Quy trình thực hiện một event Cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường khiến các công ty tổ chức sự kiện ngày càng nâng tầm quan trọng của chuyên nghiệp hoá. Ai cũng nói mình chuyên nghiệp. Chuyên nghiệp là phải làm được mọi thứ, từ thứ nhỏ nhất đến thứ lớn nhất như làm kế hoạch, gửi giấy mời như thế nào, trình bày màu sắc sao cho phù hợp công ty, sản phẩm, khách mời là ai, ăn gì, chỗ ngồi thế nào, khách quan trọng thì đứng ra làm sao, bảo vệ an toàn thế nào. Tóm lại, phải hoàn hảo trong từng chi tiết nhỏ. Quản lý một sự kiện bao gồm quá trình hoạch định và kiểm soát về chi phí (cost), công việc (content) và rủi ro (risk) đi kèm với những ràng buộc về luật pháp (legal), văn hoá đạo đức (ethical) và những thay đổi không thể lường trước được ở bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp. Một Event luôn phải trải qua những ?othủ tục?o cơ bản sau: · Hình thành chủ đề theme) cho sự kiện: Chủ đề này sẽ bị ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choice), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (catering), hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects). · Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức. · Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận. · Tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện: các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ. · Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)? · Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau. Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức event là một công việc khó. Nó đòi hỏi các công ty phải thực sự tâm huyết với công việc mình đang làm. Hy vọng, với quy trình cụ thể những người làm event ở Việt Nam khi biết rằng mọi người sẽ hiểu và đồng cảm với các công ty của mình. Đạo diễn Trần Cảnh Đôn, giám đốc công ty truyền thông Thằng Mõ chia sẻ những kinh nghiệm trong nghệ thuật hóa Event: Việc áp dụng nghệ thuật, đặc biệt là điện ảnh vào quảng cáo đã được khai thác trong những năm gần đây, chủ yếu là các đoạn phim quảng cáo truyền hình (TVC) như Omo với câu chuyện Ngại gì vết bẩn, Nestle với sự sẵn sàng của thanh niên, Pond?Ts với sức mạnh tuổi trẻ? Còn trong lĩnh vực Event, việc áp dụng này vẫn còn khá mới mẻ và nhiều tiềm năng. Là một đạo diễn làm Event Đôn cũng rất muốn chuyển hoá những yếu tố này sao cho ăn ý và nhẹ nhàng nhất. Có thể ví dụ về một event nhỏ, tổ chức một ngày ?oteam building?o cho toàn đội Rejoice vào trước ngày tung sản phẩm mới. Để lấy khí thế cho nhân viên sales P&G, Đôn xây dựng concept trên bối cảnh các chiến sĩ cùng hợp lực đánh thành Troy, vừa mang tính giải trí, vừa ngụ ý khá sâu sắc mà Đôn và các đồng sự đã cố gắng thể hiện bằng những kỹ xảo và những tình tiết mang tính nghệ thuật, để các bạn trong đội cảm nhận hào khí anh hùng và tự hào về những nỗ lực của đội trước ngày xông trận. Khách hàng event luôn yêu cầu khách hàng mục tiêu của họ được tôn vinh. Vì vậy, để chuyển hoá thành nghệ thuật trong event; nó phụ thuộc rất nhiều vào cái tài của người ?otổng chỉ huy?o event được nghệ thuật hoá là am hiểu nhiều loại ngôn ngữ nghệ thuật; biết cân nhắc tỷ lệ của việc áp dụng, cuối cùng là thực hiện nó một cách trôi chảy và dĩ nhiên là khá tiết Được antigod sửa chữa / chuyển vào 09:16 ngày 13/06/2006
ã Viỏt chặặĂng trơnh (proposal): CĂi nă thỏằ?nh thoỏÊng ỏằY bên phòng thông tin 'ỏĂi sỏằâ quĂn Hoa Kỏằ (IRC-gỏĐn giỏằ'ng vỏằ>i PRC) có mỏằY nhỏằng buỏằ.i seminar vỏằ "how to write a good proposal" -free 'ỏƠy. Đỏằf em nghe ngóng,hôm nào nó có em post lên 'Ây cho cỏÊ box PR này 'i cho vui
Hì em xin chia sẻ tâm tư của một người tổ chức event: -Men nít mừn của event trước hết phải là mụt người giàu óc tưởng tượng và sáng tạo: cái quan trọng là làm sao mỗi hoạt động trong event phải biểu thị mụt nội dung nào đó gắn với tổng thể chương trình. Thường thì mụt chương trình bao rừ cũng có một nguồn cảm hứng xuyên suốt---> từ đó các thành viên tổ chức cùng sáng tạo ra những activities dựa trên nguồn cảm hứng đó.Những i-ven hoành tráng ra sao, ấn tượng đến đâu....thì quyết định chủ chốt ở khâu này. - Nhưng thành công của mụt i ven lại được quyết định ở khâu chuẩn bị và kế hoạch giám sát chương trình. Khâu này cần người tổ chức phải là ngừời thực sự có đầu óc chiến thuật(ảnh hưởng chơi game chiến thuật các bác ạ), nguời tổ chức thành công là người tính toán được hết các tình huống có thể xẩy ra trong chương trình (tốt nhất đến tệ nhât), và phải sẵn sầng ...nhiều phương án cho các tình huống đó. Nguyên tắc của em là không bao h chỉ có một phương án giải quyết cho một rủi ro có thể xảy ra....đúng như cái nhiệm vụ này...cái gì cũng phải sẵn sàng và trong tầm kiểm soát. -Thành công của một event phụ thuộc vào sự chấp nhận của người đến tham dự với i ven. Khâu này thhành công nếu kết hợp được 2 việc: Lôi kéo được nhiều người đến event(cái này là một nghệ thuật-bác nào cần tư vấn mảng này call em)+ những activities để lại ấn tượng và thực sự hấp dẫn(yếu tố 1) - Và cuối cùng sau mỗi iven, cố gắng ra quán bia, anh em tổng kết, rút kinh nghiêm..thì sẽ có nhiều tiến bộ hơn ---> em đang ôn thi, nóng quá nhảy vào mạng, thấy chủ đề máu nên pót thôi, ý kiến cá nhân, các bác tham khảo
