Professional Event Coodination !

Vừa rồi tôi có nhận được một e-books co tựa là Professional Event Coordination , đây là lĩnh vực tôi rất quan tâm và muôn biết thêm . Tuy nhiên vì đây là bản tiếg Anh nên tôi e có một vài điều chưa rõ ràng , vì thế tôi post lên để mong nhận được những ý kiến của tất cả bà con

Xin cảm ơn

Giải Phẫu Một Sự kiện.
Trong chương này bạn sẽ học được cách:
1. Nhận biết được ý nghĩa về chính trị , xã hội , văn hoá và kinh tế của một event.
2. Xác định được những khía cạnh yếu tố cấu thành một event.
3. Hiểu rõ đựơc tính phụ thuộc ( liên kết ) của các yếu tố cấu thành event nhằm dự báo những lỗ hổng tiềm tàng và sự không đồng nhất trong một kế hoạch event .
4.Phát triển chiến lược xây dựng và phối hợp event mang tính bao quát .
Tổ chức event là nghệ thuật điều khiển cẩn thận , chu đáo cùng với kinh nghiệm nhằm tạo tác động mạnh đến những người tham gia vào đó . Một kế hoạch event là sự kết hợp một cách tinh tế , chinh xác của những hoạt động , môi trường xung quanh và những tác động thứ tự lên các giác quan như dàn dựng và trình diễn một vở balê. Một event tốt nhất là một event mà người tham dự ko thể thấy được sự sắp xếp của những người dàn dựng cũng như những ảnh hưởng được định trước ( trong kế hoạch ) thật hiệu quả và vô hình ( invisibly ).

VAI TRÒ VÀ MỤC ĐÍCH CỦA SỰ PHỐI HỢP TỔ CHỨC EVENT MỘT CÁCH CHUYÊN NGHIỆP .

Sự phối hợp event chuyên nghiệp là sự hợp nhất tất cả các đòi hỏi về vận hành và hậu cần , dựa trên những yếu tố cấu thành event nằm trong bản kế hoạch . Bất cứ loại event nào cũng có một mục tiêu . Những event có thể công cộng hay riêng tư , thương mại hay từ thiện , lễ kỷ niệm hay lễ tưởng nhớ , mang moị người đến với nhau để chia sẻ những traỉ nghiệm và tạo ra những tác động có thể đo lường được . The event experience có thể là một lễ chúc mừng hay ngày quyên góp , một lễ kỷ niệm hay một lễ cưới , lễ giới thiệu sản phẩm hay chương trình khuyến mãi , sự kiện thể thao hay hội họp . Nó cũng có thể là một buổi picnic công ty hay buổi tiếp tân mến khách , lễ khai trương lớn hay ngày đoàn tụ gia đình . Nhà tổ chức event có trách nhiệm điều hành và quản lý toàn bộ kế hoạch event .
Những hình ảnh 1-1 cung cấp cái nhìn tổng thể mục đích của các loại event có thể áp dụng cho các nhà tổ chức . Là một nhà tổ chức chuyên nghiệp , bạn có thể chỉ chuyên về một vài kiểu event hay một nhóm khách hàng . Tuy nhiên , bạn nên hiểu rõ vai trò và mục đích của tất cả khía cạnh nhằm phục vụ tốt hơn cho khách hàng mục tiêu thông qua việc phân tích những nhu cầu , tài nguyên và những yêu cầu một cách cẩn thận và bao quát . Nói một cách khác , bạn có thể ko cần kết hợp tất cả những khía cạnh hay những yếu tố được phân tích trong cuốn sách này cho từng event , nhưng bạn nên phân tích và xem xét nó .
Vì thế , bạn có thể tìm ra những lỗ hổng nghiệm trọng trong kế hoạch , Bạn cũng có thể tìm thấy một chiến lược nhằm hoàn thiện nó . Bạn có thể thấy nét đặc trưng giúp tăng những giá trị cộng thêm một cách dễ dàng . Việc sắp xếp và phác thảo event là một quá trình thông hiểu lẫn nhau ( giữa khách hàng và nhà tổ chức ) . Janet Landley , CSEP , của Party Design CC in Johannesburgh , Nam Phi bày tỏ sự ngạc nhiên vì đôi khi khách hàng ko hiểu một cách đầy đủ về khả năng : ?o Ông ( Bà )( khách hàng ) chờ đợi gì ? Những quả khinh khí cầu trong thùng xe của tôi sao ? ?o Bạn phải cân nhắc những vấn đề quản lý , những nhu cầu hậu cần phát sinh , thực thi những cv có liên quan đến marketing , những thắc mắc pháp lý , sự giảm thiểu và kiểm soát rủi ro . Bạn cũng quản lý thời gian , tiền bạc , con người , thông tin .
Để diễn giải Robert C. Lewis , tác giả cuốn Manual to Accompany Cases in Hospitality Marketing and Management bạn đang phục vụ cả 2 người sử dụng - những người tham dự và khách mời của event ?" cũng như khách hàng của bạn cùng những nhà tài trợ - tạo ra được những sự kiện có tể mang đến những hiệu quả như dự định .
Nhà tổ chức event chuyên nghiệp sử dụng một quá trình tuần tự ( và ko thay đổi nhiều )để thiết kế một bất kỳ loại event nào .
1. Xử lý ( kết quả ) những cuộc nghiên cứu cần thiết để xác định rõ những mong đợi , tao ra những tài liệu về khách hàng cũng như những người sẽ tham dự
2.Hình thành khái niệm event , đánh giá phạm vi yêu cầu của event nhằm đáp ứng yêu cầu . 3.Xác định rõ những yếu tố và thành phần sẽ tạo ra những đặc trưng như mong đợi .
4.Hình dung tất cả những thành phần sẽ và phải khớp nối với nhau , vạch ra chiến lược để thực hiện .
5.Lựa chọn những sản fẩm tốt nhất và nhà cung cấp sẵn sàng và đủ năng lực sản xuất .
6.Cuối cùng , giám sát việc tổ chức .


