Hệ thống tổng đài ảo là gì? Bạn nên lưu ý những vấn đề gì khi dùng?

Bên cạnh việc sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại IP thì hiện nay cũng có một số tổ chức sử dụng hệ thống tổng đài ảo. So với việc dùng tổng đài IP thì khi sử dụng tổng đài ảo công ty của bạn sẽ nhận được nhiều lợi ích hơn. Ngoài việc điều này không những giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm được một khoản chi phí mà còn đem đến cảm giác thoải mái hài lòng cho khách hàng khi tìm đến công ty của bạn.

tong dai panasonic kx-tes824

Vậy tại sao doanh nghiệp của bạn nên dùng hệ thống tổng đài ảo? Để trả lời được câu hỏi này bạn có thể tham khảo một số thông tin mà chúng tôi đưa ra dưới đây.

Tìm hiểu hệ thống tổng đài ảo

Khi sử dụng hệ thống tổng đài ảo nó sẽ đem lại nhiều ưu việt cho công ty của bạn hơn so với sử dụng hệ thống tổng đài bình thường. Thay vì phải cho nhân viên tổng đài phải làm việc tại văn phòng thì khi sử dụng hệ thống tổng đài ảo nhân viên tổng đài có thể làm việc tại bất cứ nơi nào.

Thay vì bạn phải dùng văn phòng và thiết bị phần cứng để kết nối thì tổng đài ảo không cần điều này, nó có thể giúp đỡ bạn tiết kiệm được một khoảng chi phí tương đối lớn. Nhân viên của bạn chỉ việc đăng nhập vào phần mềm tổng đài online của công ty để làm việc.

Tổng đài ảo hoạt động theo nguyên tắc nào?

Tổng đài này có một điểm tốt là bạn không cần sử dụng điện thoại bàn, hoặc tới văn phòng để làm việc bạn chỉ cần ngồi tại bất kì nơi đâu sau đó đăng nhập vào phần mềm online trên máy tính hay điện thoại thì bạn có thể nghe và gọi cho khách hàng. Tất cả nhân viên của tổng đài sử dụng một đầu số và bạn có thể nghe và gọi cùng lúc vô số cuộc gọi.

Để sử dụng được tổng đài này bạn phải đăng ký đầu số SIP bởi tổng đài này dùng Internet, truyền âm thanh qua mạng. Khi dùng tổng đài này bạn có thể gọi và nhận cùng một lúc vô số những cuộc gọi trên nhiều số khác nhau. Và cước phí cũng hoàn toàn như cước phí cuộc gọi thông thường.

dien thoai ip grandstream

Thay vì phải sử dụng hệ thống thổng đài thông thường bạn cần đi dây điện thoại thì khi có sự xuất hiện của tổng đài ảo bạn chỉ cần sử dụng ứng dụng tổng đài ảo trên máy tính, di động để chăm sóc khách hàng hoặc là sử dụng điện thoại IP với dây mạng Lan. Như vậy, nhân viên không cần tới văn phòng vẫn có thể sử dụng số điện thoại doanh nghiệp để chăm sóc khách hàng.