Phần mềm Quản lý văn thư – MKV Doc 7.1

Normal 0 false false false MicrosoftInternetExplorer4 /* Style Definitions */ table.MsoNormalTable {mso-style-name:"Table Normal"; mso-tstyle-rowband-size:0; mso-tstyle-colband-size:0; mso-style-noshow:yes; mso-style-parent:""; mso-padding-alt:0in 5.4pt 0in 5.4pt; mso-para-margin:0in; mso-para-margin-bottom:.0001pt; mso-pagination:widow-orphan; font-size:10.0pt; font-family:"Times New Roman"; mso-ansi-language:#0400; mso-fareast-language:#0400; mso-bidi-language:#0400;} Phần mềm Quản lý văn thư – MKV Doc 7.1

Chúng tôi MKV SOFTWARE - Chuyên thiết kế Phần mềm trong lĩnh vực hành chính công, trong đó Phần mềm Quản lý văn thư – MKV Doc 7.0 là một trong những thế mạnh của chúng tôi , các chức năng chính của phiên bản này :

1. Quản trị danh mục

* Quản lý thông tin sổ văn bản.
* Quản lý thông tin loại văn bản.
* Quản lý thông tin lĩnh vực.
* Quản lý thông tin cơ quan.
* Quản lý thông tin phòng ban.
* Quản lý thông tin chức danh.
* Quản các danh mục khác.....


2. Quản lý văn bản đến

* Quản lý luồng văn bản đến : người quản trị tự định nghĩa luồng văn bản đến bao gồm người gửi, người nhận. Cho phép tắt, bật chức năng theo vai trò, nhiệm vụ của từng người sử dụng.
* Thể hiện trạng thái giải quyết văn bản: cho phép thiết lập các trạng thái văn bản hiển thị theo từng người sử dụng, trợ giúp quá trình xác định nhanh những công việc cần xử lý với văn bản.
* Nhập văn bản đến vào hệ thống: nhập văn bản thuận tiện, kết nối tới máy quét trực tuyến. Sau khi quét xong phải tự động gắn kèm văn bản đưa vào hệ thống. Cho phép số hóa nhiều văn bản cùng một thời điểm.
* Ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo: chuyển ý kiến tới người xử lý, đồng xử lý và yêu cầu trả lại người gửi.
* Theo dõi tình trạng xử lý văn bản đến: hỗ trợ lãnh đạo các cấp tùy theo thẩm quyền có thể theo dõi tình trạng xử lý văn bản văn bản đến (và cả văn bản đi) theo các trạng thái tùy thuộc quản trị cấu hình. Mỗi người có thể xem số lượng trạng thái khác nhau tùy vai trò và nhiệm vụ. Cho phép ghi vết xử lý văn bản bao gồm ý kiến, chuyển văn bản, trạng thái, người xử lý, người tham dự xử lý. Theo dõi văn bản tồn đọng và địa chỉ tồn đọng.
* Chuyển giải quyết văn bản Cho phép hỗ trợ nhiều cơ chế giải quyết văn bản như chuyển phòng giải quyết, chuyển người giải quyết, chuyển nhóm giải quyết. Các chức năng này phải được tùy biến trên từng người nhằm đáp ứng các tác nghiệp theo luồng văn bản.
* Tìm kiếm, tra cứu văn bản đến: tìm kiếm văn bản theo đầy đủ các thuộc tính văn bản. Tra cứu văn bản theo thời gian, theo biểu thức logic, theo tình trạng xử lý.

3. Quản lý văn bản đi

* Quản lý luồng văn bản đi: cho phép người quản trị cập nhật luồng văn bản đi bao gồm người gửi, người nhận.... Cho phép tắt, bật chức năng theo vai trò, nhiệm vụ của từng người sử dụng.


* Quản lý quá trình soạn thảo, dự thảo văn bản đi: quá trình soạn thảo văn bản đi áp dụng theo hướng dẫn nghị định số 110/2004/NĐ-CP:


+ Tạo lập dự thảo văn bản đi
+ Chỉnh sửa dự thảo văn bản đi
+ Thẩm tra văn bản đi
+ Tra cứu, tìm kiếm dự thảo văn bản đi
+ Quản lý đóng góp văn bản theo phiên bản bao gồm thông tin về bản sửa, người sửa, thời gian sửa. Mặc định văn bản là bản sửa sau cùng.

