Những điều cần biết khi làm việc với người Hàn Quốc

Khi làm việc với các đối tác nước ngoài, sự khác biệt về văn hóa chính là rào cản lớn đối với sự thành công của doanh nghiệp. Nếu không hiểu phong tục tập quán của họ, chúng ta rất dễ gặp phải những tình huống hiểu lầm không đáng có, thậm chí gây hậu quả nghiêm trọng nếu phạm phải những cấm kỵ của quốc gia họ. Trợ lý – với vai trò tham mưu và nhiều khi là đại diện cho Giám đốc, càng cần am hiểu vấn đề này. Đó là lý do session 4 của PA/EA Coaching dành nhiều thời gian để nói về phương pháp làm việc trong môi trường đa văn hóa.

Hiện nay Hàn Quốc đang là một trong những quốc gia có đầu tư lớn nhất vào Việt Nam. Rất có thể hiện tại và trong tương lai, bạn hoặc công ty bạn sẽ làm việc với người Hàn Quốc. Đây là một quốc gia có bề dầy lịch sử – văn hóa và họ rất coi trọng văn hóa của dân tộc mình, vì thế nếu am hiểu phong cách làm việc và ứng xử của họ, chúng ta sẽ dễ dàng lấy được thiện cảm và có nhiều lợi thế khi thương thuyết, đàm phán với các đối tác Hàn Quốc. Những lưu ý dưới đây sẽ giúp các Trợ lý có thêm hiểu biết về cách giao tiếp ứng xử đối với các công ty đến từ xứ sở Kim Chi này.

Gặp gỡ và chào hỏi

​

Người Hàn Quốc rất chú trọng đến thái độ và cử chỉ khi chào hỏi. Nụ cười và động tác gập lưng không thể thiếu trong văn hóa chào hỏi ở Hàn Quốc. Do sự thâm nhập của văn hóa phương Tây và sự phát triển của xã hội hiện đại mà ngày nay người ta có thể thay động tác gập lưng bằng cái cúi đầu nhẹ. Tuy nhiên, ở những trường hợp đặc biệt trang trọng hoặc thể hiện sự kính trọng với người cao tuổi, người có chức vụ cao trong xã hội thì động tác gập lưng vẫn đặc biệt được coi trọng.

Người Hàn Quốc có thể chào hỏi bằng cách bắt tay, thường chỉ dùng trong quan hệ công việc, kinh doanh, ngoại giao, chủ yếu giữa những người đàn ông với nhau. Cách chào hỏi này không thông dụng lắm nên chúng ta nên đợi người Hàn Quốc đưa tay trước thể hiện họ muốn bắt tay, nếu không thì hãy cúi đầu nhẹ để chào.

Người Hàn Quốc thường đánh giá cao những nỗ lực của người nước ngoài khi cố gắng bày tỏ lời chào bằng chính ngôn ngữ Hàn Quốc.

Sử dụng danh thiếp

​

Trao danh thiếp cũng được xem là một việc rất quan trọng, vì thế bạn hãy chuẩn bị một lượng lớn danh thiếp giao dịch, bởi người Hàn có thói quen trao danh thiếp khi lần đầu gặp mặt. Nếu ai đó trao danh thiếp cho bạn mà bạn không đưa lại thì họ sẽ nghĩ rằng bạn không muốn làm quen với họ hoặc vị trí của bạn ở công ty quá thấp hoặc quá cao.

Khi trao hoặc nhận thiếp phải dùng cả hai tay và đặt theo chiều người nhận có thể đọc được. Sau khi nhận thiếp, trước khi cất nó vào hộp hoặc túi đựng danh thiếp, hãy đọc và đưa ra một vài lời bình luận về danh thiếp. Tiếp đó, đặt danh thiếp lên bàn trước mặt bạn hoặc để vào hộp đựng danh thiếp. Không nên cho danh thiếp vào ví một cách cẩu thả vì nó sẽ khiến người trao danh thiếp nghĩ rằng bạn không tôn trọng họ. Bạn cũng không nên viết những chú thích lên danh thiếp của người khác khi có mặt họ tại đó.

Những chú ý trong giao tiếp

Người Hàn Quốc có thiên kiến và thành kiến rất mạnh, với họ, ấn tượng ban đầu là vô cùng quan trọng, chính vì vậy khi tiếp xúc với người Hàn Quốc lần đầu tiên, chúng ta cần tạo ấn tượng tốt với họ về hình thức, về cách cư xử. Đây cũng là lý do khiến họ luôn ăn mặc đẹp và chú trọng hình thức bề ngoài.

Không nên có những hành động đụng chạm vào người khác trừ bắt tay hoặc đó là mối quan hệ bạn bè hoặc ngang hàng, đặc biệt đối với người già, người khác giới và những người bạn không thân thiết. Không nên đung đưa ngón tay cái hướng về phía mình, người Hàn coi đây là hành động thô lỗ. Tại Hàn Quốc, họ quan niệm bàn chân là một bộ phận không sạch sẽ vì vậy không nên vô ý đụng chạm bàn chân vào người đối diện. Khi ngồi ở những chỗ đông người, đàn ông nên chú ý đặt mũi giầy của mình chúc xuống và không nên vắt hai chân lên nhau trước mặt người khác.

