Quản lý nhân sự từ xa: Bài toán lớn đặt ra cho các Công ty

Tại thời điểm phải áp dụng cách quản lý nhân sự từ xa như hiện nay, vẫn có nhiều bất cập và khó khăn đặt ra cho các Công ty, Doanh nghiệp. Đó là gì?

CHẾ ĐỘ VÀ QUYỀN LỢI KHI LÀM VIỆC TẠI NHÀ

Đây là câu hỏi được nhiều chủ doanh nghiệp, người làm nhân sự đặt ra ngay khi triển khai phương án làm việc không tập trung. Mức lương, thưởng và quyền lợi dành cho người lao động như thế nào là phù hợp trong thời điểm này? Những quy định nào cần thiết để duy trì hoạt động của doanh nghiệp ngay khi làm việc tại nhà.

​

Chế độ, quyền lợi dành cho nhân viên phụ thuộc chính vào chủ doanh nghiệp. Trước khi đưa ra chính sách, lãnh đạo cần xem xét các yếu tố về tình hình tài chính, kết quả kinh doanh, mức độ ảnh hưởng của dịch bệnh tới hoạt động sản xuất hay bán hàng, số lượng nhân viên,… Thông thường, các công ty vẫn duy trì được hoạt động, không bị dừng sản xuất hay đóng cửa sẽ cho nhân sự hưởng từ 70-100% lương cho ngày làm việc tại nhà.

Khi đưa ra những chế độ này, bộ phận nhân sự nên thông báo trước để người lao động xác định rõ ràng. Ngoài ra, giải thích rõ với nhân viên về tình hình hoạt động, định hướng sau khi hết dịch và khó khăn của công ty để họ hiểu và cùng vượt qua giai đoạn khó khăn này.

NĂNG SUẤT LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN CÓ ĐẢM BẢO?

Không nhiều tổ chức ở Việt Nam xây dựng được văn hoá làm việc từ xa. Vì vậy, đảm bảo hiệu suất làm việc của nhân viên là một bài toán đau đầu với chủ doanh nghiệp. Một cách được áp dụng phổ biến chính là đưa ra quy định và quản lý kết quả theo KPI.

​

Những quy định về thời gian, công cụ hay quy trình làm việc tại nhà trở nên cần thiết trong trường hợp này. Một số đầu mục để nhà quản lý đưa ra quy định đầy đủ giúp đốc thúc nhân viên làm việc nghiêm túc:

– Thời gian: Như khi làm việc tại công ty (8:00 – 17:30)
– Tuân thủ deadline.
– Bố trí đầy đủ góc làm việc, trang thiết bị.
– Lập to-do list đầu ngày và báo cáo lại cuối ngày cho leader.
– Online toàn bộ thời gian làm việc để liên lạc khi cần thiết.
– Các công việc nhân viên và quản lý nên chia nhỏ thành các giai đoạn, có deadline cụ thể để dễ theo dõi tiến độ công việc. Kết quả thực hiện công việc sẽ được ưu tiên sử dụng để đánh giá nhân viên trong thời điểm này.

Ngoại trừ các bộ phận có tính chuyên môn, đặc thù riêng, các công việc khuyến khích thực hiện trên công cụ trực tuyến như Google Docs, Google Sheet,… để kết nối với mọi người và cập nhật thay đổi theo thời gian thực tế.

PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ TỪ XA NÀO HIỆU QUẢ?

Công cụ thực hiện công việc trực tuyến trên thị trường rất đa dạng nhưng không có nhiều app quản lý nhân sự từ xa. Chủ doanh nghiệp đang tìm kiếm một ứng dụng giúp họ nắm bắt và xác nhận được quá trình làm việc tại nhà. Đồng thời, tích hợp với quản lý nhân sự ở công ty để tiết kiệm nguồn lực cho quá trình xử lý dữ liệu về ngày công và tính lương.

​

Để quản lý nhân viên từ xa hiệu quả, các phần mềm thường sử dụng định vị trên điện thoại để xác nhận vị trí làm việc hoặc lấy biểu đồ sử dụng ứng dụng trên máy tính. Rõ ràng, quá trình làm việc tại nhà phụ thuộc nhiều vào ý thức nhân viên. Tuy nhiên, sự trợ giúp những phần mềm quản lý nhân viên từ xa giảm sự mơ hồ trong quản lý. Bên cạnh đó, nó còn là công cụ giúp nhân sự có trách nhiệm và ràng buộc với công việc hơn.

ACheckin là một phần mềm được nhiều công ty tin dùng với chức năng quản lý nhân sự từ xa. Nhân sự linh hoạt lựa chọn hình thức quản lý qua định vị kèm hình ảnh hoặc dữ liệu thống kê trên máy tính. Quản lý qua app nhưng doanh nghiệp vẫn đảm bảo sự riêng tư và bảo mật của từng nhân sự. Hơn nữa, mọi dữ liệu chấm công từ xa hay chấm công tại công ty đều được đồng bộ trên hệ thống. Nhân viên, quản lý và lãnh đạo đều dễ dàng truy cập để theo dõi bảng tính công được cập nhật tự động.

TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TRỞ NÊN QUAN TRỌNG HƠN BAO GIỜ HẾT

​

Nhân viên thường phải đối mặt với tình trạng lo sợ hoặc tâm trạng trì trệ khi làm việc tại nhà. Khi này, truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng cải thiện tâm lý nhân viên và thúc đẩy kết quả làm việc.

Một số gợi ý hoạt động truyền thông nội bộ dành cho doanh nghiệp trong thời điểm này:

– Phong trào chia sẻ góc làm việc cá nhân, chia sẻ cách vượt qua khó khăn làm việc tại nhà,…
– Những nội dung, video, hình ảnh vừa truyền tải thông điệp vừa mang tính giải trí.
– Cập nhật nhanh chóng các quy định theo diễn biến dịch bệch.
– Khắc phục được những khó khăn giúp doanh nghiệp duy trì và phát triển hoạt động qua thời điểm dịch bệnh. Sau đó, tổ chức có thể áp dụng linh hoạt cho những trường hợp khác trong tương lai khi cần thiết.

Hy vọng các Doanh nghiệp sẽ khắc phục được khó khăn khi quản lý nhân sự từ xa giữa lúc cả nước đang áp dụng tích cực giải pháp “cách ly toàn xã hội” để hạn chế dịch Covid-19 lây lan.