Mỗi ngày một thủ thuật ứng dụng văn phòng

Mỗi ngày một thủ thuật ứng dụng văn phòng

Tôi mở topic này với mục đích tập hợp các kinh nghiệm, thủ thuật, mẹo hay trong khi sử dụng các ứng dụng văn phòng, thứ mà các bạn của chúng ta hầu như ngày nào cũng phải đụng đến. Các mẹo vặt không hoàn toàn là khắc phục sự cố, nhưng nếu biết sử dụng mẹo thì cũng có thể tránh được những lỗi không đáng có, đỡ phải post câu hỏi lên chờ giải đáp.
Các bạn có thủ thuật gì hay về Soạn Thảo Văn Bản, Bảng Tính, Trình diễn đồ họa, E-mail thì post lên đây cho anh chị em chia sẻ. Bài viết hay, các bạn đọc sẽ vote 5* để cổ vũ tinh thần tình nguyện nha.
Tôi mở hàng luôn:
Winword: Tránh lỗi không tương thích font chữ khi gửi văn bản đi nơi khác.Khi lưu văn bản để gửi đi, hoặc copy ra đĩa mang đi công tác, bạn phải chú ý vấn đề font chữ. Nếu máy kia không có font của bạn là văn bản hiện ra toàn ký tự loằng ngoằng, nhẹ hơn là mất định dạng (Format). Giải quyết ra sao?Khi Save As, chọn Save Options, đánh dấu mục Embed True Type Fonts, thế là các font chữ nhúng luôn vào văn bản, tới nơi thì mở ra vô tư.Cách khác: Sử dụng font chữ Unicode với bộ gõ Unikey hoặc Vietkey 2000. Dùng luôn font chuẩn tiếng Anh như Arial, Times New Roman mà gõ văn bản tiếng Việt. Tương thích rất rộng.
Winword tự sửa các ký tự bạn gõ (ví dụ: đi thành đI): chức năng sửa lỗi chính tả tự động của Word. Hãy vào Tools>Auto Correct, xóa những lựa chọn không cần cho bạn, thế là xong.
Chuyển mã các văn bản từ VNI, TCVN về Unicode: Vào website http://vietkey.net tải bộ Vietkey Office về. Cài đặt xong, bạn sẽ có thêm một Menu trong Word, cho phép bạn chuyển mã (convert) ngược xuôi rất nhiều dạng bảng mã khác nhau.
Các Version Office không tương thích: Khi bạn soạn thảo VB bằng Word2000, WordXP, mang đi công tác và không mở được vì máy người ta chạy Word95. Giải quyết như sau: Khi Save văn bản để mang đi, hãy chọn ở mục File Type trong hộp thoại Save một định dạng tương đối cũ, Word6.0 chẳng hạn, đến nơi là mở vô tư.
 

Winword: Định dạng văn bản một cách chuyên nghiệp
Đối với các văn bản dài, việc định dạng thống nhất và đẹp cho tất cả các mục như "Chương I, II, Phần 1, 2; Mục A, B" v.v là một việc rất mất công nếu bạn không biết làm điều đó đúng cách. Winword cung cấp  một công cụ giúp làm điều đó hết sức dễ dàng, đó là Style Sheet.
Mô tả nôm na thì Style Sheet là một bảng định dạng văn bản có sẵn, quy định thống nhất cho các đầu mục của văn bản.
Người soạn thảo văn bản chuyên nghiệp thường gõ đầy đủ nội dung của văn bản trước, rồi chỉnh định dạng sau. Họ gán các mục "Chương I, II" vào thẻ Header1, "Phần 1, 2" vào thẻ Heading2, "Mục A, B" vào thẻ Heading3, "Mục a,b" vào thẻ Heading4, v.v. và v.v
Khi thay đổi thuộc tính của thẻ Heading1, tất cả các đoạn mang thẻ này đều thay đổi theo. Làm 1 lần và áp dụng đồng đều cho cả văn bản.
Hộp Style Sheet này nằm ngay bên trái hộp chứa tên Font chữ. Bạn chỉ cần đặt con trỏ trong đoạn văn bản, mở hộp này ra và chọn một thẻ, cả đoạn sẽ thay đổi định dạng theo các thuộc tính của thẻ ngay lập tức.
Ngoài việc định dạng thống nhất và đẹp, việc gán thẻ còn giúp bạn lập Mục Lục cho văn bản rất nhanh. Sau khi gán thẻ xong, chỉ cần vào lệnh Insert, chọn Index and Tables, chọn Table of Contents (TOC), Winword sẽ tạo ra một bảng mục lục gồm tên các đầu mục và trang của đầu mục đó. Rất thuận tiện cho các văn bản dài, hoặc đồ án, v.v. Số trang trong TOC tự động cập nhật theo sự biến đổi của văn bản bên trong. Khỏi lo nhầm lẫn.

