Tiến trình tổ chức hội thảo đầy đủ có mấy bước?

Không phải ngẫu nhiên mà các công ty/doanh nghiệp lại có thể tổ chức được một buổi hội thảo thành công rực rỡ được. Tất cả đều phụ thuộc vào một quy trình chuẩn chặt chẽ đã được đề ra trước đó. Vậy quy trình tổ chức hội thảo chuẩn có mấy bước? Bạn đọc hãy cùng Sparta Beer Club tìm hiểu ngay bài viết sau.



Mỗi đơn vị sẽ có những cách riêng trong việc tổ chức hội thảo. Nhưng tựu chung lại, các bước tổ chức hội thảo chuẩn sẽ bao gồm 6 bước sau đây:

Bước 1: Lên Concept cho chương trình tổ chức hội thảo
Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức hội thảo chuẩn chuyên nghiệp chính là việc lên chủ đề. Có thể thấy, chủ đề của chương trình đóng vai trò rất quan trọng để tạo nên thành công của buổi hội thảo.

Chúng tôi sẽ lấy một ví dụ cho các bạn dễ hình dung hơn. Nếu doanh nghiệp của bạn cần tổ chức một buổi hội thảo hướng đến khách hàng nhà phân phối. Hãy lựa chọn chủ đề tri ân khách hàng là phù hợp nhất. Một concept xuyên suốt chuỗi chương trình hội thảo sẽ giúp cho sự kiện của bạn chuyên nghiệp và có chiều sâu hơn.

Bước 2: Gặp gỡ, làm việc với khách mời
Để buổi hội thảo được bất ngờ hơn nữa thì khách mời hay các diễn giả có sức ảnh hưởng không nhỏ. Chính vì thế, bạn hãy gặp gỡ trao đổi với các khách mời về nội dung của buổi nói chuyện trước, như vậy sẽ thống nhất được thời gian, nội dung hạn chế được tối đa rủi ro khi chương trình diễn ra.

Bước 3: Tìm địa điểm tổ chức hội thảo
Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp trong bước thứ 3 này là việc tìm địa điểm tổ chức. Tùy vào mục đích của doanh nghiệp sẽ lựa chọn được những địa điểm phù hợp nhất.

Nếu buổi hội thảo doanh nghiệp của bạn có quy mô lớn từ 100 người trở lên, có thể tổ chức ở nhà hàng, trung tâm hội nghị. Ngược lại với quy mô nhỏ, ít người tham gia thì một không gian nhỏ như quán cà phê, phòng họp sẽ khá phù hợp.

Bước 4: Chuẩn bị đồ dùng cần thiết
Các bước tổ chức hội thảo chuẩn không thể bỏ qua được việc chuẩn bị dụng cụ cần thiết. Hãy trao đổi với bộ phận Marketing, bộ phận tổ chức sự kiện và cả các diễn giả để chuẩn bị những đạo cụ phù hợp nhất. Cần phải set up những cơ sở vật chất gì, bạn đều cần phải lên list 1 cách cẩn thận để đảm bảo không thiết sót bất cứ thứ gì.

Bước 5: Thực hiện kế hoạch truyền thông cho buổi hội thảo
Bước 5 trong quy trình tổ chức hội thảo chính là “Thực hiện kế hoạch truyền thông cho buổi hội thảo”. Thực chất việc truyền thông cho buổi hội thảo sẽ giúp doanh nghiệp tìm kiếm được những khách hàng tiềm năng cũng như thành viên tham dự như mong muốn. Hãy tận dụng tối đa các kênh truyền thông Social như: Facebook, Zalo, Youtube,... Để giới thiệu buổi hội thảo đến nhiều đối tượng hơn. Gửi thư tín cũng là một cách hiệu quả để truyền thông tin đến khách mời, hãy tận dụng email, thư mời để truyền thông cho buổi hội thảo.

Bước 6: Công tác chuẩn bị trước khi diễn ra hội thảo
Để chuẩn bị đầy đủ nhất các công tác trước khi hội thảo diễn ra, các bạn cần lưu ý như sau:

Setup không gian tổ chức hội thảo như: vị trí cửa ra vào ở đâu, đặt bảng hướng dẫn, chỉ dẫn cụ thể, trưng bày các sản phẩm của doanh nghiệp, treo banner,...
Chuẩn bị tài liệu, băng đĩa ghi hình,...
Quà tặng cho khách mời
Danh sách khách mời tham dự để kiểm tra
Máy ảnh, máy quay,...

Một quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp chắc chắn sẽ mang lại nhiều hiệu quả tối đa cho các doanh nghiệp. Liên hệ Sparta Beer Club theo đường dây nóng: 0888.165.165 để được tư vấn, hỗ trợ về địa điểm thuê tổ chức sự kiện, hội thảo độc đáo, rộng rãi và chất lượng nhất ở Hà Thành, cũng như được tư vấn về một quy trình tổ chức hội thảo thật bất ngờ nhé.

Địa chỉ: Tầng M, Tòa nhà SONGHONG LAND, 165 Thái Hà, Đống Đa, thủ đô hà nội.

Hotline: 0911.165.165

Email: spartabeerclub@gmail.com

Website: https://spartabeerclub.vn/

Nguồn: https://spartabeerclub.vn/quy-trinh-to-chuc-hoi-thao-chuan-co-may-buoc-A.html