Cảm ơn các bạn rất nhiều.

Nhớ mình học cuốn Communicating in Biz cũng có chương nói về vụ Tel này....
Nếu như bạn cần nó trong vòng 1 tuần tôi có thể photo gửi cho bạn,không thì bạn cứ thử search trong google hay yahoo rồi thắc mắc đến đâu hỏi đến đấy,bạn bảo người ta giúp bạn toàn bộ thì e rằng không thể được.

Không phải, mình chỉ nhờ các bạn giúp giùm cái dàn ý thôi. Ví dụ trong bài "Effective Telephoning" thì nên có những ý chính, và những ý con như thế nào, còn phần triển khai chi tiết mình sẽ tự làm. Còn nếu các bạn vốn có sẵn 1 bài mẫu thì càng tốt thôi. Các bạn dành chút thời gian giúp mình là qúy lắm rồi, mình đâu dám đòi hỏi nhiều.

Hey everyone!
tui la linh moi trong forum cua chung ta. Tui co mot giao trình day Telephone in daily life cua Natasha Cooper, co ca 2 CD kem theo. Co the se giup gi do. Neu ban can co the mail cho tui ve mr_badguy2008@yahoo.com. good luck!

Có nhiều cách để trình bày 1 bài luận trước lớp và cách giản đơn nhất là bạn thực hiện theo quy trình: giới thiệu, trình bày nội dung chính và tóm gọn vấn đề.Do bạn không nói bạn đang theo học giáo trình nào,và bạn phải trình bày 1 bài luận trong bao nhiêu lâu nên tôi mạo muội đưa ra dàn ý sau,mong là có thể phần nào giúp bạn.
1.Introducing:
Nếu bạn chỉ nói đơn giản rằng điện thoại là 1 phương tiện liên lạc trong đời sống hiện tại thì cho dù bạn có nói nhiều và giải thích nhiều thì mọi người chưa chắc đã và đang lắng nghe bạn nói chứ đừng bảo là hiểu.Cách tốt nhất là bạn nên bắt đầu bằng 1 cuộc gọi điện thoại.
Ví dụ: Đến giờ bạn phải trình bày,bạn đứng lên,lấy điện thoại trong túi ra và gọi cho 1 người trong lớp.Dĩ nhiên, trước hành động quái đản và hơi ?ochảnh? ấy của bạn,cả lớp sẽ chú ý và cho dù bạn đang nói nhăng nói cuội gì trong điện thoại cũng không quan trọng.Theo tôi,bạn nên chọn 1 người có khả năng nghe nói ở mức trung bình để gọi cho họ. Để làm được điều này,bạn phải đi hỏi thăm số điện thoại của người đó và chắc chắn rằng hôm ấy người đó sẽ đi học.Trước đó xi-nhan với người ngồi kế bên người đó rằng khi nghe chuông reng,người đó sẽ không cần phải ra khỏi lớp nghe mà cứ mạnh dạn nói.Không nên nói người đó biết trước để có sự chuẩn bị về mặt tâm lý thì như thế bài luận của bạn sẽ mất đi tính tự nhiên,và cũng chẳng thể giúp bạn trong việc thiết lập nên cái gọi là ?oeffective telephoning? cho phần trình bày chính.
Nói gì trong cuộc gọi điện thoại đó?
-Tất nhiên bạn là người gọi thì người ta sẽ bắt máy,và sau khi nghe tiếng Hello ở bên kia,bạn sẽ nói: hello,it?Ts (tên của bạn) calling.Well,?r u free on Saturday evening?...(ví dụ thôi,nói gì là tuỳ bạn).
-Phải có câu để preclosing,có thể nói rằng ?obây giờ bạn phải đi rồi/I have to go now?,hoặc confirm lại thời gian và địa điểm nếu bạn gọi để thiết lập 1 cuộc hẹn.
-Chào tạm biệt.
Bạn thấy tôi nói nhiều vậy chứ trên thực tế chuyện này chỉ xảy ra trong vòng 1 đến 2 phút (bạn càng nói nhiều,bạn sẽ càng nói sai và làm cho người đó cảm thấy khó chịu.Chưa kể nó chỉ để dẫn dắt cho phần trình bày chính của bạn chứ không phải xảnh xẹ khoe điện thoại).
Gọi điện thoại xong, bạn làm gì?
Tiếp tục phần giới thiệu của bạn bằng câu:
?oGood morning everybody!? Hoặc ?oGood morning ladies and gentlemen!? nếu đó là buổi sáng,dĩ nhiên.
Và bạn dẫn chứng ra phần bạn đáng lẽ phải nói nếu không có cuộc gọi đó.Lưu ý các chi tiết không cần nói nhiều.Bạn có thể nói rằng ?oBạn thấy đấy (ý nói về cuộc gọi ban nãy), cuộc điện thoại vừa rồi chỉ là 1 trong những cuộc điện thoại rất bình thường trong cuộc sống/you see, it?Ts just one of a lot of telephone calls in life?.?.Bạn có thể đưa micro đến vài người trong lớp để hỏi: ?oBạn thường dùng điện thoại cho mục đích gì? / What do you usually use telephone for??
?(Lưu ý: ngắn gọn)
Kết luận phần mở đầu này.Ví dụ: điện thoại có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian trong việc chuyển tải thông tin nhưng nghe điện thoại cũng là 1 nghệ thuật và nghe/nói như thế nào cho hiệu quả lại không phải là 1 vấn đề dễ dàng. / Telephoning can help you to save time in transferring information but making a call is also an art and how to take it effective is not an easy question.

