Một số lưu ý khi tổ chức hội thảo, hội nghị

Hội nghị, hội thảo là sự kiện thường niên của công ty. Đây là cơ hội để doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm và tăng tương tác, tìm kiếm thêm nhiều khách hàng tiềm năng. Việc tổ chứ hội nghị cần hết sức chỉn chu để có thê đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi và thành công. Do đó, các doanh nghiệp thường tìm đến các tổ chức sự kiện chuyên nghiệp giúp họ thực hiện điều này.

Tuy nhiên, cũng cần lưu ý một số vấn đề khi tổ chức hội nghị, hội thảo như sau:




Có thể nói việc thực hiện quy trình tổ chức sự kiện hội nghị,hội thảo không quá phức tạp, song lại đòi hỏi người hoặc đơn vị tổ chức cần phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, cũng như có một kế hoạch thật chi tiết.




Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị, phù hợp.

Khi lựa chọn địa điểm tổ chức bạn nên tìm hiểu cụ thể về các tiện ích của địa điểm, phần nào mất phí và phần nào là miễn phí để bạn có thểcó lập kế hoạch về kinh phí phù hợp. Đồng thời bạn cũng đừng quên sự chuẩn bị thiết bị cho sự kiện để đảm bảo sự kiện luôn được diễn ra suôn sẻ không bị ngắt quãng thực hiện một cách chuyên nghiệp nhất.




Tùy theo nội dung của sự kiện và số lượng khách mời mà các bạn nên lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Thông thường với những hội nghị, hội thảovới quy mô lớn, lượng khách mời đông nên tổ chức ở khách sạn hoặc các trung tâmhội nghị. Còn với những hội nghị nhỏ hoặc thiên về tính chất thân mậtthì nên tổ chức ở những địa điểm nhỏ hơn tạo được không khí thân thiện, cởi mở.




Thực hiện quảng bá cho hội thảo, hội nghị

Sự kiện của bạn dù đã được chuẩn bị rất chuyên nghiệp nhưng nếu không có khách mời đến tham dự thì vẫn là uổng công. Khách mời là một yếu tố rất quan trọng chính vì vậy việc quảng bá là hết sức cần thiết. Những hình thức quảng bá như: mạng xã hội, các kênh truyền thông báo chí hoặc sử dụng email… mà không cần mất chi phi.



Riêng với những sự kiện có phí tham dự ở mức cao thì bạn nên áp dụng hình thức quảng bá là gọi điện thoại mời họ tham dự. Bên cạnh đó bạn cũng cần cân nhắc đến thời gian quảng bá sự kiện buổi tổ chức hội nghị, hội thảo của mình sao cho thích hợp để không quá sớm nhưng cũng không quá muộn.

Chương trình cần được lên chủ đề cụ thể

Dù bạn đã thuê công ty sự kiện tổ hay đơn vị tổ chức sự kiện hay bạntự thực hiện thì chủ đề chương trình cũng cần phải được lên kế hoạch từ trướcvà cần đảm bảo về sự ấn tượng, cũng như ý nghĩa của chủ đề để nhằm thu hút mọingười. Với nội dung của bài dẫn cần ngắn gọn, súc tích, có tính chất khái quátvà gợi ý, đưa ra những vấn đề liên quan đến buoir thảo luạn tránh lạc hướng chủđề của ngày hội thảo.

Mỗi chương trình đềucần có một chủ đề thống nhất, nó không chỉ là linh hồn của cả sự kiện mà còn làyếu tố quan trọng liên quan đến mục đích khi tổ chức hội nghị, hội thảo. Đồng thời đây cũng là mục đích mà người tham dự, khách mời của bạn hướng đến thamgia buổi sự kiện này.

Làm việc với người phát ngôn, diễn giả

Khi lên kế hoạch cho một buổi hội thảo, hội nghị thì mộttrong những vấn đề mà bạn cần lưu ý đó là nên làm việc trước với nhà phát ngônhoặc diễn giả của buổi hội thảo. Song song đó thì việc công bố về tên hay chức danh của diễn giả là hết sức quan trọng, các thông tin này cần được công bố rõràng, rành mạch sẽ giúp buổi hội nghị hoặc hội thảo của bạn được quan tâm thêm phần thu hút. Điều này sẽ thống nhất được về nội dung của buổi nói chuyện cũngnhư về thời gian diễn giả trình bày, như thế sự kiện của bạn sẽ diễn ra suôn sẻ,đúng thời gian và không bị kéo dài.

Trên đây là những lưu ý khi tổ chức hội nghị, hội thảo. Nếu bạn cần dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại tphcm hãy liên hệ với chúng tôi, COI event, hot line: 0938.262.812 - 0907.705.612