Lưu ý khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Để một sự kiện thành công phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Trong đó có chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Vậy chúng ta cần lưu ý những gì ? Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện , tùy thuộc vào sự kiện ví dụ như lễ vinh danh, hội thảo thường hay tổ chức ở những trung tâm hội nghị hay các chương trình giao lưu hay các ngày lễ nên tìm một không gian khác ở ngoài trời. Vì vậy, những ý tưởng sáng tạo để việc lựa chọn địa điểm góp phần đáng kể vào việc tạo ấn tượng với khách tham dự.



Không giới hạn địa điểm: Khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện không nên giới hạn tạithuê phòng hội thảo, trung tâm hội nghị hoặc nhà hàng.Sự kiện rất đa dạng và phong phú.Có thể huy động các loại hình địa điểm khác nhau sao cho phù hợp với sự kiện được tổ chức. Loại địa điểm nào được chọn phải do nội dung và đặc điểm của loại sự kiện chi phối. Địa điểm tổ chức sự kiện phải tác động tích cực, hỗ trợ cho sự kiện thành công.


Tổ chức sự kiện tại nhà hàng: Tổ chức sự kiện tại nhà hàng chi phí sẽ thấp hơn nhiều so với tổ chức ở khách sạn hoặc trung tâm hội nghị.Người tổ chức sự kiện cần cùng với nhà hàng phải giải quyết một số vấn đề cùng với sự thỏa thuận chi phí giữa hai bên.


Nhà tổ chức sự kiện cần nghiên cứu trước những vấn đề cần đưa ra thương lượng ghi vào hợp đồng cùng chi phí phải chấp nhận. Có thể là những vấn đề cụ thể sau đây: Làm bảng ghi nhớ trong suốt tuần tổ chức sự kiện, In bảng hiệu “tiệc riêng” vào ngày tổ chức sự kiện, báo cho các khách sạn địa phương nhà hàng sẽ đóng cửa vào ngày này, phát các phiếu ăn miễn phí hoặc món khai vị cho sự kiện khi vào để thay lời cảm ơn đã đến dự, báo cho nhà hàng bên cạnh để họ chuẩn bị phục vụ số khách tăng thêm.


Ngoài thái độ và hành vi lịch sự, còn nhiều vấn đề khác cần chú ý khi tổ chức một sự kiện tại nhà hàng. Những vấn đề này không chỉ tác động vào doanh nghiệp, vào sự kiện mà còn tác động vào các tổ chức kinh tế, xã hội khác, nơi diễn ra sự kiện, đòi hỏi các người tổ chức sự kiện phải nhận thức và chủ động giải quyết. Điều kiện thời tiết : Luôn cân nhắc đến yếu tố thời tiết trước mỗi chương trình. Nếu bạn dự định tổ chức event trong mùa mưa hoặc những ngày lạnh thì event ngoài trời không phải là một ý tưởng hay, hãy cố gắng tìm kiếm địa điểm trong nhà nếu có thể nếu điều kiện tổ chức và chi phí cho phép.


Bãi đậu xe: Tình hình thiếu bãi đậu xe tại trung tâm thành phố vẫn luôn là vấn đề nan giải cho những người làm event chuyên nghiệp nhưng không bao giờ được bỏ qua yếu tố này khi chọn lựa địa điểm cho event. Nên ưu tiên chọn lựa những địa điểm có kèm dịch vụ giữ xe với sức chứa lớn, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách tham dự chương trình.


Nhất là đối với những sự kiện rất đông người, trong lúc khảo sát địa điểm, hãy chú ý khảo sát các bãi giữ xe khác ngoài bãi giữ xe chính phòng khi bãi này quá tải chúng ta sẽ hướng dẫn khách gửi tại các bãi sơ cua. Nếu Event mà bãi giữ xe không liền kề ngay với địa điểm thì bạn nên thỏa thuận để nhân viên bãi xe sẽ dẫn xe ra bãi giúp khách, nhiều vị khách sẽ rất bực mình nếu phải tự đem xe đi gởi và cuốc bộ hàng trăm mét để tới được địa điểm tổ chức.
VIETLINK chuyên: cho thuê múa lân khai trương - cho thuê bàn ghế hội nghị