LÀM EVENT SÂN CHƠI DÀNH CHO NHỮNG NGƯỜI KHÔNG NGẠI KHÓ

LÀM EVENT SÂN CHƠI DÀNH CHO NHỮNG NGƯỜI KHÔNG NGẠI KHÓ

Gần đây có một số bạn nói chuyện với tôi hỏi: Tôi rất thích làm event như bạn vì nó rất thú vị, vậy những yếu tố nào để trở thành một nhà tổ chức event chuyên nghiệp, những tố chất nào cần có để có thể sống chung với nghề? Để trả lời cho những câu hỏi này tôi xin trích dẫn một số bài viết trên cuốn marketing tháng 5 chuyên đề ?oEvent? để các bạn cùng tìm hiểu và hi vọng qua đây tôi sẽ có nhiều đồng nghiệp mới.

Quy trình thực hiện một event
Cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường khiến các công ty tổ chức sự kiện ngày càng nâng tầm quan trọng của chuyên nghiệp hoá. Ai cũng nói mình chuyên nghiệp. Chuyên nghiệp là phải làm được mọi thứ, từ thứ nhỏ nhất đến thứ lớn nhất như làm kế hoạch, gửi giấy mời như thế nào, trình bày màu sắc sao cho phù hợp công ty, sản phẩm, khách mời là ai, ăn gì, chỗ ngồi thế nào, khách quan trọng thì đứng ra làm sao, bảo vệ an toàn thế nào. Tóm lại, phải hoàn hảo trong từng chi tiết nhỏ.



Quản lý một sự kiện bao gồm quá trình hoạch định và kiểm soát về chi phí (cost), công việc (content) và rủi ro (risk) đi kèm với những ràng buộc về luật pháp (legal), văn hoá đạo đức (ethical) và những thay đổi không thể lường trước được ở bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp.



Một Event luôn phải trải qua những ?othủ tục?o cơ bản sau:



· Hình thành chủ đề theme) cho sự kiện: Chủ đề này sẽ bị ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choice), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (catering), hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).



· Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.



· Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận.



· Tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện: các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.



· Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)?



· Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.


Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức event là một công việc khó. Nó đòi hỏi các công ty phải thực sự tâm huyết với công việc mình đang làm. Hy vọng, với quy trình cụ thể những người làm event ở Việt Nam khi biết rằng mọi người sẽ hiểu và đồng cảm với các công ty của mình.





Đạo diễn Trần Cảnh Đôn, giám đốc công ty truyền thông Thằng Mõ chia sẻ những kinh nghiệm trong nghệ thuật hóa Event:



Việc áp dụng nghệ thuật, đặc biệt là điện ảnh vào quảng cáo đã được khai thác trong những năm gần đây, chủ yếu là các đoạn phim quảng cáo truyền hình (TVC) như Omo với câu chuyện Ngại gì vết bẩn, Nestle với sự sẵn sàng của thanh niên, Pond?Ts với sức mạnh tuổi trẻ? Còn trong lĩnh vực Event, việc áp dụng này vẫn còn khá mới mẻ và nhiều tiềm năng. Là một đạo diễn làm Event Đôn cũng rất muốn chuyển hoá những yếu tố này sao cho ăn ý và nhẹ nhàng nhất.



Có thể ví dụ về một event nhỏ, tổ chức một ngày ?oteam building?o cho toàn đội Rejoice vào trước ngày tung sản phẩm mới. Để lấy khí thế cho nhân viên sales P&G, Đôn xây dựng concept trên bối cảnh các chiến sĩ cùng hợp lực đánh thành Troy, vừa mang tính giải trí, vừa ngụ ý khá sâu sắc mà Đôn và các đồng sự đã cố gắng thể hiện bằng những kỹ xảo và những tình tiết mang tính nghệ thuật, để các bạn trong đội cảm nhận hào khí anh hùng và tự hào về những nỗ lực của đội trước ngày xông trận.



Khách hàng event luôn yêu cầu khách hàng mục tiêu của họ được tôn vinh. Vì vậy, để chuyển hoá thành nghệ thuật trong event; nó phụ thuộc rất nhiều vào cái tài của người ?otổng chỉ huy?o event được nghệ thuật hoá là am hiểu nhiều loại ngôn ngữ nghệ thuật; biết cân nhắc tỷ lệ của việc áp dụng, cuối cùng là thực hiện nó một cách trôi chảy và dĩ nhiên là khá tiết kiệm.

