Những câu hỏi thường gặp về hóa đơn chúng từ mà kế toán cần biết P1

Trong quá trình thực hiện công tác hóa đơn chứng từ trong doanh nghiệp, kế toán thường gặp phải rất nhiều câu hỏi, vướng mắc. Phần mềm kế toán LinkQ xin chia sẻ những câu hỏi thường gặp về hóa đơn và câu trả lời của Tổng cụ thuế cho các trường hợp này. Hy vọng rằng những câu trả lời này sẽ góp phần giải đáp một số vướng mắc cho các bạn.

​

Câu hỏi 1:
Công ty chúng tôi dùng hàng hoá tự sản xuất để trả thay lương cho người lao động thì có phải lập hoá đơn không? Việc lập hoá đơn trong trường hợp này như thế nào?
Trả lời:
Theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 14, Chương III, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính thì Công ty bạn phải lập hóa đơn khi dùng hàng hóa tự sản xuất để trả thay lương cho người lao động.
Việc lập hoá đơn trong trường hợp này được quy định cụ thể tại Tiết b, Điểm 2.4, Khoản 2, Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính. Theo đó thì công ty bạn phải lập hoá đơn GTGT (hoặc hoá đơn bán hàng), trên hoá đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hoá đơn xuất bán hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng.


Câu hỏi 2:
Công ty chúng tôi là đơn vị cung cấp nước sinh hoạt, khi lập hoá đơn đối với tiêu thức “Ngày tháng năm” thì thực hiện như thế nào?
Trả lời:
Theo quy định tại Điểm a, Khoản 2, Điều 14, Chương III, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính thì tiêu thức “Ngày tháng năm” ghi trên hóa đơn đối với hoạt động cung cấp nước sinh hoạt được thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số nước tiêu thụ trên đồng hồ.


Câu hỏi 3:
Công ty tôi kinh doanh hàng may mặc, nhiều khi bán hàng khách hàng không lấy hoá đơn khi mua hàng có giá trị đến 300.000 đồng. Vậy trong trường hợp này Công ty tôi có phải lập hoá đơn không? Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán” trên hoá đơn được ghi như thế nào?
Trả lời:
Theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 14, Chương III, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính thì: Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn thì Công ty bạn vẫn phải lập hóa đơn và tại tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua” ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn”.


Câu hỏi 4:
Công ty chúng tôi kinh doanh đồ gia dụng, trong một lần bán hàng có thể xảy ra trường hợp danh mục hàng hoá nhiều hơn số dòng của 1 số hoá đơn. Do vậy khi lập hoá đơn bán hàng công ty chúng tôi phải sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hoá đã bán kèm theo hoá đơn. Xin hỏi chúng tôi có thể sử dụng bảng kê do Công ty tự thiết kế không? Nội dung trên bảng kê phải đảm bảo những nội dung gì?
Trả lời:
Theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 17, Chương III, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính thì: Công ty bạn có thể sử dụng bảng kê do Công ty tự thiết kế phù hợp với đặc điểm, mẫu mã, chủng loại của các loại hàng hoá nhưng phải đảm bảo các nội dung chính như sau:
+ Tên người bán hàng, địa chỉ liên lạc, mã số thuế
+ Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Trường hợp Công ty nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng”, “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán (chưa có thuế giá trị gia tăng) đúng với số tiền ghi trên hoá đơn giá trị gia tăng.
Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hoá đơn số… Ngày… tháng… năm” và có đầy đủ các chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hoá đơn.
Trường hợp bảng kê có hơn một (01) trang thì các bảng kê phải được đánh số trang liên tục và phải đóng dấu giáp lai. Trên bảng kê cuối cùng phải có đầy đủ chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hoá đơn.
Số bảng kê phát hành phù hợp với số liên hoá đơn. Bảng kê được lưu giữ cùng với hoá đơn để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
Người bán hàng và người mua hàng thực hiện quản lý và lưu giữ bảng kê kèm theo hoá đơn theo quy định.


