Tiêu chí tổ chức lễ hội giới thiệu sản phẩm

Tổ chức lễ hội giới thiệu sản phẩm nhằm quảng bá hình ảnh sản phẩm đến với người tiêu dùng, tạo sức hút cho những khách hàng tiềm năng.

Vì vây, một chương trình tổ chức lễ hội giới thiệu sản phẩm phải đảm bảo hai tiêu chí sau:
a. Tạo ra mối liên hệ giữa sản phẩm/dịch vụ của bạn với khách hàng tiềm năng : Nghiên cứu kỹ về sản phẩm và đối tượng tiềm năng và sự liên hệ giữa 2 đối tượng này rồi từ đó đưa ra cách thức khuếch trương vào trọng tâm vào lợi ích của sản phẩm đối với khách hàng tiềm năng thay vì diễn giải đặc điểm của sản phẩm.
b.Tạo sự sống động bắt mắt, hấp dẫn cho sản phẩm : Giữa vô vàn những sản phẩm tương tự, sự nổi bật, nổi trội hơn của sản phẩm quyết định doanh số cho sản phẩm đó khi tung ra ngoài thị trường. Do vậy, Ấn tượng, lôi cuốn, đặc biệt, đặc sắc là những điều mà bất cứ nhà tổ chức lễ ra mắt sản phẩm đều mong muốn đạt tới.
Quy trình để tổ chức một lễ hội giới thiệu sản phẩm?
1. Ý tưởng chủ đề cho sự kiện (event): chủ đề này sẽ chịu sự ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như pháp luật (regulation), khu vực tổ chức (site choise), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource) và những vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (entertaiment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (soundlight), các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).
2. Lên chương trình sự kiện (proposal): là cách tạo sản phẩm event trên giấy trước khi được phê duyệt và triển khai trong thực tế. Chương trình này sẽ được gửi đến khách hàng với bàng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một sự kiện, đây là giai đoạn quan trọng nhất, chương trình sự kiện là sự khác biệt giữa các công ty tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, một ý tưởng hay vẫn chưa bảo đảm cho sự thành công của sự kiện bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.
3. Hoạch định: Là quá trình mà người, đơn vị tổ chức hoạch định trước các công việc cần thiết cho sự kiện. Kết quả của việc hoạch định sẽ là Các công việc cần làm (Task) – ví dụ như: chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng đợt chương trình..; Bảng phân công công việc – Checklist (ai sẽ chịu trách nhiệm đối với các việc nào) và Thời hạn hoàn thành công việc – Timeline.
4. Thực hiện kế hoạch: Những người được phân công sẽ thực hiện công việc nội bộ (inhome) hoặc thuê ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận.
5. Tổ chức sự kiện: Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Trong trường hợp có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại và tìm chốt phương án giải quyết tại chỗ.
6. Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): Dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sữa lại các vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), quản lý kho (storage)…
7. Rút kinh nghiệm (lessons learn): Sau khi sự kiện kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

Tags: su kien hot, to chuc su kien chuyen nghiep