Event marketing: đúng lúc, đúng cách ​

Ngày nay, việc tổ chức những sự kiện đặc biệt (event) đã trở thành một trong những công cụ phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị. Cũng như những công cụ tiếp thị khác, mục đích của việc tổ chức một sự kiện là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty.
Thực tế cho thấy, nhiều công ty lớn đã dám bỏ ra hàng triệu USD mỗi năm để tổ chức các sự kiện và đã đạt được không ít thành công nhờ tăng được doanh số bán. Nhưng không phải lúc nào điều này cũng xảy ra. Để tổ chức một sự kiện thành công, bạn phải lựa chọn một thời điểm hoặc một lý do thích hợp. Ngoài ra, bạn cần phải lưu ý rằng, một sự kiện, dù lớn hay nhỏ, sẽ không có tác dụng nếu nó đứng một mình. Trong tiếp thị, bạn có thể sử dụng hình thức quảng cáo hay làm công tác đối ngoại (public relations - PR) mà không cần phải tổ chức một sự kiện. Nhưng để một sự kiện có tác dụng, bạn cần ... phải phối hợp cả quảng cáo và PR. Việc phối hợp ba công cụ này cũng khác nhau tuỳ theo mỗi loại sự kiện.

Khai trương.

Khai trương là một trong những lý do tốt nhất để tổ chức một sự kiện. Để có tác dụng tốt, bạn phải làm cho sự kiện này mang một nét đặc trưng riêng, nói lên được ngành nghề và chuyển tải được thông điệp mà bạn muốn nhắn gửi đển khách hàng, đó là: ?Chúng tôi đã có mặt. Chúng tôi khác với các đối thủ cạnh tranh, chúng tôi tối hơn các đối thủ cạnh tranh và chúng tôi đang sẵn sàng phục vụ bạn?. Bạn phải làm cho khách hàng có ấn tượng mới lạ và tốt đẹp về buỗi lễ khai trương.

Nên tránh đi vào lối mòn như nhất thiết phải có chạy thử máy (đối với việc khai trương nhà máy sản xuất), cắt băng khánh thành?Hãy nghĩ ra những cách làm sáng tạo. Chẳng hạn, nếu khai trương một cửa hàng bán đồ điện tử, bạn có thể dùng một bộ điều khiển từ xa để mở cửa vào giờ khai trương. Hay để cho buổi lễ khai trương thêm phần ấn tượng, bạn có thể thiết kế thiệp mời độc đáo, đăng tải tin trên báo chí, tổ chức các chương trình giải trí, biểu diễn, tặng quà cho những người đến dự. Ngoài ra, bạn cũng có thể nghĩ ra những cách để ghi nhớ và cảm ơn những khách hàng đầu tiên như gửi phiếu mua hàng miễn phí hoặc giảm giá, ghi lại tên và ngày sinh khách hàng để gửi thiệp chúc mừng sinh nhật.

Giới thiệu sản phẩm mới.

Những buổi giới thiệu sản phẩm mới thường được đi kèm với các chương trình giải trí, biểu diễn. Tuy nhiên, bạn không nên để những chương trình này kéo dài quá mức và làm cho khách hàng sao lãng với mục đích chính của bạn là giới thiệu sản phẩm/dịch vụ. Nói một cách khác, những chương trình giải trí và biểu diễn chỉ là những ?ochất xúc tác? còn sản phẩm/dịch vụ của công ty bạn vẫn là phần ?ocốt lõi?. Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý đến yếu tố không gian và thời gian khi tổ chức các buổi giới thiệu sản phẩm mới.

Các kỳ nghỉ, các ngày lễ

Những dịp lễ Giáng Sinh, năm mới hoặc khi hè về, thu sang, đông đến?đều là những dịp rất tốt để bạn tổ chức các sự kiện đặc biệt. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn phải xây dựng được những chương trình độc đáo nhưng không đi quá xa thông điệp mà bạn muốn gửi gắm đến khách hàng.

Sự xuất hiện của những người nổi tiếng.