Được netsurfer sửa chữa / chuyển vào 19:56 ngày 14/05/2004

Tối ưu hoá soạn thảo văn bản​

(trích dẫn PCWorld)
Phâ?n nặng nhất trong một bộ phâ?n mê?m văn pho?ng bao giơ? cufng la? tri?nh xư? lý văn ba?n. Mặc du? môfi phiên ba?n mới ra đơ?i, nha? phát triê?n lại thêm va?o nhưfng tính năng mới với lơ?i qua?ng cáo la? đê? tăng thêm sức mạnh cho sa?n phâ?m. Nhưng chúng ta, nhưfng ngươ?i sư? dụng máy tính, vâfn cứ đánh giá cao nhưfng gi? cơ ba?n nhất cu?a một ứng dụng xư? lý văn ba?n, đó la? định dạng văn ba?n, tu?y biến các tri?nh đơn, thanh công cụ, va? macro. Vi? vậy, ba?i báo sef giới thiệu nhưfng thu? thuật giúp bạn la?m việc hiệu qua? hơn với Word 6.0 trơ? lên va? cho ca? phâ?n mê?m xư? lý văn ba?n ít phô? biến ơ? Việt Nam la? WordPerfect 6 trơ? lên. Nhưfng tính năng hưfu ích sef được đặc biệt nhấn mạnh; ngoa?i ra, co?n có một số công cụ mạnh chưa được đê? cập tới trong các ta?i liệu.
Công cụ giúp tiết kiệm thơ?i gian
Chúng ta ai cufng thích khám phá nhưfng phím tắt mới, đó có thê? la? cách trơ? vê? văn ba?n gốc nhanh hơn hay rút ngắn thơ?i gian nhập va? hiệu chi?nh một đoạn văn ba?n. Va? đây được gọi la? nhưfng thu? thuật tiết kiệm thơ?i gian.

Phím tắt tự tạo
Bạn có thươ?ng pha?i nhập cu?ng một mâfu chưf ký, địa chi?, hay đối tượng na?o đó va?o các văn ba?n soạn tha?o không? Word cho phép bạn lưu nhưfng thông số được sư? dụng thươ?ng xuyên (theo định dạng) va? che?n va?o vị trí thích hợp thông qua một va?i thao tác nhấn phím đơn gia?n.
Chọn đối tượng, đoạn văn ba?n hay hi?nh a?nh ma? bạn muốn sư? dụng thươ?ng xuyên, nhấn Tools.AutoCorrect (Word 97 va? 2000) hoặc Tools.AutoCorrect Options (Word 2002). Trong hộp
hội thoại xuất hiện, chọn nhafn AutoCorrect, lúc na?y bạn sef nhi?n thấy đối tượng bạn chọn nă?m trong khung ?oWith?. Hafy gof một tư? viết tắt, ngắn gọn trong khung ?oReplace?, chọn tu?y chọn Formatted Text, va? nhấn OK. Đê? che?n đối tượng va?o văn ba?n soạn tha?o, bạn chi? việc gof lại tư? viết tắt đaf chọn trong khung ?oReplace? va? nhấn phím <Space>. Nếu khi thoát ra, Word có yêu câ?u lưu nhưfng thay đô?i na?y thi? chọn Yes.

