Những sai sót cần tránh trong kế toán các khoản vay

Toàn bộ hợp đồng vay, chứng từ giao dịch với bên cho vay do phòng kế toán công ty quản lý. Căn cứ các chứng từ này, kế toán công ty làm các thông báo hạch toán và gửi cho các đơn vị trực thuộc ghi sổ kế toán tại đơn vị. Khi gửi các thông báo hạch toán, kế toán công ty không gửi kèm bản sao các chứng từ gốc như bảng tính lãi của Ngân hàng, sổ phụ ngân hàng về số giải ngân khoản vay, chứng từ thanh toán nợ gốc làm cơ sở đầy đủ cho việc ghi sổ.
Dưới đây là một số nghiệp vụ dễ xảy ra sai sót khi thực hiện hạch toán kế toán các khoản vay:



Về chứng từ
- Hợp đồng vay cá nhân không ghi rõ số chứng minh nhân dân của người vay
- Hợp đồng không phải giám đốc công ty ký nhưng không có ủy quyền
- Các khoản vay hợp đồng hết hạn không ký hợp đồng gia hạn
- Đơn vị đang thực hiện ký với nhiều cán bộ công nhân viên tại các bộ phận trong công ty trên một hợp đồng vay mà không thực hiện ký hợp đồng vay với từng người riêng biệt
- Một số đơn vị cấp dưới vay vốn của đơn vị cấp trên, ghi nhận vào vào sản xuất kinh doanh số chi phí lãi vay theo thông báo của cấp trên, tuy nhiên trên cơ sở ghi nhận số chi phí lãi vay này chỉ có Thông báo của Tập đoàn mà không có các chứng từ kèm theo khác như hợp đồng vay lại, cơ sở tính lãi (số dư nợ gốc, lãi suất, …).

Về vấn đề theo dõi chi tiết
- Chưa mở sổ kế toán chi tiết theo dõi các khoản vay có gốc ngoại tệ theo nguyên tệ.
- Một số khoản vay được ghi sổ kế toán các tài khoản Vay tại Văn phòng Công ty và thông báo cho các đơn vị sử dụng vốn nhận nợ qua tài khoản công nợ nội bộ; một số khoản vay khác do Công ty đứng ra vay và phân công cho các đơn vị trực thuộc ghi sổ kế toán tài khoản Vay;
- Hạch toán chi tiết các khoản vay theo từng dự án, công trình; chưa tổng hợp được theo dõi được theo đối tượng cho vay, khế ước/ hợp đồng vay. Do vậy khi cần tổng hợp thông tin và đối chiếu số liệu với bên cho vay, cán bộ kế toán phải mất rất nhiều thời gian, công sức để làm các báo cáo này một cách thủ công trên Microsoft Excel mà không thể khai thác được thế mạnh của việc sử dụng phần mềm kế toán.
Toàn bộ hợp đồng vay, chứng từ giao dịch với bên cho vay do Phòng Kế toán Công ty quản lý. Căn cứ các chứng từ này, kế toán Công ty làm các Thông báo hạch toán và gửi cho các đơn vị trực thuộc ghi sổ kế toán tại đơn vị. Khi gửi các Thông báo hạch toán, kế toán Công ty không gửi kèm bản sao các chứng từ gốc như bảng tính lãi của Ngân hàng, sổ phụ ngân hàng về số giải ngân khoản vay, chứng từ thanh toán nợ gốc làm cơ sở đầy đủ cho việc ghi sổ.
Kế toán ở các đơn vị trực thuộc chỉ biết được một phần thông tin về các khoản vốn vay mà mình đang sử dụng và ghi sổ kế toán dựa trên các Thông báo hạch toán mà Công ty gửi tới. Do vậy cán bộ kế toán đơn vị trực thuộc chỉ có thể ghi sổ theo thông báo của Công ty mà không thể chủ động kiểm tra, rà soát lại số liệu đã hạch toán. Bên cạnh đó do số lượng vay lớn, đầu công trình nhiều, việc ghi sổ lại được thực hiện ở nhiều đầu mối khác nhau nên các cán bộ được giao quản lý các khoản vay trên Văn phòng Công ty cũng không thể rà soát hết được việc hạch toán tại các đơn vị cấp dưới.
Do một phần ảnh hưởng của hệ thống thông tin ở các đầu mối thiếu đầy đủ, nên việc ghi nhận chi phí lãi vay của một số dự án có sự nhầm lẫn nhưng không được phát hiện kịp thời như:
+ Lãi vay của một số công trình đã hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, nhưng vẫn hạch toán vào giá trị công trình.
+ Lãi vay công trình chưa hoàn thành được ghi nhận vào chi phí trong kỳ.

Về hạch toán chưa đúng quy định
- Chưa đánh giá số dư công nợ ngoại tệ tại thời điểm cuối năm
- Một số đơn vị chưa đánh giá, phân loại các khoản vay theo thời hạn thanh toán tại thời điểm cuối năm – Hạch toán như là một khoản vay, nhưng hoàn toàn không có chứng từ làm cơ sở ghi nhận khoản vay, đồng thời không có bất kỳ khoản lãi tiền vay nào liên quan được ghi nhận vào chi phí trong kỳ
- Khoản đi vay trên TK 338
- Vốn vay thuộc nguồn huy động tiền lương chưa thanh toán cho người lao động
- Việc ghi nhận các khoản chi phí lãi vay thường theo thời điểm nhận được thông báo tính lãi theo kỳ của bên cho vay. Do vậy một số khoản chi phí lãi vay của năm nay lại được ghi nhận vào chi phí của năm sau và một số khoản lãi vay của năm nay lại chưa được ước tính vào chi phí năm nay do chưa có thông báo của bên cho vay. Bên cạnh đó lại có những khoản lãi vay cho giai đoạn của năm sau đã được ghi nhận vào chi phí năm trước do đã có thông báo tính lãi của bên cho vay

Để hạn chế rủi ro và giúp cho công việc kế toán đạt kết quả cao hơn, tiết kiệm thời gian…Nhiều doanh nghiệp đã tìm đến sử dụng phần mềm trong công tác kế toán, Phần mềm kế toán là một công cụ hữu hiệu, hỗ trợ đắc lực cho người làm kế toán trong công việc kế toán thường ngày tại doanh nghiệp.


Download phần mềm kế toán miễn phí tại đây