Hai hệ thống sổ sách kế toán trong doanh nghiệp - hậu quả khôn lường

Mặc dù, ai cũng biết duy trì hai hệ thống sổ kế toán là vi phạm Luật Kế Toán, nhưng đây là thực trạng phổ biến của các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam. Hầu hết bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có 2 hệ thống sổ sách: một để nội bộ doanh nghiệp kiểm tra (phản ánh đúng số lỗ- lãi). Hai là sổ để báo cáo cơ quan thuế, sổ này luôn ở dạng lãi ít hoặc lỗ”. Dưới đây Phần mềm kế toán LinkQ xin chia sẻ bản chất của việc sử dụng 2 hệ thống sổ sách kế toán trong doanh nghiệp cũng như những hậu quả khôn lường đối với doanh nghiệp và cả nhân viên kế toán.

​

Tùy từng mục đích sử dụng, doanh nghiệp sẽ “chế biến” số liệu trên các báo cáo dùng cho các cơ quan khác nhau như thanh tra, thuế, ngân hàng. Một phần do thiếu lợi thế cạnh tranh về nguồn vốn, quy mô, chất lượng, giá cả so với các công ty lớn, các công ty vừa và nhỏ sử dụng trốn thuế như là một trong những vũ khí cạnh trạnh để tồn tại và tích lũy để phát triển, hoặc để ngân hàng tin tưởng cấp vốn, báo cáo của doanh nghiệp lúc nào cũng phải “đẹp” như có lãi, khả năng thanh toán tốt, không có nợ đọng...

Tuy nhiên việc duy trì hai hệ thống sổ kế toán là không hề đơn giản và thực sự là một thách thức lớn đối với kế toán viên, nhất là kế toán mới vào nghề.
Chủ doanh nghiệp yêu cầu kế toán duy hai bộ sổ: sổ quản trị nội bộ, sổ thuế là nhằm trốn thuế.
Đây là một vấn đề hết sức khó khăn cho những người hành nghề kế toán khi đứng trước các câu hỏi như: có chấp nhận yêu cầu của cấp trên không? nếu không chấp nhận thì sẽ bị mất việc, nếu chấp nhận thì phải chịu rủi ro pháp lý.
Làm hai hệ thống sổ sách như thế nào? Không có trường lớp chính thức nào cho phép dạy kỹ thuật sử dụng hai bộ sổ trong một doanh nghiệp. Tất cả có thể đúc kết được từ kinh nghiệm lâu năm làm việc, học hỏi qua bạn bè, đồng nghiệp,

Việc sử dụng hai hệ thống sổ sách kế toán phải đối mặt với hậu quả khôn lường cho cả doanh nghiệp và nhân viên kế toán:

Đối với doanh nghiệp:
- Có thể bị phát hiện với số tiền phạt và truy thu lớn trong tương lai, dẫn đến tình trạng lãi giả ( khi chưa bị phát hiện), lỗ thật (sau khi bị phát hiện bị truy thu và phạt chậm nộp thuế), bị truy tố theo luật.
- Việc trốn thuế thường tạo ra văn hóa không tuân thủ các chính sách, thủ tục quản lý, tạo văn hóa không minh bạch trong nội bộ công ty, dẫn đến các hành vi gian lận trong nội bộ của các cán bộ quản lý cao cấp gây thiệt hại cho chủ doanh nghiệp và nhà đầu tư.
- Đề cao lợi ích ngắn hạn, lợi ích cá nhân, không chia sẻ với đồng nghiệp các thông tin, kinh nghiệm làm việc, thái độ nghi kỵ, cảnh giác, e sợ bị tố giác, không hỗ trợ trong công việc, v.v…
- Không có uy tín đối với các nhà đầu tư và các đối tác: ngân hàng, nhà cung cấp, khách hàng do bị đánh giá mức tín nhiệm thấp do rủi ro pháp lý cao.
- Khó khăn trong việc huy động vốn xã hội thông qua phát hành cổ phiếu, trái phiếu, vay ngân hàng do mâu thuẫn số liệu khi giữa các báo cáo quản trị nội bộ và báo cáo kê khai, thanh quyết toán thuế.
- Khó khăn trong tổ chức nhân sự do nhân sự kế toán thường xuyên bỏ việc để thoát khỏi tình huống khi đánh giá rủi ro nguy cơ bị phát hiện cao
- Khó khăn trong tuyển dụng nhân sự kế toán giỏi về quản trị, chuyên môn cao

Đối với nhân viên kế toán: Người mới vào nghề dễ dàng chấp nhận yêu cầu này của cấp trên, ngoài việc mong muốn có việc làm thì còn do chưa hình dung hết được hậu quả của việc mình làm.
- Người làm lâu năm trong nghề thì thường xuyên phải tìm cách thoát khỏi hậu quả bằng cách thường xuyên thay đổi công việc.
- Tâm lý bất an do lo sợ bị phát hiện
- Áp lực công việc do phải làm khối lượng sổ sách gấp đôi, đối phó, mâu thuẫn số liệu giữa các báo cáo, áp lực thường xuyên làm thêm giờ, không nghỉ lễ, nếu không cân bằng tốt có thể ảnh hưởng đến cuộc sống gia đình
- Các hậu quả của việc vi phạm pháp luật
- Các hậu quả của việc vi phạm đạo đức nghề nghiệp: bị rút phép hành nghề nếu hiệp hội nghề có thông tin vi phạm của hội viên.

Như vậy để tránh gặp phải những hậu quả nặng nề như trên, Doanh nghiệp nên sử dụng duy nhất một hệ thống sổ sách kế toán cho cả kiểm tra nội bộ và báo cáo cơ quan thuế, Một việc làm rất cần thiết nữa là doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm vào công tác kế toán, lập sổ sách kế toán. Một Phần mềm kế toán doanh nghiệp sẽ giúp cho bộ máy kế toán hoạt động trơn tru và suôn sẻ hơn, giảm bớt tối đa khối lượng công việc cũng như các sai sót cho nhân viên kế toán.