Câu hỏi 5:
Công ty chúng tôi là đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu được bán hàng thu ngoại tệ “USD” theo quy định của pháp luật. Giả sử chúng tôi có xuất một lô hàng trị giá 10.000 USD, tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hoá đơn là 18.932 VND/USD, xin hỏi đồng tiền ghi trên hoá đơn như thế nào?
Trả lời:
Theo quy định tại Điểm e, Khoản 2, Điều 14, Chương III, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính, trường hợp Công ty bạn là đơn vị được bán hàng thu ngoại tệ “USD” theo quy định của pháp luật thì tổng số tiền thanh toán được ghi bằng “USD”, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.
Đồng thời ghi trên hoá đơn tỷ giá USD với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hoá đơn.
Cụ thể:
- Tại dòng Tổng cộng tiền thanh toán ghi: 10.000 USD.
- Số tiền viết bằng chữ ghi: Mười nghìn đô la Mỹ.
- Đồng thời ghi tỷ giá: 1USD = 18.932,00 VND

Câu hỏi 6:
Đề nghị cơ quan Thuế cho chúng tôi biết thế nào được coi là sử dụng hoá đơn bất hợp pháp?
Trả lời:
Theo quy định tại Điều 20, Chương III, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính thì: Sử dụng hoá đơn bất hợp pháp là việc sử dụng hoá đơn giả, hoá đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng.
Hoá đơn giả là hoá đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hoá đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hoá đơn.
Hoá đơn chưa có giá trị sử dụng là hoá đơn đã được tạo theo hướng dẫn tại Thông tư 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính, nhưng chưa hoàn thành việc thông báo phát hành.
Hoá đơn hết giá trị sử dụng là hoá đơn đã làm đủ thủ tục phát hành nhưng tổ chức, cá nhân phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng nữa; các loại hoá đơn bị mất sau khi đã thông báo phát hành được tổ chức, cá nhân phát hành báo mất với cơ quan thuế quản lý trực tiếp; hoá đơn của các tổ chức, cá nhân đã ngừng sử dụng mã số thuế (còn gọi là đóng mã số thuế).


Câu hỏi 7:
Trường hợp Công ty TNHH A dùng mẫu hoá đơn đã được phát hành của Công ty Cổ phần B để đặt in và sử dụng thì có hợp pháp không?
Trả lời:
Theo quy định tại Điều 20, Chương III, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính thì: Công ty TNHH A dùng mẫu hoá đơn đã được phát hành của Công ty Cổ phần B để đặt in và sử dụng thì đó là việc sử dụng hoá đơn giả. Sử dụng hoá đơn giả được coi là sử dụng hoá đơn bất hợp pháp. Theo đó thì Công ty TNHH A sẽ bị xử phạt theo quy định tại Khoản 6, Điều 29,Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.


Câu hỏi 8:
Công ty chúng tôi là đơn vị bán lẻ xăng, dầu bán cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh thì ngày lập hóa đơn là ngày nào? Trong trường hợp bán lẻ nếu người mua không yêu cầu lấy hóa đơn thì chúng tôi có phải lập hóa đơn không?
Trả lời:
Theo quy định tại Điểm a và b, Khoản 2, Điều 14, Chương III, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính thì: Công ty bạn khi bán xăng cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh thì ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm theo bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán xăng. Trong trường hợp bán lẻ, nếu người mua không yêu cầu lấy hóa đơn thì cuối ngày đơn vị phải lập chung một hóa đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hóa đơn phát sinh trong ngày.


Câu hỏi 9:
Công ty chúng tôi là đơn vị kinh doanh, khai, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Xin hỏi khi bán hàng hóa chúng tôi sử dụng loại hóa đơn nào? Trường hợp công ty bán hàng có giảm giá thì cách lập hóa đơn như thế nào?
Trả lời:
Theo quy định tại Điểm a, Khoản 2, Điều 3, Chương I, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính thì Công ty bạn khai, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì khi bán hàng hóa sẽ sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng.
Trường hợp bán hàng có giảm giá thì việc lập hoá đơn được quy định tại Điểm 2.5, Khoản 2, Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính: Trên hóa đơn GTGT ghi giá bán đã giảm, thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế GTGT. Nếu việc giảm giá áp dụng căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hóa, dịch vụ thực tế mua đạt mức nhất định thì số tiền giảm giá của hàng hóa đã bán được tính điều chỉnh trên hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau. Trên hóa đơn phải ghi rõ các số hóa đơn được giảm giá và số tiền được giảm giá.