DETERMINE THE EXPECTATIONS.
Hãy bắt đầu với những thông tin cơ bản : ai , cái gì , ở đâu , khi nào và quan trọng nhất là tại sao ? Làm bản thông tin sơ lược về khách hàng . Những đặc điểm nhân khẩu học ? Chức năng của nó ? Lịch sử của sự kiện (đó ) như thế nào ? Cái gì nên hoặc ko nên thực hiện trước ? Những người tham dự và quan khách thích và ko thích gì ? Khi nào event sẽ diễn ra ? Ngày nào hay khoảng thời gian nào ? Và mấy giờ ? Có cái gì khác sẽ xảy ra cùng lúc hoặ có liên quan với nó ? Nó sẽ được tổ chức ở đâu ? Khách hàng đã tham gia những event nào trước đây ? Họ từ đâu tới ? Cái gì sẽ phù hợp với cá tính và sở thích của họ ?
Tại sao phải tổ chức event này ? Người tổ chức phải hiểu thật rõ mục đích của event đó ? Mục đích có thể là bày tỏ sự chúc mừng với một thành công hay lễ mừng một di sản văn hoá được công nhận ) . Nó có thể nhằm tăng doanh số hay tăng sự nhận biết thương hiệu . ?????..
Phát triển chiến lược đánh giá ngay từ ban đầu bằng cách định ra những thước đo hay chỉ số của thành công . thu thập những thông tin khách hàng. Những thước đo này có thể là số lượng người tham dự , doanh số , sự nhận thức , hay mức độ ( loan truyền ) rộng rãi . Ngay cả là một sự kiện đoàn tụ gia đình , một buổi tiệc sinh nhật đầy ngạc nhiên hay một lễ cưới cũng sẽ có mục tiêu đánh giá : những người quan trọng tham dự , mức độ vui vẻ của khách hay có một sự kiện hào nhoáng hơn của đồngnghiệp , láng giềng hay địch thủ . Vài khách hàng nắm rất rõ những gì họ muốn cho cho sự kiên đó ( lễ cưới , sinh nhật? ) đó , tuy nhiên số khác lại ko xác định được là họ mong muốn gi .

