Một số lưu ý khi xây dựng phần mềm kế toán cho ngành xây dựng, xây lắp

Trong các ngành sản xuất vật chất của xã hội, ngành xây dựng chiếm một tỷ trọng lớn với nhiều điểm khác biệt về cách thức sản xuất cũng như phương pháp quản lý. Để phản ánh trung thực, kịp thời và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, khi xây dựng phần mềm kế toán cho ngành xây dựng, xây lắp cần lưu ý những đặc điểm khác biệt của ngành xây dựng so với các ngành sản xuất khác.




1. Về kế toán hàng tồn kho

Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động do doanh nghiệp xây lắp mua ngoài hay tự sản xuất hoặc nhận của bên giao thầu công trình dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh xây lắp, sản xuất sản phẩm công nghiệp, dịch vụ.
Trong ngành xây dựng nguyên vật liệu thường được xuất dùng trực tiếp cho từng công trình mà không qua nhập kho. Do vậy, nhu cầu đặt ra đối với phần mềm kế toán xây dựng là theo dõi được tình hình nhập xuất tồn của từng loại vật tư theo từng công trình. Ngoài ra, theo quy định của Bộ Tài chính, việc hạch toán tổng hợp hàng tồn kho trong kế toán xây dựng chỉ được áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên mà không áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ.

2. Về kế toán chi phí và giá thành

Ngoài các tài khoản dùng để hạch toán chi phí như tài khoản 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, tài khoản 622 - Chi phí nhân công trực tiếp, tài khoản 627 - Chi phí sản xuất chung, trong xây dựng kế toán còn sử dụng thêm tài khoản 623 - Chi phí sử dụng máy thi công. Đây là tài khoản dùng để theo dõi, hạch toán các khoản chi phí phát sinh như: chi phí nguyên vật liệu cho máy hoạt động, tiền công nhân công lái máy, chi phí sửa chữa bảo dưỡng máy...
Khi công trình được bàn giao, đưa vào sử dụng, có thể phát sinh các chi phí liên quan đến sửa chữa, bảo hành công trình. Theo thông tư số 21/2006/TT-BTC, để trích trước các khoản dự phòng bảo hành công trình, kế toán sử dụng tài khoản 352 - Dự phòng phải trả và hạch toán chi phí trích trước vào tài khoản 627 - Chi phí sản xuất chung.

Một điểm khác biệt về hạch toán chi phí trong kế toán xây dựng đó là: các khoản trích theo lương như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của nhân công trực tiếp và nhân công lái máy không được tính tương ứng vào tài khoản 622, 623 mà được tính vào tài khoản 627- chi phí sản xuất chung.

Các chi phí phát sinh trong xây dựng rất đa dạng và phức tạp. Trong đó có những khoản chi phí chung cần phân bổ đến từng công trình, từng hạng mục cụ thể, kế toán xây dựng cần có cách thức phân bổ phù hợp để phục vụ công tác quản lý chi phí, giá thành theo công trình.

Chi phí thầu phụ cũng là một loại chi phí đặc thù trong xây dựng. Chi phí này phát sinh khi doanh nghiệp thuê ngoài thi công một phần công trình. Kế toán thường hạch toán khoản chi phí này như một dịch vụ mua ngoài và ghi nhận trực tiếp vào tài khoản 154 từng công trình.

Việc xác định giá vốn trong phần mềm kế toán xây dựng thường kết chuyển trực tiếp từ tài khoản 154 sang tài khoản 632 tương ứng với doanh thu ghi nhận từng lần nghiệm thu khối lượng hoàn thành mà không nhập kho thành phẩm vào tài khoản 155.

3. Về kế toán TSCĐ

Trong doanh nghiệp xây lắp, TSCĐ thường có giá trị lớn, việc quản lý khó khăn do được sử dụng phân tán trên nhiều địa bàn khác nhau. Phương pháp khấu hao TSCĐ mà các doanh nghiệp thường sử dụng là phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Tuy nhiên do đặc thù ngành xây dựng, máy móc sử dụng không liên tục, phụ thuộc vào đặc điểm thi công nên phương pháp khấu hao theo sản lượng được sử dụng rộng rãi.

4. Về công tác kế toán quản trị trong doanh nghiệp xây lắp

Nếu như kế toán tài chính có mục đích là cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập các báo cáo tài chính và phải tôn trọng những nguyên tắc kế toán được thừa nhận và sử dụng phổ biến, thì kế toán quản trị nhấn mạnh việc cung cấp thông tin cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của người quản lý và không có tính bắt buộc.
Quản trị chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là nội dung cơ bản của phần mềm kế toán quản trị. Đối với công ty xây dựng, với đặc thù sản phẩm mang tính đơn chiếc, giá trị lớn và thời gian thi công dài nên đặt ra yêu cầu trước khi thực hiện thi công, xây lắp cần phải có dự toán. Dự toán biểu thị giá xây dựng công trình trên cơ sở thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế bản vẽ thi công được xác định trong giai đoạn thực hiện dự án đầu tư xây dựng công trình. Việc tập hợp chi phí thực phát sinh, đối chiếu với dự toán là một công việc thường xuyên và cần thiết của kế toán để kiểm tra chi phí phát sinh đó có phù hợp với dự toán hay không cũng như để kiểm tra tính hiệu quả trong việc quản trị chi phí.

Do đặc điểm thời gian thi công kéo dài nên việc theo dõi chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm đòi hỏi một phần mềm quản lý sản xuất để giúp việc kiểm soát các bước của quá trình được chặt chẽ hơn cũng như cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác.

Một nhu cầu quản trị của kế toán công nợ ở các công ty xây dựng là theo dõi công nợ theo công trình. Công nợ cần được theo dõi chéo: công nợ chi tiết của các khách hàng và nhà cung cấp theo từng công trình và công nợ chi tiết của các công trình với từng khách hàng và nhà cung cấp.