Làm việc với những người nổi tiếng tuy khá phức tạp nhưng lại có tác dụng rất tốt đối với chương trình tiếp thị của bạn. Trước khi tiếp cận với các nhân vật nổi tiếng, điều quan trọng là cần phải nghiên cứu kỹ lịch trình làm việc và cá tính của họ xem có thích hợp với mục tiêu tiếp thị và hình ảnh của công ty bạn hay không. Nên đối xử với những người nổi tiếng theo một tác phong ?ochuyên nghiệp? và nên báo cho họ biết trước chương trình chi tiết. Khi mời những nhân vật nổi tiếng hợp tác, bạn cũng phải xác định xem đối tượng khách hàng mà bạn muốn thu hút là ai, bạn muốn đưa tin về sự kiện xuất hiện của các nhân vật này trên các phương tiện truyền thông nào và bạn muốn tạo ra ấn tượng lâu dài nào đối với khách hàng.

Đồng tài trợ

Để đạt được các mục tiêu tiếp thị của mình, bạn còn có thể tham gia tài trợ cho một sự kiện nào đó do các công ty khác tổ chức hoặc hợp tác với họ để tổ chức các chương trình từ thiện, chúc mừng sinh nhật của các doanh nghiệp khác, tài trợ cho các chương trình thi đấu thể thao, hội họp?Nhưng nên nhớ rằng, không phải chương trình nào cũng đều thích hợp cho tất cả các doanh nghiệp. Việc hợp tác tổ chức sự kiện phải tuỳ theo đặc điểm ngành nghề kinh doanh của công ty bạn và phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

Kỷ niệm thành lập

Đây là một sự kiện đặc biệt mà hầu hết các doanh nghiệp đều có thể tổ chức. Có một thâm niên hoạt động trong một ngành nghề nào đó là một điều đáng để doanh nghiệp tự hào và bạn nên tận dụng cơ hội này để củng cố sự ủng hộ, lòng trung thành của những khách hàng trong quá khứ và hiện tại. Buổi tiệc ?osinh nhật? cũng là dịp để bạn mời những khách hàng tiềm năng và xây dựng quan hệ với họ.

Tổ chức các trò chơi và các cuộc thi

Thực tế cho thấy, các trò chơi và các cuộc thi là những sự kiện gây được khá nhiều sự chú ý từ khách hàng. Tuy nhiên, những chương trình này chỉ có tác dụng tốt nếu nó được tổ chức và quản lý một cách hợp lý và nghiêm túc. Nghĩa là, bạn phải chứng minh được tính chuyên nghiệp trong việc tổ chức các trò chơi và các cuộc thi. Mọi người cần phải được thông báo, hướng dẫn rõ ràng về những thể lệ cuộc chơi như cách thức chọn lựa, đánh giá và trao giải thưởng. Và một điều quan trọng là nếu bạn đã hứa hẹn có những giải thưởng nào thi phải giữ đúng lời hứa.

Events ?" bùng nổ những dịch vụ ?oăn theo?

Tổ chức sự kiện (events) ngày nay nổi lên như một trào lưu, một phần tất yếu cho sự xuất hiện của một sản phẩm, một thương hiệu, một sự kiện... (có thể mới và cũng có thể đã cũ). Và mỗi doanh nghiệp nhìn nhận events như là một trong những việc cần làm nếu ngân sách cho phép. Từ sự bùng nổ của events, hàng loạt những dịch vụ khác cũng được ra đời như sân bãi, địa điểm tổ chức, hệ thống âm thanh, ánh sáng đến người dẫn chương trình (MC), ca sĩ, người mẫu... phục vụ cho nội dung ngày một phong phú của loại hoạt động này.
Events - ?ođất lành? của nghệ sĩ

Theo như ca sĩ Đức Tuấn đã từng tâm sự: ?oHát tại các chương trình hội nghị khách hàng rất đơn giản, số lượng người xem không nhiều, thế nhưng ca sĩ lại được cát-sê cao, cao gấp nhiều lần các chương trình ca nhạc lớn được quảng cáo rầm rộ?. Đúng thật như thế, với các ca sĩ hàng ?osao?, cát-sê vài chục triệu cho mỗi show ca nhạc thì tại các events, thu nhập có thể lên đến cả trăm triệu chỉ với 2 - 3 ca khúc. Có thể thấy, events của các công ty, doanh nghiệp đương nhiên trở thành ?omảnh đất? thứ hai rất màu mỡ (bên cạnh sân khấu ca nhạc truyền thống) cho hoạt động nghệ thuật của họ.