Câu hỏi 10:
Cửa hàng tôi bán văn phòng phẩm, một lần bán có giá trị thanh toán là 300.000 đồng, người mua không cung cấp “Tên, địa chỉ, mã số thuế”. Vậy chúng tôi phải lập hoá đơn như thế nào?
Trả lời:
Theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 14, Chương III, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính thì: Cửa hàng bạn vẫn phải lập hoá đơn, trên hoá đơn ghi đầy đủ, đúng các yếu tố quy định; Tại tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua” ghi rõ là “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.
Câu hỏi 11:
Cửa hàng tôi bán tạp hoá, một lần bán hàng có giá trị thanh toán 200.000 đồng nhưng người mua không lấy hoá đơn. Xin hỏi cửa hàng tôi có phải lập hoá đơn không và nếu phải lập thì lập như thế nào?
Trả lời:
Theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 14, Chương III, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính thì cửa hàng bạn vẫn phải lập hoá đơn, tại tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua” ghi rõ là “người mua không lấy hoá đơn”.

Câu hỏi 12:
Thông thường tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)” là do Giám đốc công ty tôi ký. Nay Giám đốc công ty đi nước ngoài thì người trực tiếp bán hàng ký có được không?
Trả lời:
Theo quy định tại Điểm d, Khoản 2, Điều 14, Chương III, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính: Trường hợp Giám đốc công ty bạn đi nước ngoài thì người trực tiếp bán hàng có thể ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn nhưng phải có giấy uỷ quyền của Giám đốc công ty cho người trực tiếp bán ký và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hoá đơn.

Câu hỏi 13:
Công ty tôi thường xuyên bán hàng hoá thông qua điện thoại hoặc FAX do vây không có chữ ký của người mua hàng trên hoá đơn. Xin hỏi chúng tôi phải ghi như thế nào vào chỉ tiêu này?
Trả lời:
Theo quy định tại Điểm đ, Khoản 2, Điều 14, Chương III, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính thì: trường hợp Công ty bạn bán hàng thông qua điện thoại hoặc FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn. Khi lập hoá đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, Công ty bạn phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, FAX.

Câu hỏi 14:
Cửa hàng tôi một lần bán hàng hoá có tổng trị giá thanh toán là 150.000 đồng. Khách hàng yêu cầu tôi phải lập hoá đơn để giao cho họ, xin hỏi theo quy định tôi có phải lập hoá đơn không?
Trả lời:
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 16, Chương III, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính thì bán hàng hoá, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hoá hơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hoá đơn. Như vậy, với trường hợp của cửa hàng bạn, khi khách yêu cầu lập hoá đơn, bạn vẫn phải lập hoá đơn và giao cho khách hàng.

Câu hỏi 15:
Công ty chúng tôi đặt in hoá đơn nhưng chưa thông báo phát hành mà đã sử dụng thì có được không?
Trả lời:
Theo quy định tại Khoản 1, Khoản 4, Điều 9, Chương II Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/09/2010 của Bộ Tài chính thì: Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh trước khi sử dụng hoá đơn cho việc bán hàng hoá, dịch vụ trừ hoá đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế phải lập Thông báo phát hành hoá đơn (mẫu số 3.5, phục lục 3, ban hành kèm theo Thông tư) và gửi kèm theo hoá đơn mẫu đến cơ quan thuế.
Như vậy, trường hợp Công ty bạn đặt in hoá đơn nhưng chưa thông báo phát hành mà đã sử dụng là sử dụng hoá đơn chưa có giá trị sử dụng và theo quy định tại Điều 20, Chương III, Thông tưsố 153/2010/TT-BTC ngày 28/09/2010 của Bộ Tài chính thì Công ty bạn đã sử dụng hoá đơn bất hợp pháp. Theo đó Công ty bạn sẽ bị xử phạt về hành vi vi phạm quy định về phát hành hoá đơn theo quy định tại Khoản 2, Điều 32, Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ của Chính phủ.
Câu hỏi 16:
Công ty chúng tôi bị mất quyển hoá đơn đang sử dụng. Chúng tôi đã thông báo với cơ quan thuế để không tiếp tục sử dụng quyển hoá đơn đó nữa. Nhưng sau đó Công ty lại tìm thấy quyển hoá đơn đó và tiếp tục sử dụng. Xin hỏi như vậy có được không?
Trả lời:
Theo quy định tại Điều 20, Chương III, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/09/2010 của Bộ Tài chính: Trường hợp Công ty Anh (Chị) bị mất quyển hoá đơn, đã thông báo với cơ quan thuế, sau đó Công ty Anh (Chị) lại tìm thấy quyển hoá đơn thì không được phép tiếp tục sử dụng quyển hoá đơn đó mà phải thực hiện huỷ hoá đơn theo quy định. Nếu Công ty tiếp tục sử dụng quyền hoá đơn đó thì đó là hành vi sử dụng hoá đơn bất hợp pháp. Công ty sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.

