Một vài điều bạn nên chú ý khi Outsourcing trong sự kiện

Khi mà khối lượng công việc của các Even-er ngày càng không hề ít thì việc thuê ngoài (Outsourcing) là một giải pháp tương đối hiệu quả. Bạn có thể có được sản phẩm chuyên nghiệp hơn mà trong không hề ít trường hợp còn có thể tiết kiệm tiền hơn so với việc bạn tự làm. Tuy nhiên, để có thể thuê ngoài đạt chất lượng, bạn cần lưu ý các nội dung sau.

ban cong hoi su kien


1. Vận chuyển trang thiết bị, chỗ ăn ở cho khách mời.

Trang thiết bị thực hiện sự kiện có thể là hệ thống âm thanh - ánh sáng, máy chiếu - màn chiếu, cabin phiên dịch. đa số vật dụng này thường những công ty thực hiện sự kiện không có sẵn mà buộc phải đi thuê mướn. những nhà cung cấp thêm sẽ chịu trách nhiệm cung cấp thêm thiết bị, vận chuyển, quản lý và điều khiển những thiết bị, và người thực hiện sự kiện sẽ không nên bận tâm đến việc vận hành 5 thiết bị này nếu khám phá được một nhà cung cấp đáng tin cậy.

Bạn có thể nhờ sự tư vấn từ một số nhà cung cấp thêm để thuê mướn trang thiết bị sao cho phù hợp với nhu cầu của sự kiện (ví dụ chương trình hội nghị có ca nhạc sẽ cần nhiều thiết bị hơn, hoặc không gian ngoài trời sẽ khác không gian trong nhà...).

hay một sự kiện đòi hỏi phải vận chuyển hành khách và tìm chỗ ở qua đêm cho họ, hãy khám phá một công ty chuyên về tổ chức tour du lịch, họ rất chuyên nghiệp trong lĩnh vực này, có được mức chiết khấu hoàn hảo từ những nhà hàng, khách sạn và đôi khi còn giúp bạn khá nhiều về ý tưởng cho 5 hoạt động dành cho khách mời xung quanh sự kiện chính.

Cung cấp pg


2. Vấn đề nhân sự và thi công lắp đặt

Ngoài 4 người chủ chốt trong một team tổ chức chương trình, còn khá nhiều nhân sự khác phục vụ cho chương trình như 3 người nổi tiếng ca sĩ, diễn viên, MC,... Hoặc PG, PB, helper, lễ tân, quay phim, chụp ảnh bạn nên sắp thời thời gian và công việc một cách hợp lí nhất.

Bạn nên thuê hẳn một nhà cung cấp thêm lo việc dàn dựng sân khấu, in ấn 4 vật dụng trưng bày, treo gắn 4 hạng mục nhận diện (banner, standee...). Tuy nhiên, bạn cần làm việc kĩ với nhà cung cấp thêm ngay từ đầu về kích thước, chất liệu, yêu cầu của khách hàng để họ có thể sản xuất cho phù hợp tránh sai sót trong quá trình dàn dựng bởi vì đây là hạng mục chủ yếu và mất rất nhiều thời gian

nếu bạn muốn truyền thông cho event thì tốt nhất hãy outsource cho một đơn vị có kinh nghiệm trong việc này. Đừng tự tìm cách thức liên hệ với một vài báo, đài hoặc là tự viết bài PR bởi do chắc chắn bạn sẽ không có giá perfect như 4 agency chuyên về ngành này.