Mất hóa đơn, chứng từ kế toán phải làm như thế nào?

Một kế toán viên ngày nay phải quản lý hàng tá hóa đơn, chứng từ, sổ sách của doanh nghiệp, điều này đòi hỏi kế toán phải có một quy trình sắp xếp, lưu trữ hóa đơn chứng từ khoa học sao cho dễ dàng tìm kiếm, tiết kiệm thời gian. Nhưng một ngày không may hóa đơn rất quan trọng của bạn bỗng dưng biến mất. Câu hỏi đặt ra là bạn phải làm thế nào để khắc phục ? đơn vị của bạn sẽ bị phạt như thế nào? Phần mềm kế toán LinkQ xin chia sẻ cách xử lý khi rơi vào trường hợp không may này.

​

Với trường hợp này, kế toán cần phải làm theo các bước sau:


- Báo ngay với cơ quan thuế trực tiếp quản lý đơn vị của bạn, tức đơn vị đăreng ký kê khai thuế.
- Yêu cầu bên bản sao y liên một để có cơ sở hoạch toán kế toán và kê khai thuế.


Nếu mất hoá đơn nhưng chưa hết niên độ tài chính thì đơn vị bạn sẽ bị xử phạt hành chính qui định tại Nghị định 89/2002/NĐ-CP.


Căn cứ theo quy định tại điểm 1.7.b mục VI phần B Thông tư số120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về hoá đơn. Trường hợp tổ chức, cá nhân mua hàng làm mất hoá đơn mua hàng bản gốc (liên 2) do hoàn cảnh khách quan như: thiên tai, hoả hoạn, bị mất cắp thì được giải quyết khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT), hoàn thuế GTGT, tính chi phí hợp lý.


Trong các trường hợp nêu trên, tổ chức, cá nhân phải:


- Khai báo hóa đơn
- Lập biên bản số hoá đơn bị mất
- Lý do mất có xác nhận của cơ quan thuế đối với trường hợp thiên tai, hoả hoạn, xác nhận của cơ quan công an địa phương đối với trường hợp bị mất cắp.


Hồ sơ liên quan đến hành vi làm mất hoá đơn gồm:


- Công văn, đơn của tổ chức, cá nhân về việc làm mất hoá đơn.
- Biên bản mất hoá đơn mua hàng.
- Bản sao hoá đơn mua hàng (liên1) có xác nhận ký tên, đóng dấu (nếu có) của bên bán hàng.


Còn trường hợp “do sơ suất trong quá trình vận chuyển ” thì không được khấu trừ thuế GTGT. Nếu thực tế xác định được doanh nghiệp có mua hàng hoá, dịch vụ nguồn gốc hợp pháp và sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thì được thực hiện ấn định chi phí mua hàng làm căn cứ tính thuế Thu Nhập Doanh Nghiệp (TNDN) theo quy định tại Điều 37 Luật Quản lý thuế.




Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn theo thông tư 153/2010/TT-BTC :

1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

2. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hoá đơn.

Mức xử phạt theo nghị định 51/2010/NĐ-CP: Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi làm mất hóa đơn đã lập (liên giao cho người mua) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách