Kinh nghiệm xử lý các sự cố bất ngờ liên quan tới khách mời

Khách mời là một yếu tố quan trọng trong sự kiện. Sự xuất hiện của khách mời đôi khi quyết định sự thành bại của sự kiện đó, nhưng họ cũng là một trong những yếu tố gây rủi ro nếu bạn quản lý không tốt. Một vài trường hợp rắc rối thường gặp như khách mời quá ít hoặc quá đông so với dự kiến, khách mời uống quá nhiều trong buổi tiệc, nhiều khách mời phàn nàn về dịch vụ, có va chạm, bạo lực giữa các khách mời. Chúng tôi nêu một số hướng giải quyết cho các bạn tham khảo như sau:

Khách mời quá ít so với dự kiến

Nếu sự kiện mà bạn hiện tổ chức là một sự kiện mang tính chất cộng đồng, đối tượng khách mời tham gia từ nhiều nguồn khác nhau nên việc kiểm soát là vô cùng khó khăn thì biện pháp tốt nhất trong trường hợp này là mở cửa cho phép khách vào tự do với tất cả mọi người, ngoài ra là tiến hành huy động thêm lực lượng thực hiện thu hẹp không gian của sự kiện lại bằng cách căng dây để quây các phía xung quanh của khu vực chính lại sẽ tạo cảm giác số lượng khách mời nhiều hơn so với thực tế.

Còn đối với sự kiện là các buổi hội thảo, hội nghị nhưng có quá ít khách mời đến hoặc là do họ đi quá muộn so với kế hoạch đưa ra, hãy tiến hành ngay hoạt động liên kết lại khách hàng của bạn bằng cách điều động toàn bộ nhân viên gọi điện thoại nhắc nhở cho khách mời.

Khách mời quá đông so với dự kiến

So với lượng khách mời đến quá ít, việc khách mời kéo đến quá đông cũng là một rắc rối cần các nhà tổ chức sự kiện phải tiến hành giải quyết. Đầu tiên, để khắc phục tình trạng này là quản lý không cho thêm người vào bên trong tham gia sự kiện nữa bằng cách đóng mọi cửa ra vào. Với các sự kiện được tổ chức với có nhiều hoạt động, hãy thông tin với khách và phân luồng họ thành các nhóm nhỏ để tham dự các hoạt động của chương trình, tránh sự tập trung quá đông khiến ùn tắc ở khu vực chính. Cần có người chịu trách nhiệm điều phối thức ăn và đồ uống với những sự kiện có tiệc kèm theo để không xảy ra tình trạng thiếu đồ ăn và thức uống cho phần sau của buổi tiệc.

Còn lượng khách mời quá đông trong các sự kiện hội nghị sẽ dễ dàng xử lý hơn. Bạn có thể giải quyết vấn đề này đơn giản bằng cách yêu cầu sắp xếp thêm một vài chiếc bàn và ghế cũng như chuẩn bị thêm thức ăn cho lượng khách ngoài dự kiến, bởi vì lượng khách dôi ra này vẫn nằm trong khả năng kiểm soát của bạn với việc bạn mời họ qua thư mời hoặc thông báo,…

Nhiều khách mời phàn nàn về dịch vụ

Chất lượng dịch vụ là yếu tố sống còn mà bạn cần phải quan tâm. Nếu nhận được sự phàn nàn từ một người thì không có vấn đề gì nhưng với ba người có phàn nàn về chất lượng dịch vụ của bạn thì bạn cần thực sự nghiêm túc đánh giá lại vì thực sự dịch vụ của bạn đang có vấn đề.

Có thể là do dịch vụ quá tồi hoặc sự phục vụ của nhà hàng không tốt. Theo các kinh nghiệm tổ chức sự kiện, bạn nên xem xét lại dịch vụ đó do đơn vị bạn thuê hay do được đặt từ phía khách hàng. Nếu do khách hàng đặt thì bạn cũng không thể đổ lỗi cho họ mà nên có sự liên kết, phối hợp lại với nhau để cùng làm việc trực tiếp với nhà cung cấp hay nhà hàng để nhận được sự thay đổi từ họ và hưởng sự cung cấp dịch vụ tốt hơn.

Có va chạm, bạo lực giữa các khách mời

Đối với những sự kiện mang tính chất cộng đồng, số lượng khách mời thường rất lớn, để sự kiện được diễn ra tốt đẹp, bạn cần chuẩn bị tốt đội hình bảo vệ tốt nhất để phòng tránh những sự cố lộn xộn có thể xảy ra. Đối với những xô xát, mâu thuẫn hay sự bạo lực quá lớn vượt quá tầm kiểm soát của bạn, gọi điện cho cảnh sát đến để giúp trấn áp đám đông là giải pháp tốt nhất. Bên cạnh đó, bạn cũng cần huy động thêm đội ngũ bảo vệ của địa điểm có sự hỗ trợ để các tình huống quá khích được hạn chế không dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.

Công ty TCSK Kết Nối Việt chuyên cho thuê múa lân sư rồng, cho thuê nhóm múa lân tphcm, cho thuê múa lân khai trương; cho thuê bàn ghế, cho thuê ghế sự kiện, cho thuê bàn ghế tphcm, cho thuê bàn ghế hội nghị, cho thuê bàn ghế giá rẻ, cung cấp mc sự kiện...