2.Telephoning:
Bạn cũng nên giới thiệu sơ lược về vấn đề này,và đến đây bạn nên kết hợp với sử dụng bảng học trong lớp.
A.Structure of a call:
a.Beginning:
-Introduce urself
-Get who u want
-Small talk
-State problem
b.Middle:
-Ask questions
-Get/give information
-Confirm information
c.End:
-Signal end
-Thank other person
-Small talk
-Refer to next contact
-Close call
-Check that there?Ts nothing else to say
(chuyển tiếp sang phần B bằng cách giới thiệu,tôi lấy ví dụ bài dưới đây,bạn có thể thay đổi nếu nó không phù hợp)
(Theo tôi thì 2 yếu tố chính để thiết lập 1 cuộc gọi điện thoại hiệu quả/2 factors to make a call effective là nói như thế nào khi bạn là người gọi đi/caller và khi bạn là người nhận điện thoại/receiver.Tất nhiên cũng có những vấn đề khi bạn sử dụng điện thoại như: cross-culture communication on the telephone,language,?nhưng nếu như bạn phối hợp nó trong cách trình bày 2 yếu tố thì tốt hơn.)
B.How to make a call?
a.Preparing to make a telephone call:
Khi bạn chuẩn bị gọi cho người ta,bạn cũng cần phải chuẩn bị 1 số thứ như:
-sổ ghi chép/Notesbook hoặc giấy viết/paper and pencil để take notes;
-mục đích của việc gọi điện thoại/purpose of making a call (phần này nếu như bạn có hỏi bạn bè lúc nãy ở mục Introducing,bạn có thể lặp lại và thêm thắt vài ý gì đó).
-kiểm tra thời gian cho phép của bạn,tức là thời gian tối đa để có thể nói chuyện điện thoại sao cho truyền tải được đầy đủ ý/check time available.
-kiểm tra thời gian bên người đó nếu ở 2 quốc gia khác nhau,bạn không thể gọi lúc 2 giờ trưa từ Vn sang Mỹ vì giờ đó người ta đang ngủ chẳng hạn.
-giọng nói của bạn (voice):speed/clarity/volume
-thái độ của bạn (ur attitude),người ta sẽ chẳng mong đợi nghe 1 cuộc gọi mà người gọi đến nói chuyện cộc lốc, đúng không?
-dự đoán (prediction): What do you expect the other person to say/to ask you?How will u respond?)
-?.(nếu bạn tìm ra được ý gì nữa thì cứ bổ sung hen,tui?bí roài)
b.When u r making a telephoning: (theo thứ tự/in order)
@Giới thiệu về bạn/Introducing urself:
-Good morning,?(ur name).
-Hello,this is ?from?
-Hello,my name?Ts ?calling from?.
?.(thêm nữa được không?)
@Nói bạn muốn gặp ai/Saying who you want to meet:
-I?Td like to speak to?,please.
-Could I have the?.Derpartment,please (in case you r calling to a company,a University,for example)
-Is?there,please.
?
@Nếu như người bạn gọi không có ở đó thì bạn phải nói như thế nào?(if that person is not available,what will you say?)
-Can/May I leave him/her a message?
-Please ask him/her to call me at?
-Please tell him/her?
-Offering to speak to someone else/Đề nghị nói với 1 ai khác.(Chuyện này hoàn toàn có thể xảy ra nếu như bạn gọi đến 1 công ty nào đó,và sẽ rất khó xảy ra nếu bạn gọi cho người yêu,he he).
@Nếu người bạn gọi có ở đó: (if that person is speaking/available)
Show ur purpose/Nói rõ mục đích của bạn (phần này bạn đã chuẩn bị).
-I?Tm calling to?.
-I?Td like to?
-I need some information about?
-Listen,?