Di chuyê?n bă?ng thanh cuộn

Đê? di chuyê?n một cách nhanh chóng trong nhiê?u trang ta?i liệu, bạn có thê? du?ng thanh cuộn dọc hoặc ngang nă?m ơ? bên pha?i hoặc phía dưới ma?n hi?nh. Nhưng tất ca? không chi? có vậy.
Bă?ng cách nhấn va?o một trong hai nút mufi tên kép (chi? lên va? chi? xuống) nă?m ơ? dưới cu?ng cu?a thanh cuộn bên pha?i ma?n hi?nh, bạn có thê? di chuyê?n tư? trang nọ sang trang kia. Nhấn va?o nút nă?m giưfa 2 mufi tên kép na?y, một ba?ng các lựa chọn sef hiện ra. Di chuyê?n chuột trên tư?ng tu?y chọn, bạn sef thấy xuất hiện lơ?i gia?i thích cho chức năng cu?a chúng, chă?ng hạn Browse by Graphic, Browse by Section. Sau khi chọn tuy? chọn mong muốn, đê? trơ? vê? trạng thái trước hoặc sau đó, bạn nhấn va?o các nút mufi tên kép.

In phím tắt ba?n phím
Word va? WordPerfect đê?u có rất nhiê?u phím tắt lợi hại, nhưng bạn pha?i có một bộ nafo ?obác học? thi? mới nhớ hết được. WordPerfect 10 va? tất ca? các phiên ba?n cu?a Word đê?u cho phép dêf da?ng in ra các phím tắt đê? bạn dán va?o đâu đó trên ba?n la?m việc.
Trong Word, chọn Tools.Macro.Macros hoặc nhấn <Alt>-<F8>. Trong hộp thoại Macros, chọn Word Commands tư? danh sách ?~?TMacros in?T?T, sau đó chọn ListCommands tư? hộp danh sách ?~?TMacro Name?T?T. Nhấn Run, chọn Current menu and keyboard settings trong hộp thoại List Commands, nhấn OK. Word sef tạo một ba?ng gô?m các lệnh va? phím tắt tương ứng cu?a chúng. Bạn chi? việc in ra đê? tham kha?o.
Trong WordPerfect 10, chọn Tools.Settings. Nhấn biê?u tượng Customize trong hộp thoại Settings va? chọn nhafn Keyboards trong hộp thoại tiếp theo. Tại đây, phím ma? bạn đang sư? dụng sef tự động được chọn. Nhấn E*** va? sau đó la? Print Report trong hộp thoại tiếp theo.

Thư mục ta?i liệu
Theo mặc định, Word lưu ta?i liệu cu?a bạn trong thư mục My Documents. Nếu muốn thay đô?i thư mục mặc định na?y, chọn Tools.Options va? chọn nhafn File Locations trong hộp thoại Options. Chọn Documents trong danh sách ?oFile Types? rô?i nhấn Modify. Ti?m đến va? chọn thư mục ma? bạn muốn du?ng la?m mặc định, nhấn OK. Khi thoát ra, nếu Word yêu câ?u xác nhận thay đô?i na?y va?o normal.dot, bạn nhấn Yes.

(còn tiếp)

