PHẦN MỀM QUẢN LÝ GIAO NHẬN...

1. Chức năng chính của chương trình



Tiến trình thực hiện phần mềm



Một số danh mục chính

- Danh mục khách hàng

Phần mềm chỉ quản lý một số thông tin chung của khách hàng mà công ty giao hàng như: tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, điện thoại, fax, email.

- Danh mục hãng tầu

Quản lý danh sách hãng tầu bao gồm các thông tin như trên.

- Danh mục hãng tầu

Quản lý danh sách các đơn vị mà công ty cấp hóa đơn GTGT.

- Danh mục đơn vị tính cước

Các đơn vị tính cước bao gồm các chủng loại cont 20’, 40’, 45’, hàng rời… được dùng trong tính các loại chi phí.

Quản lý biểu cước

- Danh sách các loại phí

+ Phí chung: bao gồm các loại phí có định mức cố định cho mọi khách hàng như “phí đại lý + chứng từ”.



+ Phí riêng: bao gồm các loại phí có định mức thay đổi theo từng hãng và đơn vị tính cước. Các phí này được kê khai theo hãng, không bao gồm VAT với tiền VNĐ và đã bao gồm VAT với tiền USD. Phần mềm hỗ trợ chức năng quy đổi ngược với các phí đã bao gồm VAT.

- Kê khai các loại phí chung



- Kê khai các loại phí cho từng đại lý

Một số loại phí cho đại lý như phí lưu container (chia làm các định mức khác nhau theo số ngày), phí THC, phí D/O, phí đại lý, phí chứng từ, phí bốc xếp, phí vệ sinh container, phí CIS, phí khai thác, cước vận tải biển…

Quá trình khai báo giấy báo hàng và xuất hóa đơn

- Giấy báo hàng đến >> khai báo chi tiết lô hàng >> lệnh giao hàng và giấy ủy quyền được tạo ra dựa trên giấy báo hàng, giấy báo hàng chỉ có lệnh giao hàng hoặc giấy ủy quyền.

- Chương trình còn cho phép in nhiều giấy báo hàng, lệnh giao hàng, giấy ủy quyền một lúc, với số lượng tùy ý và khội phục lại giấy báo hàng nếu như giao nhầm hoặc tạo sai từ lệnh sang giấy ủy quyền và ngược lại.

- Khai báo giấy báo hàng

Thông tin trên giấy báo hàng đến bao gồm: mã giấy báo hàng (phát sinh tự động theo quy cách của công ty), thông tin về hãng tàu, khách hàng, cảng đến, ngày đến, tàu chở hàng, chuyến, ngày đến, cảng xuất phát, số M.B/L, số H.B/L, khoản chi phí mà khách hàng phải thanh toán và chi tiết hàng hóa của giấy báo hàng đó. Sau đó nhân viên sẽ tạo lệnh giao hàng, giấy ủy quyền khi có yêu cầu của khách hàng với các thông tin được lấy từ giấy báo hàng và một số thông tin phụ thêm vào như kho nhận, ngày hết hạn…

- Khai báo lệnh giao hàng từ giấy báo hàng



- Khai báo giấy ủy quyền từ giấy báo hàng

Dựa vào các lệnh và giấy ủy quyền đã lập, chương trình sẽ tự động tính các khoản phí để tạo ra hóa đơn GTGT cho lệnh hoặc giấy tương ứng và in trên mẫu hóa đơn có sẵn của công ty. Đối với hãng tàu mà công ty làm đại lý thì chỉ có hóa đơn từ lệnh giao hàng, với quyền “thu ngân” chỉ có thể lập hóa đơn thông qua số vận đơn. Nểu có sai sót hóa đơn GTGT người dùng có thể sử dụng chức năng hủy, những hóa đơn hủy này vẫn được lưu trong hệ thống để có thể kiểm tra khi cần thiết.



Xuất hóa đơn từ lệnh giao hàng, giấy ủy quyền



Xuất hóa đơn từ vận đơn

Hàng ngày phần mềm đưa ra các báo cáo về giấy báo hàng, hóa đơn như thống kê tình hình giao hàng theo hãng, giao hàng chung chủ, các bảng kê hóa đơn theo hãng, chung chủ, theo M.B/L, H.B/L…






Liên hệ: Huyền _ 0975724760