Kinh nghiệm cắt giảm chi phí khi vận chuyển hàng hóa cho doanh nghiệp

Chi phí vận chuyển hàng hóa là một trong khoản chi phí lớn nhất đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ, là chủ công ty bạn phải tìm cách để giảm thiểu chi phí này.

Fred DuBois người sáng lập của công ty Laptop Battery Express có trụ sở tại Cleveland đã cố gắng để cắt giảm các khoản phí vận chuyển hàng hóa cho công ty mình kể từ khi thành lập hồi năm 2007. Dịch vụ giao hàng miễn phí cho khoảng 50 đơn hàng pin mỗi ngày tiêu tốn của DuBois đến 500 USD. Ban đầu DuBois chỉ sử dụng duy nhất một hãng vận chuyển FedEx Ground, nhưng vào mùa hè năm 2012, ông nhận ra rằng việc đa dạng hóa hãng vận chuyển và sử dụng U.S. Postal Service sẽ giảm chi phí vận chuyển xuống một nửa. DuBois cho biết ông chỉ chuyển nửa đơn đặt hàng của mình qua FedEx còn một nửa ông chuyển qua U.S. Postal Service, và kết quả thu được là ông đã tiết kiệm được khoảng 250 USD mỗi ngày.

Doanh nghiệp của bạn cũng có thể tiết kiệm được nhiều như vậy, hãy lưu ý 10 cách để cắt giảm phí vận chuyển sau:

1. Sử dụng với nhiều hãng vận chuyển

Các công ty vận chuyển cung cấp bảng giá dựa theo khoảng cách và số lượng đơn hàng mỗi tháng của bạn: “Bạn vận chuyển càng nhiều thì mức giá càng thấp hơn. Nhưng các doanh nghiệp nhỏ thường không nhận ra rằng họ cũng có quyền đàm phán về giá vận chuyển” – theo Jack Mitchell, chủ tịch của PANCGroup, một công ty thẩm định bưu kiện và tư vấn đàm phán có trụ sở tại Boston. Nếu bạn vận chuyển một lượng lớn các gói hàng, hãy so sánh giá cả và cố gắng thuyết phục hãng vận chuyển để có mức giá thấp hơn. “Nếu Fed Ex biết UPS đang cạnh tranh để có được doanh nghiệp của bạn, bạn đang có lợi thế để đàm phán” – Mitchell cho biết.

2. Sử dụng dịch vụ đóng gói của hãng vận chuyển

Nếu sử dụng bao bì của riêng mình, bạn có thể phải đối mặt với “chi phí kích thước” tăng thêm nếu hộp đựng của bạn vượt quá kích thước quy định của hãng vận chuyển. Để tránh những phụ phí đó, hãy cân nhắc việc sử dụng bao bì đóng gói được cung cấp bởi hãng vận chuyển của bạn vì chúng không có chi phí kích thước. Ví dụ, bằng cách đặt chiếc hộp nặng 1 pound (khoảng 0.45 kg) vào một phong bì FedEx, DuBois đã cắt giảm chi phí vận chuyển của ông xuống 15%.

3. Cân nhắc hãng vận chuyển địa phương

“Các hãng vận chuyển này thường cung cấp những dịch vụ tương tự như FedEx hay UPS với chi phí thấp hơn” – theo Mitchell. Nhưng hãy lưu ý rằng mạng lưới phân phối của họ rất hạn chế. Bạn cũng có thể bị giảm khả năng thương lượng nếu để doanh nghiệp của mình hợp tác với quá nhiều hãng vận chuyển nhỏ.

4. Ký hợp đồng thường niên với hãng dịch vụ vận chuyển

Để giúp cắt giảm chi phí vận chuyển, hãy cân nhắc việc ký hợp đồng vận chuyển thường niên. Hãng vận chuyển có thể sẽ cung cấp cho bạn một tỷ lệ chiết khấu cao hơn bình thường. Ký hợp đồng vận chuyển có tác dụng tốt nhất khi bạn biết mình sẽ liên tục gửi đi các gói hàng hằng tháng. Đồng thời khi có phát sinh khiếu nại hoặc gặp vấn đề với đơn hàng bạn sẽ dễ dàng đòi bồi thường từ hãng vận chuyển hơn.

5. Tổng hợp tất cả các chi phí vận chuyển trước khi thanh toán

Các đơn hàng vận chuyển có thể sẽ được cộng thêm các khoản phụ phí như: phụ thu vượt cân, phụ thu lấy hàng khu vực ngoại thành, phụ thu bảo hiểm, phụ phí kiểm hàng … Trước khi tạo đơn hàng vận chuyển bạn hãy kiểm tra và tính toán lại thật kỹ các khoản chi phí này. Từ đó bạn có thể thương lượng với khách hàng của mình về mức phí họ phải chịu.