Hiển thị đầy đú tất cả các mục trên menu của Office 2000
Trong Office 2000, bạn sẽ thấy một sự cải tiến về menu là những chức năng bạn thường sử dụng chương trình sẽ hiện ra và những chức năng ít sử dụng sẽ ẩn đi và khi hiện ra sẽ chìm xuống so với những chức năng thường xuyên sử dụng. Để tắt chức năng này, bạn bấm chuột phải vào thanh công cụ, chọn mục Customi ze, chọn tab Options, bỏ chọn mục Menus show recently use commands first . Đối với Office 2003 là chuột phải>Customize>Options>Always show full menus
Tìm ClipArt trực tuyến
Khi bạn soạn thảo tài liệu, nếu như bạn muốn chọn một hình ảnh nào đó cho tài liệu nhưng trong Clip Art của Microsoft kèm theo bạn không có hoặc không thích hợp, bạn có thể tìm trên Internet do Microsoft cung cấp cho bạn. Bạn chọn Menu Insert, Picture, ClipArt, click chọn Clips Online, từ đây bạn có thể tìm kiếm hình ảnh theo từ khóa hoặc bạn có thể tìm bằng cách xem ảnh, để chọn hình ảnh nào bạn click vào hình đó, hình đó sẽ được lưu vào máy tính của bạn tại folder Downloaded Files.
Bỏ qua kiểm tra chính tả cho Text
Chức năng này làm màn hình soạn thảo luôn xuất hiện những lằn gạch dưới xanh đỏ trông rất rối mắt. Muốn Word không tự động kiểm tra lỗi chính tả hay ngữ pháp tiếng Anh nữa, bạn tắt đi bằng cách vào menu Tools, Language, Set Language. Bạn đánh dấu chọn mục Do Not Check Spelling Or Grammar và chọn OK.
Được netsurfer sửa chữa / chuyển vào 20:33 ngày 15/05/2004

Sưu tầm.

Thời khóa biểu là một công cụ không thể thiếu giúp chúng ta quản lý thời gian học tập, sinh hoạt, giải trí... Nó rất cần thiết đối với học sinh, sinh viên... nhất là khi năm học mới đã đến. Với sự trợ giúp của máy tính, những tờ thời khóa biểu được in ra thật sắc sảo với nhiều phông chữ đẹp và trang nhã, bạn lại không cần phải tốn thời gian viết tay như trước nữa. Bạn có thể tạo thời khoá biểu bằng Microsoft Word 2002.
Các bước thực hiện
Khởi động phần mềm Microsoft Word. Từ menu Table, chọn Insert / Table. Hộp thoại Insert Table xuất hiện. Trong mục Number of columns (số cột), bạn nhập vào 7, và Number of rows (số hàng), bạn nhập 12. Trong mục AutoFit behavior, chọn Fixed column width và tiếp đến chọn Auto trong khung kế bên. Bây giờ bạn hãy bấm nút OK và một bảng biểu đã được tạo ra.
Ở dòng đầu tiên, chúng ta bỏ ô đầu, từ ô thứ hai trở đi, bạn nhập vào các ngày trong tuần: Hai, Ba, Tư, Năm, Sáu, Bảy.Trở lại cột đầu tiên, chúng ta bỏ ô đầu, dùng chuột chọn 5 ô liên tiếp kể từ ô thứ 2 trở đi. Sau đó bấm chuột phải và chọn Merge Cells. Như vậy năm ô cũ đã được gộp lại thành một ô. Trong ô này bạn gõ vào chữ Sáng. Thực hiện tương tự với năm ô cuối cùng của cột đầu tiên. Sau đó gõ vào ô này chữ Chiều.
Lưu ý: Giữa ô Sáng và ô Chiều cách nhau một hàng. Dùng chuột chọn tất cả các ô trong hàng này và bấm chuột phải, chọn Merge Cells để trộn các ô lại với nhau.
Tiếp đến chúng ta sẽ đổi chiều hiển thị (từ phương ngang sang phương thẳng đứng) cho hai ô Sáng, Chiều. Cách thực hiện như sau: Chọn hai ô Sáng, Chiều (vì chúng cách nhau một hàng nên bạn chọn ô Sáng trước, sau đó giữ phím Ctrl và chọn tiếp ô Chiều). Bấm chuột phải và chọn Text Direction... Trong hộp thoại Text Direction, bạn chọn chiều thẳng đứng cho dòng chữ. Bấm OK để đóng hộp thoại này lại.
Bước tiếp theo, đưa con trỏ vào ô đầu tiên (ô giao nhau giữa hàng đầu tiên và cột đầu tiên). Gõ vào chữ Thứ. Trên thanh công cụ bạn bấm nút Align Right để canh phải dòng chữ này. Bấm Enter và gõ vào chữ Buổi. Lần này bạn nhấn nút Align Left. Chữ Buổi đã được canh trái.
Bây giờ chúng ta sẽ canh giữa các ô tiêu đề cho thật đều và đẹp. Chọn các ô Hai, Ba Tư, Năm, Sáu, Bảy và bấm chuột phải vào các ô này. Một menu ngữ cảnh sẽ xuất hiện. Trong mục Cell Alignment, bạn bấm chọn nút Align Center. Thực hiện tương tự cho hai ô Sáng, Chiều.
Bước tiếp theo chúng ta sẽ tô màu cho các ô tiêu đề để làm nổi bật chúng. Để tạo hiệu ứng màu nền chuyển từ lợt đến đậm qua các ô, bạn thực hiện như sau: Chọn ô ?oThứ Hai?, bấm chuột phải và chọn mục Borders and Shading. Khi hộp thoại Borders and Shading xuất hiện, nhấp chuột vào Tab Shading. Trong mục Fill, bạn click chuột vào bảng màu để chọn màu nền, ví dụ như gray-5%. Bấm OK.
Thực hiện tương tự cho ô ?oThứ Ba?, nhưng lần này bạn chọn màu nền đậm hơn, ví dụ gray-10%. Tương tự, ô ?oThứ Tư?, ?oThứ Năm?, ?oThứ Sáu?, ?oThứ Bảy?, bạn chọn màu nền tương ứng là gray-15%; 20%; 25% và 30%. Giữa hai ô Sáng, Chiều cách nhau bởi một hàng trống. Chúng ta sẽ phân biệt nó bằng các đường gạch chéo. Chọn hàng này, bấm chuột phải và chọn mục Borders and Shading. Trong hộp thoại Borders and Shading nhấp chuột vào Tab Shading. Tại mục Style bạn chọn kiểu là Lt Up Diagonal. Bấm OK.
Bây giờ bạn hãy bật thanh toolbar Draw Table lên: vào menu Table, chọn Draw Table. Bấm chuột vào hình cây bút chì để bật chức năng vẽ tay. Trong combo box Line Style, bạn hãy chọn nét vẽ nhuyễn nhất. Sau đó bạn dùng chuột vẽ một đường chéo từ góc trái sang góc phải trong ô đầu tiên để phân biệt giữa mục Thứ và Buổi.
Để thêm phần đẹp mắt, chúng ta sẽ tạo cho thời khóa biểu này hiệu ứng bóng đổ. Trong combo box Line Style, bạn chọn nét vẽ gồm một đường nhuyễn phía trên và một đường đậm phía dưới. Kế đến bạn dùng chuột vẽ một đường dọc theo rìa phải của bảng, một đường ngang cặp theo đáy của bảng. Hiệu ứng bóng đổ đã được tạo ra.
Bạn đã hoàn thành xong 90% công việc rồi đó. 10% còn lại là tạo cho nó một tiêu đề thật nổi bật. Trên thanh công cụ Drawing, bạn bấm chuột vào nút Insert WordArt. Trong hộp thoại WordArt Gallery bạn chọn một kiểu mà mình ưng ý nhất. Bấm OK. Tiếp đến chọn Font chữ, cỡ chữ bạn thích và gõ vào dòng chữ Thời Khóa Biểu. Bấm OK để đóng hộp thoại này lại.
Như vậy bạn đã thiết kế xong một Thời khóa biểu cho riêng mình, thật đẹp và thật đáng quý ?" đáng quý ở chỗ nó được thiết kế bởi chính bạn nên không sợ bị ?ođụng hàng?. Công việc của bạn giờ đây chỉ là... in ra.
Xin lưu ý : Nếu chỉ học một buổi, bạn không cần tạo ô cho buổi kia. Bạn nên gõ tên các môn học vào các ô trong từng ngày, thay vì viết tay có khi không đẹp. Bạn cũng có thể thêm một cột dọc ở trước cột ?othứ Hai? để ghi giờ các tiết học. Nói chung là bạn có thể tùy biến thời khóa biểu theo nhu cầu và óc sáng tạo, vẽ vời của mình. (HX)