* Quản lý quá trình phát hành văn bản đi: quá trình soạn thảo văn bản đi áp dụng theo hướng dẫn nghị định số 110/2004/NĐ-CP:

+ Tự động cập nhật các thông tin văn bản đi

+ Nhập các thông tin bổ sung cho văn bản đi

+ Kết nối trực tiếp máy quét, cho phép quét văn bản và gắn kèm trực tiếp vào văn bản sau khi quét xong mà không cần chọn tệp trên ổ cứng.

+ Tra cứu, tìm kiếm văn bản đi

4. Quản lý giao công việc

* Tạo công việc và giao việc: thực hiện theo quy trình điện tử đã được phê duyệt trong thiết kế

* Theo dõi tình trạng xử lý công việc: cho phép Lãnh đạo theo dõi tình trạng xử lý công việc theo các trạng thái sau:

+ Công việc giao cho người khác xử lý
+ Công việc nhận được phải xử lý
+ Nhắc việc với các công việc sắp quá hạn
+ Cho phép lưu lại toàn bộ các thông tin trao đổi, mức độ hoàn thành công việc giữa các thành viên liên quan đến công việc trong quy trình xử lý. Có cơ chế người chịu trách nhiệm trong nhóm giải quyết công việc.

* Ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo

* Xử lý công việc được giao Xử lý và cập nhật trạng thái xử lý công việc.

5. Điều hành văn bản

* Theo dõi văn bản:
+ Cho phép thiết lập người theo dõi văn bản đi/đến. Người theo dõi là người được xem mọi văn bản ra vào hệ thống cho dù văn bản không được chuyển cho mình để giải quyết.

+ Cho phép thiết lập người cho số văn bản, người được chỉnh sửa văn bản.

* Ủy quyền văn bản

+ Thiết lập cơ chế cho phép ủy quyền trên danh sách người sử dụng

+ Những người được cấp cơ chế ủy quyền có thể thiết lập ủy quyền và công bố cho toàn bộ cơ quan biết thông tin ủy quyền.

+ Người nhận được ủy quyền có quyền xử lý văn bản đó với quyền của người ủy quyền cho mình.

6. Chỉnh sửa văn bản khi đang dự thảo

* Cho phép thiết lập cơ chế đặc biệt chỉnh sửa dự thảo cho một số tài khoản. Những người này có thể sửa văn bản, thuộc tính văn bản khi chuẩn bị phát hành.

8. Quản lý hồ sơ công việc và đầu mục công việc

* Quản lý văn bản đi đến với hồ sơ công việc: Quản lý thư mục lưu trữ hồ sơ công việc bao gồm:

+ Lập thư mục lưu hồ sơ công việc
+ Sửa/xóa thư mục lưu hồ sơ công việc
+ Đưa văn bản vào hồ sơ, loại văn bản khỏi hồ sơ.
+ Có cơ chế không bắt buộc lập hồ sơ cho mọi văn bản.

* Quản lý công việc với đầu mục công việc

+ Tạo lập Đầu mục công việc
+Thiết lập công việc
+ Sửa/xóa công việc trong đầu mục

9. Báo cáo thống kê
* In báo cáo thông kê tình trạng xử lý văn bản đến, văn bản đi

* In báo cáo thống kê theo điều kiện đầy đủ trên các thuộc tính văn bản.

* Cho phép tạo báo cáo động theo số lượng các trường dữ liệu lựa chọn. Có thể kết xuất ra biểu mẫu excel để phục vụ các công tác khác.

10. Quản trị người dùng
* Quản trị phòng ban, vai trò, người dùng, nhóm quyền.

11. Quản trị hệ thống

* Quản trị thông tin về cấu hình hệ thống: cơ sở dữ liệu, các hệ thống khác, thiết lập tham số chế độ làm việc, chế độ nhật ký, đăng nhập/đăng xuất, thiết lập luồng.

Có 2 phiên bản :

• MKV Doc 7.0 áp dụng cho một đơn vị - Chạy mạng Lan
• MKV Doc 7.1 áp dụng cho Đơn vị có nhiều ban ngành hay chi nhánh - Chạy trực tuyến

Chi tiết : MKV Software , số 43 Đường số 3 Cư xá Lữ Gia Q11 Tp. HCm ; Đt : 08.626.50.400 ( máy nhánh 808 ) hay Mb : 0986.575.680 A Thành , Mail ; sales@dichvutinhoc.com.vn, www.mkvsoftware.net