Lưu ý khi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cho nội bộ công ty

Bạn không phải là một nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, nhưng ta thường xuyên buộc phải tổ chức những sự kiện cho doanh nghiệp, cho tổ chức của bạn. Vậy, làm làm sao để tự tổ chức tốt một sự kiện nội bộ mà không có sự tham gia của agency ?

Hẳn là có rất nhiều cá nhân đã từng làm qua một event mà không biết. Ví dụ, chúng ta tổ chức một buổi sinh nhật tại nhà và mời đồng chí đến tham dự - đó cũng là một event. doanh nghiệp chúng ta tổ chức một buổi team building và ta là cá nhân nhận nhiệm vụ lên kế hoạch và tổ chức trò chơi cho mọi cá nhân thì bạn đang thực hiện một sự kiện đấy, chỉ có điều, đó là một event quy mô nhỏ và trong nội bộ, bắt buộc nếu có sơ xuất nào thì mọi người cũng đơn giản bỏ qua hơn là việc một trung gian nào đó tổ chức và làm "bể show".

Để có thể tổ chức tốt một event, ngoài những điều chủ yếu chúng ta đã được học như lên ý tưởng, viết ke hoach to chuc su kien, dự trù chi phi to chuc su kien, điều tra địa điểm thì hãy cùng xem thêm một số phương pháp để tránh sai sót trong quá trình thực hiện.

​

1. Hãy tham khảo ý kiến của những cá nhân làm trước

Ví dụ, hàng năm doanh nghiệp ta đều tổ chức đi chơi lễ 2-9 và năm nay, thay do giao cho phòng Hành chính - nhân sự như mọi năm thì sếp lại giao cho phòng marketing hay Kinh doanh của bạn. Việc đầu tiên ta cần làm là cần sử dụng viết và sổ ghi chú lại các ý kiến mà cá nhân làm trước đưa ra (dự trù kinh phí ăn ở đi lại cho 30 người trong 3 ngày, các địa điểm đã đi rồi để không đề xuất lặp lại, những trò chơi cần lưu ý do những năm trước đem đến hiệu ứng không tốt, bố trí thời gian để khi đi chơi về mọi cá nhân không mệt và tiếp tục làm việc,...).

2. Hỏi nhiều năm kinh nghiệm từ những người có chuyên môn

Nếu chúng ta có bằng hữu làm trong nghề tổ chức event thì thật là lãng phí nếu chúng ta không tận dụng để hỏi họ về những ý nghĩ đó cũng như kinh nghiệm. Ví dụ với một buổi tiệc tổng kết cuối năm cho công ty bắt buộc một không khí ân cần và cởi mở, họ sẽ tư vấn cho ta làm ở đâu, những tiết mục nào cần có và không buộc phải có. Dường như, họ còn có thể cung cấp cho chúng ta một số nhà cung cấp giá rẻ mà phổ biến, nếu tự tìm chúng ta sẽ không thể có mức giá ấy.

3. nên nên có một sách lược chi tiết và dự trù kinh phí thật tỉ mỉ

Kể cả những cá nhân làm event chuyên nghiệp và có nhiều nhiều năm kinh nghiệm, thì sau khi lập chiến lược và được đối tác thông qua, thì họ cũng buộc phải dành rất nhiều thời gian để rà đi rà lại xem còn thiếu sót gì không, việc này cực kỳ quan trọng bởi chỉ cần một chút sơ xuất thì trong quá trình to chuc su kien đó sẽ bị ảnh hưởng. Chẳng hạn như tổ chức một buổi họp báo nhỏ tại công ty, ta cần cần có Media Kit, có bảng presentation giới thiệu về công ty/chương trình của mình, phải có đại diện lãnh đạo đứng ra trả lời câu hỏi, có nước uống và giấy viết ghi chép cho nhà báo, lên danh sách phóng viên được mời để ở bàn lễ tân... và ta nên lên sách lược thật kỹ và đưa những kịch bản này vào bảng dự trù kinh phí để tránh thiếu sót ngân sách cho chúng.

4. nên có nội dung cụ thể dù là chương trình nhỏ

kịch bản không chỉ sử dụng trong nội bộ để những người tổ chức có thể theo sát lễ vì trong quá trình event diễn ra sẽ có nhiều chi tiết nhỏ bị bỏ sót (dù thông thường ta nhớ như in trong đầu). nội dung còn được sử dụng cho bên cung ứng Âm thanh ánh sáng để họ có thể điều chỉnh theo nội dung một cách đúng mực, cho quay phim chụp hình để họ biết thời điểm nào ông Tổng giám đốc sẽ từ dưới khán phòng đi lên sân khấu phát biểu mà họ chuẩn bị hướng máy quay cho phù hợp và lấy được những góc hình đẹp, quan trọng trong sự kiện.