Making a small talk if possible (cái này chỉ thường là kéo dài cuộc trò chuyện và lắm lúc biến thành buôn dưa,nhưng bù lại nó có thể làm cho mối quan hệ tốt đẹp hơn).Cái này thì tuỳ thuộc vào mối quan hệ giữa 2 người để nói ra,chứ chẳng theo 1 cấu trúc nào cả?(depends on the relationship,it?Ts not forced to follow any structure).
@Xác nhận thông tin: (Confirming information)
-So?
-Can I check that?You said?
-To confirm that?
-Can you/ Can I confirm that by fax?
?
@Chuẩn bị kết thúc cuộc gọi: (preclosing)
-Well,it''s time to go now.
-It was nice to talk with you.
...
@Kết thúc cuộc gọi (Ending a call):
-Ok,I think that?Ts all.
-Thanks very much for your help.
-Please call if you need anything else.
-I look forward to seeing you/ur call/ur letter/ur fax/our meeting.
-Goodbye and thanks.
-Bye.
C.How to receive a call?
a.Nếu bạn không phải là người mà người gọi muốn gặp (If you are not the person whom the caller wants to talk to):
@Saying someone is not available:
-I?Tm sorry he/she?Ts not available.
-Sorry,he/she?Ts away/not in/in a meeting/at school?
?
@Offering to take a message:
-Could you give her/him a message?
-Can I take a message?
-Would you like to leave a message?
-If you give me ur number,I?T?T ask her/him to call you later
?
@Offering to help in other ways:
-Can anyone else help you?
-Can I help you perhaps?
-Would you like to speak to her assistant/Mom/sister??
-Shall I ask her/him to call you back?
?
b.Nếu bạn là người mà người gọi cần gặp (If you are the person whom the caller wants to talk to):
@Greeting:
-Hello!
-Good morning/afternoon/..,(caller''s name).
-Oh,good to hear from you again.
-Long time no see.
@Exchanging informationdepends on the purpose of caller)
@Ending a call:
-Thanks for calling me.
-It was nice to talk with you.
-Goodbye,(caller''s name).
D.Problem in a call:
Phần này thì bạn phải....tự làm.Tôi chỉ có thể gợi ý như: khi nghe không rõ,người ta nên đề nghị như thế nào để được lặp lại/asking for repetition (excuse me/sorry,I didn''t catch ur name...;I beg ur pardon,could you speak louder?;...).Rồi nói như thế nào để phản ứng lại với người ta rằng bạn đã biết/hiểu/Acknowledgeing repetition (Ok,I''ve got that now;I see,thanks;...).Khi gặp phải những người nói chuyện cộc lốc,bạn nên phản ứng thế nào,v.v ....Do phần trình bày ở trên đã quá dài và...lười,nên tôi...giao phần này cho bạn(Vả lại,tôi cũng chẳng biết bạn sẽ nói trong bao lâu)
3.Concluding:
Bạn trình bày đã đời rồi cũng phải kết thúc dù nó chỉ là vài câu thôi.Bạn có thể rút gọn lại những phần mình đã nói,hoặc không thì cứ nói thế này:''That''s it what I wanna show you in effective telephoning,any question,please?''

Cảm ơn bạn JoannaFalconer nhiều, vì bạn đã dành nhiều thời gian qúy báu giúp mình. Bài viết của bạn sẽ mang lại nhiều thuận lợi hơn cho mình trong lúc thực hiện. Một lần nữa, cảm ơn bạn nhiều nhé.

Ah, cho mình hỏi thêm cái nữa: Đó là phần:
"The reason why you have effective telephoning"
Mình có 2 ý là:
- Express yourself professional
- Building a good relationship with everybody
Nhưng thấy hình như chưa đủ, bạn nào biết thì chỉ thêm giúp mình với. thanks