DEVELOP THE CONCEPT

Người tổ chức event chuyên nghiệp phải ráp nối một bức tranh tổng thể cuối cho event , ý tưởng , có khả năng kết hợp chặt chẽ tất cả những yếu tố và thành phần thiết ýêu , cũng như hợp nhất thực tế , hậu cần trong kế hoạch . Chúng ta cần tự xem xét , như trong trích dẫn một cuốn sách của Alvin Toffler , ????. Một vài nhà tổ chức event chuyên nghiệp thích bắt đầu kế hoạch với ý tưởng , phát triển chủ đề hay tên của event , theo cách tương tự như soạn chuẩn của một cuốn sách hay film . Rồi họ thêm đầy đủ những chi tiết , như cây bắt đầu từ cái rễ . Những người khác thì bắt đầu từ những yếu tố cấu thành , xây dựng một kim tự tháp với đầy đủ những chi tiết đến khi hoàn tất bức tranh hay cái nhìn tổng thể những điểm nổi bật của event . Cũng có những người khác sử dụng cả hai cách quy nạp và suy diễn . Sẽ rất đáng khen ngợi khi toàn bộ event được hình dung và thực hiện trong đầu của bạn , hay trên giấy trước khi thực hiện những bước đầu tiên .

DESIGN THE EXPERIENCE

Hãy ghi nhớ rằng bạn đang kiểm soát và thực hiện trọn vẹn một sự kiện. Điều này có nghĩa bạn phải tưởng tượng hay hình dung sự kiện đó từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn tất , cả thái độ của khách hàng . Hình dung ra từng phút của sự việc . Xác định rõ những yếu tố và thành phần sẽ làm nổi bật nó . Xác định rõ những yếu tố dựa trên những thành công trước đó , những yếu tố tận dụng được những lợi thế về cơ hội và thế mạnh của mình . Và cả những nhân tố sẽ giảm thiểu những thách thức , đe doạ và những yếu điểm.
Nhà tổ chức event John J. Daly Jr. , CSEP , luôn bắt đầu sự xếp đặt event bằng cách xem lướt qua bảng mô tả trong kế hoạch với toàn bộ nhóm của ông . Chia sẻ những hình ảnh mà ông đã trình bày với kh . Ông đã phát hiện ra rằng khi nhóm dàn dựng nghe thấy : ?o khách sẽ đi qua lối vào đầy những cây cối nhiệt đới sum suê ?o , mang lại một ảnh hửơng tích cực trong nhóm .


Và đây là nguyên bản tiếng Anh :


