GIẢI PHÁP QUẢN LÝ KIỂM SOÁT RA VÀO KHÁCH MỜI SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP

Cụm từ “chuyên nghiệp” thường được các tổ chức — doanh nghiệp trong các lĩnh vực khác nhau nhắc đến như một tiêu chí thành công của quá trình phát triển. Đặc biệt đối với các đơn vị trong lĩnh vực tổ chức sự kiện thì “tính chuyên nghiệp” được coi là lợi thế cạnh tranh hàng đầu trên thị trường hiện nay. Tuy nhiên để đạt đến sự chuyên nghiệp trong các hoạt động tổ chức sự kiện, ngoài kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn các nhà tổ chức còn cần phải có thêm các công cụ hỗ trợ nhằm đảm bảo sự kiện do mình tổ chức được diễn ra suôn sẻ, đạt hiệu quả và hiệu ứng tốt nhất như Kế hoạch tổ chức, sắp xếp — bố trí không gian, hiệu ứng âm thanh ánh sáng, hậu cần… và quan trọng hơn cả là khâu kiểm soát ra vào, tiếp đón và quản lý khách mời.

Một sự kiện thành công phải là một sự kiện giữ được chân khách mời từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc, và một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì cần phải “kiểm soát” được thái độ và sự quan tâm của khách hàng đến các hoạt động do mình tổ chức: khách mời thích chủ đề nào nhất, họ ở lại sự kiện bao lâu; họ có tập trung vào sự kiện hay họ thường xao nhãng bằng các hoạt động xen ngang khác… Một bài toán không dễ cho các nhà tổ chức trong việc quản lý hành vi của người tham gia để từ đó có một báo cáo toàn diện và đẩy đủ về chất lượng của sự kiện.

Để giúp các đơn vị tổ chức sự kiện giải bài toán này, MK Group đã xây dựng Giải pháp quản lý và kiểm soát ra vào khách mời– EVENT VISITOR MANAGEMENT thông qua việc phân tích kỹ lưỡng các yêu cầu của hoạt động quản lý khách tham gia trong sự kiện. Với công cụ EVENT VISITOR MANAGEMENT, các nhà tổ chức sự kiện sẽ có thể dễ dàng:
> Phân loại — Quản lý khách mời: theo vai trò, theo hoạt động đăng ký tham gia, theo khu vực hạn chế
> Kiểm soát hành vi — sở thích của khách mời
> Kiểm soát từng khung thời lượng tham gia sự kiện riêng biệt của khách mời
> Thu thập đầy đủ cơ sở dữ liệu khách mời
> Dễ dàng tổng hợp & xuất báo cáo dữ liệu khách mời

Không đòi hỏi các trang thiết bị hoặc giao diện quản lý phức tạp, giải pháp VISITOR MANAGEMENT hết sức thân thiện và dễ dàng triển khai bởi sự linh hoạt và thân thiện cho người sử dụng. Tùy theo không gian và tiêu chỉ quản lý khách mời của sự kiện, các nhà tổ chức chỉ cần thực hiện 03 bước sau:

Bước 1: Tập hợp và phân loại khách mời theo dữ liệu đã có
Bước 2: Thiết lập các khu vực hoặc chủ đề sự kiện cần kiểm soát
Bước 3: Triển khai giải pháp quản lý và kiểm soát ra vào khách mời — EVENT VISITOR MANAGEMENT:

- Phát hành Thẻ khách mời theo thiết kế và thông tin hiển thị tùy chọn: Ảnh, họ tên, chức danh, tổ chức…
+ Phát hành sẵn: Dựa vào dữ liệu đã có để in sẵn thẻ khách mời và trả khách tương ứng khi đăng ký
+ Phát hành tại chỗ: Trang bị thêm máy in thẻ nhựa để in và trả thẻ tại chỗ cho khách mời khi đăng ký mực in thẻ từ tiêu hao
- Lắp đặt một đầu đọc thẻ từ & một máy tính xách tay tại các khu vực cần quản lý đặc biệt
- Cài đặt phần mềm VISITOR MANAGERMENT với giao diện hiện thị tùy chọn.
- Bố trí nhân sự thực hiện.

Với giải pháp VISITOR MANAGEMENT, nhà tổ chức sự kiện dễ dàng theo dõi được quá trình tham gia sự kiện của khách mời: sự kiện nào giữ chân khách mời tốt nhất, sự kiện nào khiến khách hàng chú ý nhất, tần suất cắt ngang sự kiện (nếu có) của khách hàng là bao nhiêu lần… Bên cạnh đó, thay vì phát hành thẻ giấy cho khách mời đeo trong sự kiện thì chiếc thẻ nhựa với các thiết kế và thông tin hiển thị chắc chắn sẽ giúp nâng cao chất lượng hình ảnh của sự kiện và tăng việc ghi nhớ về sự kiện hoặc đơn vị tổ chức đối với khác mời thông qua hoạt động lưu giữ thẻ với những chiếc thẻ có thiết kế đẹp hoặc ấn tượng.

Bằng kinh nghiệm và chất lượng dịch vụ hàng đầu trong việc xây dựng và triển khai các giải pháp phát hành — quản lý ứng dụng Thẻ, MK Group cam kết sự thành công và tính chuyên nghiệp của mỗi sự kiện khi triển khai giải pháp quản lý và kiểm soát ra vào khách mời — EVENT VISITOR MANAGEMENT.