Quy trình quản lý hợp đồng thuê mặt bằng hiệu quả cho ban quản lý văn phòng

Quản lý hợp đồng thuê mặt bằng tại các tòa nhà văn phòng còn được đánh giá là một trong công việc đặc biệt quan trọng mà ban quản lý tòa nhà chú ý. Lúc này ban quản lý tòa nhà nhất thiết phải tìm kiếm giải pháp kiểm soát hợp đồng thuê tối ưu và chặt chẽ qua đấy cam kết dự án văn phòng cho thuê vận hành ổn định, hạn chế rắc rối.

Để tối ưu giám sát hợp đồng thuê mặt bằng tốt nhất, đơn vị vận hành văn phòng còn phải hiểu sâu được những thủ tục ở bên trong giải pháp quản lý hợp đồng, mọi công đoạn quản lý hợp đồng thuê mặt bằng nhằm áp dụng tốt nhất giá trị kèm theo hiệu suất quản lý tốt nhất.

Xác định yêu cầu, mục tiêu, lập phương án giám sát hợp đồng


Nhằm nâng cao thắt chặt nghiệp vụ quản lý hợp đồng, BQL văn phòng trước tiên nên cam kết tìm tòi hiệu quả nhu cầu và mục đích của từng hợp đồng thuê mặt bằng, phân bổ rõ ràng kế đấy tiến tới hoạch định phương án giám sát hợp đồng chi tiết.

​

Giải pháp quản lý hợp đồng thuê mặt bằng trong tòa nhà còn là một hành trình tốt, có thể xử lý được tất cả các thỏa thuận trong lúc thuê mặt bằng, chẳng hạn như thuê văn phòng, thuê nhà ở, thuê mặt bằng kinh doanh thương mại…

Nhờ vào mọi tin tức bên trên, đội ngũ quản lý dự án nhanh chóng khoanh vùng được riêng phân loại hợp đồng cần giám sát cũng như số lượng chi tiết hợp đồng cho thuê mặt bằng. Cùng với, đội ngũ quản lý văn phòng cho thuê cũng phải tìm kiếm cá nhân hoặc đội ngũ có trách nhiệm thực hiện theo dõi tất cả công đoạn trong giám sát hợp đồng thuê mặt bằng, hoạch định cụ thể trách nhiệm nên hoàn thiện của mỗi đội ngũ nhân sự.

Nhất là, BQL tòa nhà cần thiết thống kê các vấn đề sai sót có thể xuất hiện khi ký hợp đồng cùng vời thực hiện hợp đồng, lường trước thiếu sót nhằm có cách giải quyết nhanh chóng hơn.

Soạn thảo cùng ký kết hợp đồng


Yếu tố thiết yếu nên quan tâm lúc làm hợp đồng và ký hợp đồng thuê văn phòng trong dự án chính là cần quan tâm đến cách truyền đạt chi tiết và cụ thể riêng các thỏa thuận. Một vài vấn đề trọng yếu như phân loại từng file bản mềm của hợp đồng thuê, thời gian và mã số của từng mẫu hợp đồng cho thuê mặt bằng, giá trị hợp đồng trước và sau thuế, phụ lục của từng hợp đồng khác nhau… đều cần được theo dõi minh bạch đồng thời phải quản lý chi tiết. Những vấn đề như trên sẽ trợ giúp việc nâng cao quản lý hợp đồng thuê mặt bằng bài bản và tối ưu hơn.

​

Coppy đồng thời lưu lại cùng quản lý các loại hợp đồng thuê mặt bằng cùng hồ sơ


Đặc thù với các hợp đồng thuê ở tòa nhà kèm theo phụ lục đính kèm, đơn vị vận hành khu văn phòng cần trực tiếp in ấn và lưu trữ giấy tờ cẩn thận. Đây là yếu tố có thể giúp ban quản lý nhanh chóng tránh những rủi ro trong thời gian về sau, cùng với quan sát nhà thầu có thực sự hoàn thành trách nhiệm theo cam kết ở bên trong hợp đồng hay không.

Việc giữ gìn giấy tờ cũng có thể dùng biện pháp thủ công giữ gìn trong kho hồ sơ, hay lưu trữ trên kho dữ liệu điện tử, lưu trữ bảo mật ở nền tảng công nghệ phần mềm như Landsoft Building nhằm tiết kiệm diện tích và không gian văn phòng, giảm thiểu tài chính cùng nhân lực, tiện dụng khi tìm kiếm và truy vấn tiện dụng hơn.

Quản lý hợp đồng thuê mặt bằng trên hệ thống chuyển đổi số


Giờ đây việc quản lý hợp đồng thuê mặt bằng tại dự án tại giải pháp phần mềm như Landsoft Building còn được đánh giá như chiến lược kiểm soát tốt nhất thuộc BQL dự án. Chương trình quản lý hợp đồng bằng công nghệ trên phần mềm còn hỗ trợ đơn vị vận hành khắc phục được nhiều nhược điểm vẫn đang tồn đọng tại giải pháp quản lý truyền thống.

​

Đặc biệt khi các biện pháp quản lý hợp đồng thuê cũ, ban quản lý cần phải tiêu tốn không ít chi phí cho in ấn, làm cho hợp đồng tương đối dễ mất mát do người làm sai lầm hoặc những sự cố khách quan khác. Thời điểm này quản lý hợp đồng thuê trên phần mềm có thể trợ giúp quy trình kiểm soát hợp đồng còn gửi tự động đến tất cả nhân sự có nhu cầu, tiết kiệm nhân sự và chi phí tối ưu.

Phần mềm Landsoft Building mang tới chiến lược quản lý hợp đồng thuê mặt bằng ngắn hạn hay dài hạn, giúp cho đơn vị vận hành văn phòng thắt chặt theo dõi và tổng hợp dữ liệu khách hàng thuê văn phòng, mặt bằng hoặc căn hộ, hỗ trợ phân loại đại diện thuê mặt bằng để giảm giá theo riêng các thời gian, quản lý hợp đồng cho riêng khách thuê chặt chẽ.

Phần mềm cũng giúp BQL có thể theo dõi thời gian ký kết hợp đồng, thời hạn đã đến hạn của hợp đồng, lịch thu tiền thuê, dữ liệu mặt bằng kinh doanh cùng với văn phòng dùng cho thuê, thực trạng mặt bằng, giá thuê và kèm thông tin chi tiết khác. Từ đó trợ giúp người dùng thời điểm muốn tìm hiểu tin tức lúc này chỉ phải xem chi tiết biểu mẫu kèm theo phụ lục hợp đồng trên phần mềm có thể dễ dàng truy vấn và quan sát ngay tức thì.