Câu hỏi 17:
Công ty chúng tôi có nhập một lô hàng của Công ty A nhưng không có hoá đơn chứng từ. Để hợp thức hoá lô hàng, Công ty chúng tôi nhờ Công ty B lập cho một hoá đơn với số lượng, chủng loại, và giá thành hàng hoá đúng như lô hàng vừa nhập của Công ty A, như vậy có được không?
Trả lời:
Công ty Anh (Chị) mua hàng của Công ty A nhưng lại nhờ Công ty B lập hoá đơn như vậy là lập khống hoá đơn. Theo quy định tại Khoản 1, Điều 21, Chương III, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/09/2010 của Bộ Tài chính: Việc lập khống hoá đơn của đơn vị khác để hợp lý hoá chứng từ hàng hoá thì bị coi là sử dụng bất hợp pháp hoá đơn. Công ty sẽ bị xử phạt theo quy định tại Khoản 2, Điều 34, Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ của chính phủ.

Câu hỏi 18:
Xin hỏi sử dụng hoá đơn như thế nào thì được xác định là sử dụng bất hợp pháp hoá đơn?
Trả lời:
Theo quy định tại Khoản 2, Điều 21, Chương III, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/09/2010 của Bộ Tài chính thì một số trường hợp cụ thể sau đây được xác định là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp:
- Hóa đơn có nội dung được ghi không có thực một phần hoặc toàn bộ.
- Sử dụng hoá đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán ra, để hợp thức hoá hàng hoá, dịch vụ mua vào không có chứng từ hoặc hàng hoá, dịch vụ bán ra để gian lận thuế, để bán hàng hoá nhưng không kê khai nộp thuế.
- Sử dụng hoá đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán hàng hoá, dịch vụ, nhưng không kê khai nộp thuế, gian lận thuế; để hợp thức hàng hoá, dịch vụ mua vào không có chứng từ.
- Hoá đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hoá, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hoá đơn.
- Sử dụng hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ mà cơ quan thuế, cơ quan công an và các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng bất hợp pháp hóa đơn.


Câu hỏi 19:
Công ty A uỷ nhiệm cho Công ty C (bên thứ ba) bán hàng và lập hoá đơn. Việc uỷ nhiệm đã được xác định bằng văn bản giữa 2 bên. Xin hỏi hoá đơn được uỷ nhiệm có cần phải ghi tên và đóng dấu của Công ty A không?
Trả lời:
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 15, Chương III, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/09/2010 của Bộ Tài chính Thì: Trường hợp Công ty A ủy nhiệm cho Công ty C bán hàng và lập hoá đơn đã được xác định bằng văn bản uỷ nhiệm giữa hai bên thì hóa đơn được ủy nhiệm do Công ty C lập vẫn phải ghi tên Công ty A và đóng dấu Công ty A ở phía trên bên trái của tờ hóa đơn (trường hợp hóa đơn tự in được in từ thiết bị của Công ty C hoặc hóa đơn điện tử thì không phải đóng dấu của Công ty A).


Câu hỏi 20:
Công ty A muốn uỷ nhiệm cho Công ty C (bên thứ ba) bán hàng và lập hoá đơn thì văn bản uỷ nhiệm cho Công ty C có nội dung như thế nào?
Trả lời:
Theo quy định tại Khoản 2, Điều 15, Chương III, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/09/2010 của Bộ Tài chính thì nội dung văn bản uỷ nhiệm phải ghi đầy đủ các thông tin về hoá đơn ủy nhiệm (hình thức hoá đơn, loại hoá đơn, ký hiệu hoá đơn và số lượng hoá đơn (từ “số.. đến số..”); mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức giao nhận hoặc phương thức cài đặt hoá đơn ủy nhiệm (nếu là hoá đơn tự in hoặc hoá đơn điện tử); phương thức thanh toán hoá đơn ủy nhiệm.

=> Đón đọc bài viết sau để xem 20 câu hỏi thường gặp tiếp theo về hóa đơn chứng từ


Download Phần mềm kế toán miễn phí tại đây