Từ hội nghị khách hàng, chương trình giới thiệu sản phẩm mới, lễ kỉ niệm thành lập, lễ ra mắt... đến hoạt động cộng đồng, các doanh nghiệp (mà cụ thể hơn là các công ty events được doanh nghiệp thuê tổ chức sự kiện) đều mời ca sĩ đến góp vui cho chương trình. Rồi thì, nếu đã có chương trình tất yếu phải có MC, từ ?othượng vàng? đến ?ohạ cám? đều có cả. Đó có thể là các MC sinh viên dẫn chương trình để kiếm thêm sinh hoạt phí đến MC chuyên nghiệp chuyên dẫn dắt chương trình trên các đài truyền hình đều có mặt tại các events. Bên cạnh đó, người mẫu cũng có nhiều ?ođất sống? hơn khi các events ra đời. Không kể các chương trình biểu diễn thời trang, giới thiệu sản phẩm mới của các công ty thời trang, may mặc, người mẫu còn tham gia ?olàm đẹp đội hình? cho doanh nghiệp như chào đón khách mời, đứng cạnh sản phẩm tôn vinh vẻ đẹp của sản phẩm, giới thiệu tính năng sản phẩm, diễn cùng sản phẩm...

Không chỉ ca sĩ, thu nhập của MC và người mẫu từ các events cũng cao hơn hẳn so với công việc truyền thống. Với những MC mới chập chững vào nghề cũng có thể kiếm được từ 200 - 500 ngàn đồng cho mỗi chương trình, còn những MC thuộc hàng ?osao? hiện nay, mức cat-sê dẫn chương trình cho 1 events đã vượt quá ngưỡng 10 triệu đồng. Người mẫu cũng thế, mức lương của 1 vedette (người mẫu hàng ?osao?) cũng từ 1 - 2 triệu đồng (đôi khi có thể hơn) cho một show diễn. Trung bình mỗi ngày có ít nhất 1 events được tổ chức, nhiều có thể không kể hết, đôi lúc các nghệ sĩ này phải chạy đến 2 - 3 show trong một ngày. Hơn thế, các chương trình này thông thường được diễn ra vào ban ngày nên họ không sợ mất show và lại có thêm một khoản thu nhập đáng kể.

Thế nhưng, mặt trái của hiện tượng này cũng là điều rất đáng suy nghĩ. Được biết đến như là nơi ?okiếm tiền? dễ chịu nhất và cũng sang trọng nhất do thường được tổ chức tại các khách sạn 4, 5 sao, các trung tâm mua sắm lớn... events được giới nghệ sĩ chào đón khá nhiệt tình. Tuy nhiên, khi đã đạt được thỏa thuận về giá cả, một số ca sĩ chỉ đến biểu diễn nhưng lại không biết sẽ tham gia vào chương trình gì, cho doanh nghiệp nào, ý nghĩa ra sao, họ hát những ca khúc quen thuộc như để làm tròn nhiệm vụ. ?oBi kịch? hơn là các MC đến dẫn chương trình nhưng lại chưa biết một tí gì về nội dung chương trình. Thông thường, doanh nghiệp sẽ gởi MC script (bài nói của MC) trước vài ngày để MC nghiên cứu, nhưng có thể quá chủ quan về chuyên môn, một số MC chỉ đọc trước vài giờ, đôi khi chỉ vài phút ngắn ngủi khi chương trình bắt đầu. Và kết quả là dẫn chương trình sau đó không ?oăn nhập? gì với nội dung khiến cho đơn vị tổ chức phải ?otoát mồ hôi?, khách mời thì tủm tỉm, doanh nghiệp thì bẽ mặt. Tệ hơn là do chạy sô quá nhiều chương trình (và cũng có thể do bệnh ?osao?), một số MC, ca sĩ, người mẫu,... thường sử dụng giờ ?odây thun? làm cho các đơn vị tổ chức sự kiện phải điêu đứng không biết phải ?ochắp vá? chương trình như thế nào.

