Sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học với kệ để hồ sơ

Công việc tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ từ ngày này đến năm khác sẽ là một gánh nặng đối với thư ký hay bất kỳ ai làm việc văn phòng. Vì thế, phân loại - sắp xếp – lưu trữ hồ sơ là một việc làm cần thiết và rất quan trọng. Không phải bất kỳ ai cũng làm tốt nghiệp vụ này cả. là một công việc tuy đơn giản nhưng đòi hỏi sự logic và khéo léo.

Trước hết ta cần hiểu rõ hồ sơ tài liệu là gì? .

- Hồ sơ: là một văn bản hoặc một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng chủng loại văn bản, cùng tác giả cùng thời gian ban hành.

Các văn bản trong hồ sơ cần sắp xếp theo một trình tự hợp lý để tra tìm và nghiên cứu các văn bản được nhanh chóng và thuận lợi. Đừng bao giờ đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ. Vì như vậy không thể nào quản lý được số lượng lớn hồ sơ.Nên : ta cần chọn kệ để hồ sơ một cách hợp lý

- Dùng kệ hồ sơ có nhiều tầng : hãy dùng các kệ đựng hồ sơ có nhiều tầng mỗi tầng có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ tài liệu ( thông thường là 28x35cm)

- Dùng kệ lưu trữ hồ sơ treo trên tường : Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng kệ sắt đựng hồ sơ treo trên tường. Loại kệ để hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ.

- Dùng kệ để hồ sơ văn phòng với kích thước hợp lý giúp tiết kiệm không gian văn phòng của bạn vừa sắp xếp hợp lý hồ sơ tài liệu tránh thừa thãi lãng phí ( thường dùng loại kệ 40x100cm)

- Dùng các kệ sắt để hồ sơ với chất liệu bằng sắt sơn tĩnh điện có ưu điểm là bền chắc khỏe có thể chứa được nhiều hồ sơ tài liệu so với các kệ để đựng hồ sơ bằng gỗ công nghiệp rất rễ bị ẩm mốc hoặc bị mục nát với các nơi có môi trường ẩm ướt hoặc trời nồm như ở miền bắc nước ta

- Dùng kệ đựng hồ sơ văn phòng có thể tháo lắp dễ dàng để thuận tiện cho việc di chuyển tài liệu hồ sơ khi ta chuyển vị trí hoặc chuyển văn phòng , các giá kệ hồ sơ có thể tháo rời và lắp ghép lại như cũ giúp ta tiết kiệm chi phí thời gian .





Hãy liên hệ với keviet để có được một cửa hàng ưng ý nhất một môi trường kinh doanh thuận lợi nhất. Keviet nhà cung cấp hàng đầu về thiết bị siêu thị, giá kệ siêu thị, kệ kho, kệ sắt v lỗ, kệ thép, kệ kho hàng, kệ để hàng…..

SẢN PHẨM ĐƯỢC PHÂN PHỐI BỞI CÔNG TY TNHH AKH VIỆT NAM

Liên hệ : 0915 245 395 hoặc 0983 735 235 hoặc 0975 574 829

Email: kevietvn @gmail.com

Web: akh.vn, keviet.vn

Xin quý khác hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và sử dụng dịch vụ tốt nhất

Công ty TNHH AKH Việt Nam