Phần mềm quản lý hợp đồng và những cái LỢI TO LỚN

Quản lý hợp đồng bằng giấy hay phần mềm Excel quản lý hợp đồng phải chăng đã “xưa” rồi? Xu hướng sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng dần được nhiều doanh nghiệp biết tới bởi nó mang lại nhiều lợi ích tích cực cho cả tổ chức và người tạo và xét duyệt hợp đồng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn đọc hiểu hơn về loại phần mềm này.


Với tốc độ thay đổi chóng mặt của chuyển đổi số và ứng dụng công nghệ hiện đại vào quản trị nhân sự, chẳng mấy chốc các doanh nghiệp có thể thích ứng tốt trước những sự biến đổi của thị trường. Trong số các công cụ hỗ trợ quản trị nhân sự đắc lực đó, không thể không kể đến phần mềm quản lý hợp đồng.

Phần mềm quản lý hợp đồng là gì?

Trong công việc cũng như trong đời sống thường ngày, hợp đồng xuất hiện trong mọi dịch vụ. Từ hợp đồng thuê nhà, hợp đồng sử dụng mạng Internet, hợp đồng mua bán, hợp đồng lao động.

Theo phân loại thì có hợp đồng mua bán tài sản, hợp đồng trao đổi tài sản, hợp đồng thuê tài sản, hợp đồng hợp tác, hợp đồng vận chuyển, hợp đồng gia công,…

​

Hợp đồng được hiểu là cam kết giữa hai hoặc nhiều bên có giá trị pháp nhân để thống nhất làm một việc nào đó trong khuôn khổ của pháp luật. Hợp đồng thường gắn liền với một dự án cụ thể, trong đó bao gồm những thỏa thuận giữa các bên để thực hiện một dự án hay một phần của dự án. Và hợp đồng có thể là thỏa ước về dân sự, kinh tế, xã hội.

Phần mềm quản lý hợp đồng là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho các bộ phận quản lý, kinh doanh, nhân sự được đảm bảo tính chính xác cao, an toàn bảo mật, tốc độ nhanh chóng, truy vấn tìm kiếm dễ dàng theo nhu cầu của người dùng.

Từ đó giúp tiến trình công việc của mọi khách hàng lúc này được thực hiện tốt với mức độ chính xác cao, tiến độ nhanh chóng được rút ngắn tới mức tối đa theo yêu cầu.

​

ACheckin, FastWork CRM, WPRO Contract, DocEye, VT Contract, Mona Contract, Accelo, PandaDoc là những phần mềm quản lý hợp đồng miễn phí tốt nhất hiện được nhiều doanh nghiệp tin dùng.

Phần mềm quản lý hợp đồng mang lại những lợi ích gì?

Để trả lời cho câu hỏi tại sao loại phần mềm này lại phát triển nhanh chóng đến như vậy, chúng ta phải đi tìm hiểu những lợi ích của chúng.

Đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp chính là đối tượng chính mà phần mềm này hướng tới. Vì thế, nó phải mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.

– Quản lý toàn bộ quá trình từ lúc tạo lập, xét duyệt, ký kết, thực hiện, tái gia hạn, kiểm toán, kết thúc, thanh lý hợp đồng đều diễn ra thuận lợi, nhanh chóng, chính xác.

– Lưu trữ hợp đồng lâu dài, an toàn, bảo mật, không bị rò rỉ thông tin ra bên ngoài.

• Dữ liệu được tập trung tại một nơi, dễ tìm kiếm, dễ truy xuất

​

– Chuẩn hóa quá trình tạo, kiểm duyệt từng hợp đồng cụ thể nhằm đảo bảo công việc luôn đúng quy trình, không bị gián đoạn và có lợi cho cả đôi bên.

– Nhà quản lý và nhân viên có thể dễ dàng quản lý, tương tác trực tiếp/online trên phần mềm về các vấn đề liên quan đến hợp đồng. Đây là ưu điểm lớn mà cách quản lý hợp đồng truyền thống không thể theo kịp.

Đối với nhân viên quản lý hợp đồng
Nhân viên quản lý hợp đồng thường là kế toán, nhân viên pháp chế, nhà quản lý cấp trung/cao trong doanh nghiệp. Đây là một trong những người dùng cuối của phần mềm.

– Quá trình thực hiện công việc và theo dõi tiến độ công việc trình để xử lý hợp đồng nhanh chóng, kịp thời đúng theo lịch.

– Nhắc nhở, thông báo các mốc thời gian quan trọng của hợp đồng như: Ngày tái ký, gia hạn, ngày kết thúc, ngày hết hiệu lực.

– Tìm kiếm, xử lý nhanh chóng các hợp đồng quan trọng, cần thiết; không mất nhiều công sức và thời gian. Thay vào đó nhân viên sẽ tận dụng thời gian để tập trung vào các công việc khác.

Với người tạo và xét duyệt hợp đồng
Bên cạnh lợi ích dành cho doanh nghiệp, nhân viên quản lý hợp đồng ra thì phần mềm quản lý hợp đồng còn là trợ thủ không thể thiếu của người dùng tạo và xét duyệt hợp đồng. Đây thường là nhân viên sale, thủ kho, nhà quản lý cấp trung/cao.

​

– Hỗ trợ tạo hợp đồng theo mẫu, chuẩn hóa hợp đồng bằng những thao tác nhanh gọn, chính xác, chuyên nghiệp.

– Nhắc nhở, thông báo cho người tạo chủ động xác định các nhiệm vụ cần làm. Nhờ vậy giúp cho việc thực thi, quản lý hợp đồng tiện lợi hơn và đem lại hiệu quả cao.

Rõ ràng những lợi ích mà phần mềm quản lý hợp đồng mang lại cho các nhóm đối tượng không hề nhỏ. Giải pháp 4.0 này đã và đang đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình chuyển đổi số & quản trị nhân sự của mỗi doanh nghiệp.