?oLao đao? địa điểm tổ chức events

Và một trong những nỗi lo lớn khác của các đơn vị tổ chức sự kiện là địa điểm tổ chức. Hiện nay, có thể thấy thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội là hai nơi có số lượng events diễn ra nhiều nhất. Tuy nhiên, địa điểm tổ chức tại 2 thành phố này vẫn ?ovừa thừa, vừa thiếu?. Thừa vì nhà hàng, khách sạn, nhà thi đấu, câu lạc bộ, sân vận động... có rất nhiều, nhưng lại thiếu vì chưa phù hợp với yêu cầu chung của một events cần có.

Thông thường các events họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ ra mắt, lễ kỉ niệm... địa điểm được nhắc đến đầu tiên là các khách sạn cao cấp từ 4 đến 5 sao. Tuy nhiên, nếu số lượng khách mời tham dự tiệc lên đến 500 người thì chỉ có rất ít nơi có thể đáp ứng được như Equatorial, Sheraton và gần đây là Park Hyatt (Hồ Chí Minh), tại Hà Nội lại càng hiếm hoi hơn với Melia và Deawoo. Các khách sạn 5 sao nổi tiếng khác như New World, Legend, Caravelle, Sofitel, Omni... sức chứa chỉ từ 300 - 400 người. Với các địa điểm như sân vận động, câu lạc bộ, nhà thi đấu... phục vụ cho các events đại trà, chất lượng phục vụ thường không cao, đơn vị tổ chức sự kiện hầu như ít nhận được hợp tác từ các đơn vị cho thuê mặt bằng. Khi mật độ events ngày một nhiều, một số địa điểm còn tỏ ra ?obất cần? và ở những nơi này thường không tồn tại tiêu chí kinh doanh chung ?okhách hàng là thượng đế?. Những trường hợp chất lượng kém như hệ thống máy lạnh, ánh sáng chập chờn, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không đảm bảo, và tệ hơn là không cho thời gian dàn dựng và chạy thử chương trình (nếu muốn phải trả thêm tiền thuê địa điểm từ ½ đến bằng giá chính thức)... nhưng đơn vị tổ chức events vẫn phải ?ongậm bồ hòn làm ngọt? vì sợ không thể thuê vào những chương trình sau.

Một cái nhìn tổng thể về events trong thời điểm cuối tháng 12.2005 đầu tháng 1.2006 vừa qua cho thấy, đây là dịp cho những buổi lễ tổng kết cuối năm của các doanh nghiệp và địa điểm họ tìm đến chính là các khách sạn lớn. Lịch đăng ký phòng hội nghị tại các khách sạn dày đặc, một số doanh nghiệp sẵn sàng chi tiền tỉ vẫn khó có thể tìm được phòng lớn vào các ?ongày tốt?. Và thực tế tại những thời điểm này, điều dễ dàng nhận thấy ở thái độ của các khách sạn là ?okhông khoan nhượng?, khách hàng nào chi ly, cò kè sẽ nhận được những cái lắc đầu dứt khoát không một chút ngần ngại. Đây cũng chính là tình trạng chung và phổ biến vào những mùa events cao điểm.

Events bùng nổ, các dịch vụ đi kèm cũng bùng nổ, tuy nhiên thực tế hiện nay ?ocầu? chưa thể tìm được hướng đi chung với ?ocung?. Các đơn vị tổ chức sự kiện vẫn phải đau đầu vì việc thuê mướn các dịch vụ nhưng tất cả đều cùng chung một quan niệm ?ongười khác làm được, mình cũng phải làm được; người khác chịu được, mình cũng phải chịu được?!

Chuyện bên lề

Caravelle - Khách sạn tổ chức sự kiện tốt nhất thế giới

Năm 2005, Hiệp hội Khách sạn Thế giới (World Hotels) - hiệp hội dẫn đầu thế giới về kinh doanh, tiếp thị và phân phối khách sạn toàn cầu cho những khách sạn độc lập và tập đoàn khách sạn khu vực, đã bình chọn khách sạn đạt tiêu chuẩn 5 sao Caravelle là khách sạn tổ chức sự kiện tốt nhất thế giới ở khu vực châu Á. Cuộc bình chọn này dựa trên giải thưởng về dịch vụ MICE - loại hội nghị, hội họp và triển lãm kết hợp với du lịch. Được tiến hành trên 500 khách sạn thành viên của hiệp hội, cuộc bình chọn thông qua kết quả khảo sát những khách hàng đã lưu trú tại khách sạn về chất lượng tất cả các dịch vụ nói trên.