IN THIS CHAPTER YOU WILL LEARN HOW TO:
¡ Recognize the economic, social, cultural, and political value of an event.
¡ Identify the dimensions and elements of an event.
¡ Understand the interdependence of event elements to forecast potential gaps and discrepancies in an event plan.
¡ Develop a strategy for creating and coordinating a comprehensive event experience.
An event is an experience, carefully crafted to deliver an impact on the person in attendance. The activities, environment, and layers of multisensory effects are integrated into an event design that is staged and
choreographed with precision and polish. The best event experience is one in which the mechanics are imperceptible to the attendee and the intended impact is delivered effectively and invisibly.
The Role and Scope of Professional
Event Coordination
Professional event coordination is the integrated implementation of all the operational and logistical requirements of an event, based on the scope of event elements included in the event design. An event, any type of event, is held for a purpose. Public or private, commercial or charitable, celebratory or commemorative?"events bring people together to share an experience and produce a measurable outcome. The event experience may be a civic celebration or a charity fund-raiser, an anniversary or a wedding, a corporate product introduction or incentive program, a sports
event or a convention event. It may be a company picnic, a hospitality reception, a grand opening, or a family reunion. It is the job of the professionalevent coordinator to package and manage that event experience.
Figure 1-1 provides an overview of the scope of the event genre applicable to the event coordination profession. As a professional event
coordinator, you may specialize in specific types of events and event clientele, focusing on one or two primary event genres. However, you should have an understanding of the role and scope of all types of events to better serve your target market through the thoughtful and comprehensive
analysis of the needs, resources, and physical requirements for an event. In other words, you may not need to incorporate all the facets and elements discussed in this book for every event, but you should analyze and consider each one for every event. You may discover a serious gap in
your event plan. You may find a strategy for improving the event experience. You may find a feature that will facilitate a value-added experience. Event design and coordination is a comprehensive process. Janet Landey, CSEP, of Party Design CC in Johannesburg, South Africa, expresses her amazement at many customers?T lack of understanding of the scope of an event: ?oWhat did you expect, a couple of balloons in the boot [trunk] of my car?? You must consider administrative matters, logistics
issues, marketing implications, legal questions, and risk management ramifications. You are managing time, money, people, and information.
To paraphrase Robert C. Lewis, author of Instructor?Ts Manual to Accompany Cases in Hospitality Marketing and Management, you are serving both ?ousers??"attendees and guests?"and ?ocustomers??"clients and sponsors?"creating an event that delivers the expected experience.
The professional event coordinator uses a sequential process to consistently
produce events of any genre or scope that deliver the intended
event experiences:
¡ Conduct the necessary research to determine expectations and create a customer profile of the event attendees or participants.
¡ Conceptualize the event, assessing the scope of the event required to meet expectations.
¡ Determine which event elements and components will provide the features of the desired experience.
¡ Visualize how all these event components will and must fit together, and design the strategy for implementation.
¡ Select the best products and providers available and affordable.
¡ Finally, monitor the delivery of the experience.
DETERMINE THE EXPECTATIONS
Start with the basic information: who, what, where, when, and, most important,
why. Create a customer profile of the guests. What are the demographics?
How many are expected? What type of function is it? What
is the history of the event? What has worked before and what hasn?Tt?
What did the guests or attendees like and dislike?
When will the event take place? What date or dates, and at what
times? What else will be happening concurrently and in conjunction
with the event? Where is the event to be held? Where have the guests attended
events in the past? Where are they from? What type of experience
will fit their personalities and preferences?
Why is the event being held? The professional event coordinator
must have a clear understanding of the purpose of the event, as well as
the goals and objectives of the event. The goal or objective may be to express
appreciation for a job well done or to celebrate a cultural heritage.
It may be to increase sales or increase awareness. It does not matter
whether the event experience is paid for with cash or with the investment
of time and effort; the experience must have value.
Develop your evaluation strategy from the very beginning by specifying
the measurements that will indicate success. Draw this information
out of the client. Such measurements may be attendance figures, revenues,
perceptions, or publicity. Even a family reunion, surprise birthday
party, or wedding will have measurable objectives: having special people
in attendance, guest enjoyment levels, or having an event more lavish
than that of a colleague, neighbor, or rival. Some clients will be very ex-
4 Chapter 1 Anatomy of an Event
plicit about what they want to achieve with the event; others may not be
able to articulate their expectations.
DEVELOP THE CONCEPT
The professional event coordinator must put together an overall picture
of the final event, the concept, to be able to incorporate all the necessary
elements and components, as well as to merge the logistical and operational
parameters and practices into the event plan. We need to consider
ourselves, to quote Alvin Toffler, as ?oexperiential engineers.? Some professional
event coordinators prefer to start with the concept, developing
the theme or event name, in a manner similar to composing the title of
a book or a film. Then they start filling in all the details, like roots growing
from the base of a tree. Others begin with the event elements, building
a pyramid with all the details until the complete picture or vision of
the event emerges. Still others use both an inductive and deductive approach.
It is critical to realize that the entire event must be envisioned
and implemented in your head, and on paper, before the first step is
taken.
DESIGN THE EXPERIENCE
Remember that you are packaging and managing an experience. This means that you must envision that experience, from start to finish, from the guests?T point of view. Imagine every minute of their experience. Identify event elements and components that will enhance that experience.
Identify elements that will build on previous successes, elements that will take advantage of opportunities and strengths, and elements that will mitigate challenges, weaknesses, and threats.
On-Site Insight
Event designer John J. Daly Jr., CSEP, always begins an event
installation by conducting a read-through of the event description from his proposal with the entire event team, sharing his vision and the experience he has sold to his client.



Thanks all !

Chúa ôi ! Hoang lạnh quá !!!

Các bác ko quan tâm dzụ này à . Thậm chí cũng ko thèm mắng chửi nữa

Thế rốt cuộc là hỏi cái gì chớ.
Post một loạt lên mà chả thấy câu hỏi chỗ nào.Ít ra thì cũng bold nó lên hoăch highlight lên một tẹo chứ.
]
Được baby_killer sửa chữa / chuyển vào 14:52 ngày 14/02/2006

À ! Em hiểu rồi . Ý em là em thấy cái bản dịch này em làm mà cũng thấy ... chán . So em post lên để các bác xem giùm .
Em thích học làm event lắm , nhưng còn ấm ớ lắm . Ở đây chắc nhiều tay lão làng . Hy vọng được học hỏi từ các bác !