Người Hàn Quốc luôn muốn cộng tác làm ăn với những người họ quen biết. Vì vậy bạn nên có một người trung gian giới thiệu bạn với chính đối tác Hàn Quốc đang muốn cộng tác làm ăn. Trong những buổi họp nhóm và những bữa tiệc, không nên tự giới thiệu mình trước mọi người, tốt nhất bạn nên đi hai người để người kia có thể giới thiệu bạn với những người khác. Khi gặp người lớn tuổi, bạn nên dành ra vài phút để thăm hỏi họ. Tốt nhất bạn nên ca ngợi về sức khỏe của họ.

Những chú ý khi làm việc

Người Hàn Quốc rất coi trọng sự đúng giờ nên tuyệt đối không nên đến trễ nếu bạn có hẹn với họ. Điều đó bị cho là thiếu tôn trọng.

​

Đối tác Hàn Quốc luôn muốn biết về người họ sẽ gặp gỡ, nên trước khi buổi họp diễn ra, bạn nên cung cấp thông tin chi tiết về chức danh, vị trí và trách nhiệm của những thành viên tham dự của bên bạn cũng như những đề xuất và chương trình dự kiến của buổi họp. Nếu có thể, hãy lên lịch hẹn với họ trước ít nhất từ 3 đến 4 tuần. Do văn hóa Hàn quốc rất coi trọng vấn đề “tôn ti trật tự”, nên trưởng nhóm đàm phán của doanh nghiệp bạn phải thuộc ban lãnh đạo công ty. Hãy tìm hiểu xem nhóm đàm phán của đối tác gồm những ai để từ đó sắp xếp trưởng nhóm đàm phán có chức vụ ngang bằng. Người Hàn Quốc rất coi trọng vị trí xã hội, nên nếu có sự chênh lệch về chức vụ giữa trưởng nhóm đàm phán của hai bên sẽ khiến họ cảm thấy mình không được tôn trọng. Các Trợ lý khi sắp xếp lịch họp cho Giám đốc cần rất chú ý về điều này. Theo nghi thức ngoại giao của Hàn Quốc, mọi người đi vào phòng họp phải theo trật tự trên dưới, người bước vào đầu tiên sẽ là trưởng đoàn và sẽ ngồi ở giữa bàn đàm phán.

Buổi họp thường mở đầu bằng một đoạn giới thiệu ngắn, bài phát biểu này giúp cho mọi người hiểu rõ hơn những vấn đề sẽ thảo luận. Các Trợ lý chú ý khi chuẩn bị bài giới thiệu nên thật đơn giản và không quá cầu kỳ trong thiết kế trình chiếu. Khi trình bày nên thử xem đối tác có hiểu ý mình bằng những câu hỏi khôn khéo. Người Hàn Quốc rất coi trọng thể diện, kể cả khi không hiểu họ cũng sẽ không biểu lộ cho bạn biết vì điều này sẽ làm cho họ cảm thấy mất mặt. Tại buổi họp, hai bên cũng có thể tặng nhau những món quà nhỏ. Các buổi đàm phán kinh doanh tại Hàn Quốc thường diễn ra khá trịnh trọng nên bạn đừng cư xử quá thoải mái và thiếu trách nhiệm.

Văn hóa tặng quà

Quà tặng thể hiện rất lớn về mối quan hệ ngoại giao thân hữu tại Hàn Quốc và nó luôn luôn được đáp lại. Bạn có thể tặng quà và gửi lời chúc mừng cho họ vào các dịp lễ lớn như Tết Nguyên Đán cổ truyền Seolldal (bắt đầu năm Âm lịch), Tết Đoan Ngọ Dano (5/5 Âm lịch), Tết Trung Thu Chuseok (15/8 Âm lịch). Những lưu ý khi tặng quà cho người Hàn Quốc:

• Số 04 được cho là con số không may mắn, vì vậy quà tặng của bạn không được là bội số của 4.
• Số 7 là con số may mắn.
• Giấy gói quà màu đỏ và vàng được sử dụng phổ biến ở Hàn Quốc. Không nên gói quà bằng giấy màu xanh lá cây, trắng hoặc đen. Quà tặng đảm bảo được gói tinh tế và sắc sảo.
• Trao và nhận quà bằng cả hai tay.
• Không nên mở quà ngay trước mặt người tặng. Tuy nhiên, bạn cũng nên hỏi xem liệu bạn có thể mở quà ngay không.

Những lưu ý khi tiếp xúc và làm việc với người Hàn Quốc mà chúng tôi chia sẻ ở đây sẽ phần nào giúp các bạn thuận lợi hơn trong quá trình hợp tác và đàm phán với đối tác Hàn Quốc. Chúng tôi sẽ tiếp tục cập nhật về văn hóa kinh doanh của các quốc gia khác trong các bài sau.

Đi copy tại: https://trolykinhdoanh.wordpress.com/2015/08/05/nhung-dieu-can-biet-khi-lam-viec-voi-nguoi-han-quoc/