Khách sạn cao cấp ?okín lịch? dịp APEC
Các công ty du lịch và tổ chức sự kiện đã phải ?ođiêu đứng? khi từ tháng 2.2006, Sở Du lịch Hà Nội đã yêu cầu các khách sạn từ 3 sao trở lên không nhận khách đặt phòng trong dịp diễn ra hội nghị APEC. Việc dồn tất cả các khách sạn cao cấp phục vụ APEC khiến các công ty tổ chức sự kiện rơi vào tình trạng ?ođói địa điểm?. Ngoài việc nắm chắc chương trình hội nghị của APEC để tìm các khoảng trống, các công ty còn phải thường xuyên theo dõi, do hỏi tình hình phòng ốc, phải cực kỳ nhanh nhạy, khéo léo trong việc bố trí lịch cho các event, xem xét phòng nào thích hợp với dạng hội nghị nào. Những khách sạn lớn như Daewoo đã nhận được đơn đặt 300 phòng và dự kiến đón 400 khách của APEC; khách sạn Melia cũng sẽ sử dụng hết công suất 220 phòng để phục vụ trong dịp này.

Tổ chức sự kiện ?" 10 bí quyết thành công ​

Trung bình hàng năm các doanh nghiệp chi hơn 20 tỉ USD cho việc quảng bá sản phẩm và 15 tỉ USD vào hoạt động tổ chức các sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, giới thiệu và trưng bày sản phẩm... Tuy nhiên, hầu hết những người làm công tác tiếp thị đều không ý thức được một cách rõ ràng đâu là lợi ích mà khoản đầu tư đó mang lại.
Trên thực tế, việc kết hợp giữa một kế hoạch chu đáo, sự đánh giá các khoản đầu tư với mục tiêu chiến lược chính là giá trị lớn nhất mà khoản đầu tư này mang lại cho doanh nghiệp. Trước hết, bạn cần phải xem xét những nguyên tắc cơ bản có ảnh hưởng quyết định đến sự thành công của hoạt động tổ chức sự kiện, được trình bày một cách cô đọng trong 10 nguyên tắc như sau :

1. Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa Bán hàng và Hoạt động tiếp thị.

Tổ chức sự kiện là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông tin khách hàng (lead generation), quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu và thâm nhập thị trường. Trên thực tế, trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gần với hoạt động bán hàng của công ty. Có thể nói, nó cũng na ná như việc bán hàng kèm theo một mẩu quảng cáo và một chiến dịch PR. Nếu hiểu hoạt động tổ chức sự kiện chỉ đơn giản là ?obán hàng? hoặc ?otiếp thị? thì chúng ta đã bỏ sót những yếu tố quan trọng khác của nó.
2. Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp.
Hãy xem việc tổ chức sự kiện là một phần của chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường, bởi vì nếu chỉ được xem như một hoạt động phụ bổ sung vào chiến lược tiếp thị của công ty và mỗi năm chỉ ?olàm cho có?, nó sẽ nhanh chóng trở thành một khoản chi thay vì là vốn đầu tư. Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét chiến lược tiếp thị hỗn hợp mà công ty thực hiện hàng năm để điều chỉnh hoạt động tổ chức sự kiện này sao cho có thể mang lại hiệu quả cao nhất. Nhưng bạn cũng đừng quên một điều: tổ chức sự kiện không phải lúc nào cũng là một lực đẩy cần thiết và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty.
3. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu.
Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng. Đối với một cuộc triển lãm thương mại, cho dù quy mô của nó có ?otầm cỡ? đến đâu, bất kể bạn ra sức tạo ấn tượng như thế nào, nó cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng khách hàng mục tiêu. Do đó, khi chuẩn bị tổ chức một sự kiện, bạn hãy lên kế hoạch chi tiết cho những hoạt động của mình nhằm thu hút đúng đối tượng khách hàng cần hướng đến, đồng thời hạn chế những đối tượng không có nhiều tiềm năng để chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Bạn cần phải biết rõ khách hàng của mình là ai và những thông điệp gì bạn muốn truyền tải đến họ.
4. Đặt mục tiêu cụ thể.
Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc. Lĩnh vực tổ chức sự kiện thường không được chú trọng và đầu tư đúng mức, vì thế khó mà ?ocân đo? được những kết quả mà hoạt động này mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu không đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến. Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản nhưng rất cần thiết, vì chúng ta cần phải đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành.
5. Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng.
Chẳng hạn, một cuộc triển lãm hàng hoá sẽ không mấy hiệu quả trong việc khuếch trương danh tiếng của công ty. Nếu mục tiêu của bạn chỉ gói gọn trong việc xây dựng một danh sách khách hàng để có thể liên lạc với họ thường xuyên, thì các cuộc triển lãm như thế là một cách làm vừa tốn kém, vừa phô trương. Có những lựa chọn khác thuyết phục hơn trong số những công cụ tiếp thị mà không phải nhờ sự trợ giúp của bộ phận tổ chức sự kiện. Do đó, không có gì đáng ngại nếu đối thủ cạnh tranh dành ra nhiều ngân sách hơn, đầu tư nhiều hơn cho hoạt động tổ chức sự kiện so với công ty của bạn. Bạn chắc chắn sẽ đạt được những kết quả tốt hơn họ nhờ vào những sự kiện tập trung, có mục đích cụ thể với ngân sách vừa phải.

6. Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện thương mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày.
Tổ chức sự kiện chỉ là một phần rất nhỏ trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp. Một số công ty nghĩ rằng họ cần kéo dài thời gian tổ chức hoặc tham gia các cuộc triển lãm thương mại. Hãy luôn nhớ rằng, chúng ta đang quản lý một chiến dịch tiếp thị toàn diện, trong đó sự kiện thương mại chỉ là một phần công việc phải được thực hiện mà thôi.
7. Quảng bá sự kiện.
Không thể chỉ dựa vào việc điều hành, thực hiện một cuộc triển lãm sản phẩm mà doanh nghiệp có thể nắm bắt được tất cả các cơ hội tiềm năng. Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện có thể nói là việc cần thiết và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện đại, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia. Đối với những sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, bạn càng cần phải tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng rãi nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự.
8. Thiết lập và theo sát các mối liên hệ.
Nếu triển lãm thương mại đang diễn ra, bạn hãy dồn hết sự tập trung vào ?ochất lượng?, thay vì số lượng các lần gặp gỡ khách hàng. Sau khi kết thúc một sự kiện thương mại như thế, bạn phải theo sát các mối liên hệ đã tạo dựng được để có thể tạo ra lợi nhuận thực sự cho công ty. Việc này là cả một quá trình đòi hỏi sự tập trung và kiên nhẫn. Đừng tiếp tục, nếu công ty của bạn chưa chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó. Hãy làm việc này trước khi quyết định bỏ vốn để đầu tư vào việc tổ chức một sự kiện khác.

9. Nhân lực là yếu tố quan trọng.
Nếu như các sự kiện thương mại là phương tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt được mục tiêu quảng bá chính là chủ thể tham gia ở cả hai phía: người được truyền tải và người thực hiện việc truyền tải thông tin. Thành công sẽ nằm ở việc xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyết phục họ hưởng ứng bạn trong sự kiện thương mại đó. Đồng thời, việc tuyển chọn, huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu này cũng không kém phần quan trọng.
10. Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh.
Đừng quá chú trọng vào các tiểu tiết mà bỏ quên mục tiêu chính. Tổ chức thực hiện một sự kiện thương mại là một hoạt động cực kỳ phức tạp: nó phải vừa là một cuộc triển lãm hàng hoá hấp dẫn, thu hút, vừa phải tạo được tinh thần hiếu khách, đồng thời bảo đảm các yếu tố hậu cần cũng như vô số những công việc lặt vặt khác.Tuy nhiên, đó cũng chỉ là một yếu tố, một thành phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược.

em hỏi chút mong bác đừng cười.
- Định nghĩa Event và event organization
- Có bao nhiêu loại event và đặc điểm củ a từng loại event là gì.
Tạm thời em hỏi vậy thôi. Mong bác chỉ giáo. Vì gần đây em nghe người ta liên tục nhắc tới từ tổ chức sự kiện (event). Nhưng thực tình em không kiếm đâu ra mấy cái định nghĩa để hiểu cho thấu đáo. Và có những loại sự kiện nào thì lại càng mù mờ không hiểu.