HƯỚNG DẪN THỦ TỤC, HỒ SƠ THANH TOÁN TẠM ỨNG, HOÀN ỨNG

1. Nguyên tắc quản lý tạm ứng

• Khoản tạm ứng là 1 khoản tiền hoặc vật tư do doanh Công ty dịch vụ kế toán nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ cung ứng, marketing hoặc giải quyết một công việc nào đấy được phê duyệt. Người nhận tạm ứng bắt buộc là người lao động khiến cho việc tại công ty. Đối mang người nhận tạm ứng thường xuyên (Thuộc những bộ phận phân phối vật tư, quản trị, hành chính) buộc phải được Giám đốc chỉ định bằng văn bản.

• Người nhận tạm ứng (Có tư cách cá nhân hay tập thể) buộc phải chịu Dịch vụ kế toán trách nhiệm mang công ty về số đã nhận tạm ứng và chỉ được dùng tạm ứng theo đúng mực đích và nội dung công việc đã được phê duyệt. ví như số tiền nhận tạm ứng không tiêu dùng hoặc ko dùng hết bắt buộc nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng ko được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác tiêu dùng.

• lúc hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (Kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán mọi, dứt điểm (Theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng sở hữu số đã sử dụng (nếu có). Khoản tạm ứng dùng không hết trường hợp không nộp lại quỹ thì tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. nếu chi quá số nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số còn thiếu.
• buộc phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được Dịch vụ kế toán thuế nhận tạm ứng kỳ sau.
• Kế toán bắt buộc mở sổ kế toán khía cạnh theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép hầu hết tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.

2. Thủ tục và chứng từ tạm ứng

2.1. Tạm ứng đi công tác phí

Hồ sơ tạm ứng ban đầu

• Đề xuất công tác
• Dự toán chi cho đoàn công tác
• Quyết định của giám đốc điều cử đi công tác
• Lịch trình công tác;
• Phiếu báo giá vé máy bay kèm theo hồ sơ đặt Dịch vụ kế toán thuế trọn gói chỗ của hãng hàng không (đối tượng được thanh toán vé máy bay);
• Giấy mời có liên quan tới giá thành tài chính (nếu có).

Đơn vị bộ phận lập kế hoạch công tác: nơi đi, nơi bắt buộc tới, bao nhiêu ngày,

• yêu cầu tạm ứng tiền đi công tác, ghi hầu hết, rõ ràng Dịch vụ báo cáo thuế số tiền nên tạm ứng, nội dung phải tạm ứng, ngày hoàn ứng lại cho Công ty… trình cấp mang thẩm quyền phê duyệt theo quy định;
• Sau lúc được duyệt, Phòng TC – KT lập phiếu Dịch vụ kê khai thuế hàng tháng chi tiền (theo cái số: 02-TT) cho người yêu cầu thanh toán, thủ qũy chi tiền, người nhận tiền buộc phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ.

2.2 Tạm ứng cho nhân viên sắm hàng hoá vật tư

Thủ tục ban đầu

• yêu cầu mua hàng hoá , vật tư ghi rõ mặt hàng, đơn Dịch vụ dọn dẹp sổ sách kế toán giá, số lượng cần mua có phê duyệt của cấp sở hữu thẩm quyền;
• Hợp đồng hoặc Báo giá.