Tổ chức đấu thầu

Quy trình và cách tổ chức đấu thầu ra sao, mời bạn đọc cùng đến với Xây Dựng Phương Anh để tìm hiểu rõ hơn về quy trình tổ chức này. Với vai trò là đại diện cho chủ đầu tư hay còn gọi là ban quản lý dự án Thiết Kế Xây Dựng Phương Anh đã và đang đứng ra tổ chức khá nhiều buổi đấu thầu luôn đem lại kết quả hài lòng nhất cho chủ đầu tư.

Để tổ chức đấu thầu thành công bạn cần lên kế hoạch cũng như chuẩn bị hồ sơ thật kỹ càng, dưới đây là một số quy trình cần thiết đối với một đại diện cho chủ đầu tư, mà Xây Dựng Phương Anh tóm lược được sau những quá trình tổ chức và rất thành công:



I. Bước đầu tiên là việc lựa chọn danh sách nhà thầu và mời tham gia đấu thầu, dựa vào từng tính chất cũng như điều kiện của từng gói thầu, khi tổ chức đấu thầu rộng rãi chủ đầu tư có thể thông báo mời thầu ngay theo quy định của khoản 4. Hoặc cũng có thể áp dụng thủ tục lựa chọn các danh sách nhà thầu để mời tham gia nhưng việc phê duyệt phải được chủ đầu tư quyết định. Quá trình lựa chọn danh sách nhà thầu tư vấn để mời tham gia đấu thầu được thực hiện theo các bước:

a) Với việc tổ chức đấu thầu rộng rãi:
- Chủ đầu tư sẽ phê duyệt tất cả những hồ sơ tham gia bao gồm những nội dung: về năng lực, chuyên môn, kinh nghiệm và số lượng chuyên gia.
- Tiêu chuẩn để đánh giá những hồ sơ tham gia đấu thầu dựa theo tiêu chí "đạt" hay "không đạt" và phải được nêu trong hồ sơ mời thầu được quan tâm, gồm đầy đủ tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn lẫn số lượng chuyên và và đat tiêu chuẩn về kinh nghiệm.
- Tất cả những thông báo cho việc mời nộp hồ sơ quan tâm đều phải được đăng trên Báo Đấu Thầu 3 kỳ liên tiếp nhau và trên trang thông tn điện tử về đấu thầu. Trường hợp đấu thầu quốc tế thì phải đăng tải thông báo trên một tờ báo tiếng Anh và phải được phát hành rộng rãi. Ngoài ra có thể kết hợp việc đăng tải trên các phương tiện thông tin đại chúng phổ biến.
- Sau khi thông báo mời nộp hồ sơ quan tâm được đăng tải, bên mời thầu sẽ phát hành miễn phí hồ sơ mời quan tâm để các nhà thầu có nhu cầu tham gia đến trước thời điểm hết hạn nộp hồ sơ quan tâm.
- Thời gian tối thiểu giành cho nhà thầu chuẩn bị đầy đủ hồ sơ là 15 với những nhà thầu trong nước và đối với nhà thầu quốc tế thì thời gian là 20 ngày, được tính từ ngày đầu tiên phát hành hồ sơ mời quan tâm.
- Bên tư vấn mời thầu sẽ đánh giá tất cả những hồ sơ của các nhà thầu tham gia, dựa theo tiêu chuẩn đánh giá và lựa chọn những nhà thầu xuất sắc để chủ đầu tư phê duyệt.

b) Với tổ chức đấu thầu hạn chế thì:
Trách nhiệm của bên tư vấn mời thầu sẽ lựa chọn ít nhất là 5 nhà thầu được đánh giá là đủ năng lực, đáp ứng yêu cầu của chủ đầu tư đưa ra, và phải có kinh nghiệm đúng với quy định của Điều 19 của Luật Đấu Thầu. Ngoài ra nhà thầu phải có nhu cầu tham gia đấu thầu để chủ đầu tư phê duyệt và mời tham gia đấu thầu. Nếu số lượng hồ sơ của nhà thầu không đạt tiêu chuẩn tối thiểu thì chủ đầu tư báo cáo người quyết định đầu tư hay người được ủy quyền (tư vấn mời thầu - ban quản lý) xem xet, và áp dụng tùy theo từng trường hợp mà mời thêm danh sách các nhà thầu hay gia hạn thêm thời gian để tìm thêm nhà thầu. Còn nếu đã gia hạn thêm thời gian nhưng vẫn không tìm kiếm thêm được nhà thầu thì những nhà thầu hiện có sẽ được mời tham gia.

II. Lập hồ sơ mời thầu
Là bước thứ 2 nằm trong khâu tổ chức đấu thầu:

a) Những căn cứ để lập hồ sơ mời thầu:
- Nhà thầu phải có đầu đủ giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư, quyết định đầu tư và những tài liệu để ra quyết định đầu tư.
- Lập kế hoạch đấu thầu phải hoàn chỉnh và có triển vọng cao là yếu tố quyết định hồ sơ của nhà thầu.
- Đối với những dự án có sử dụng nguồn vốn từ ODA phải có những quy định của pháp luật về đấu thầu và những quy định của pháp luật liên quan, điều ước quốc tế hay văn bản thỏa thuận quốc tế (nếu có).
- Những chính sách của nhà nước về tiền lương, thuế, ưu đãi trong đấu thầu quốc tế hay những quy định khác có liên quan.
Nếu gói thầu cần được thực hiện trước khi có quyết định đầu tư thì tổ chức được giao (ban quản lý) có nhiệm vụ chuẩn bị dự án căn cứ vào những văn bản liên quan để lập hồ sơ mời thầu trình đại diện cơ quan chuẩn bị dự án phê duyệt.

b) Nội dung của hồ sơ mời thầu
Nội dung mời thầu phải đầy đủ những nội dung theo quy định của khoản 2 Điều 32 của Luật Đấu Thầu và mẫu hồ sơ mời thầu của Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành, trong đó gồm có những yêu cầu quan trọng bắt buộc phải có để làm căn cứ lọc hồ sơ dự thầu, cụ thể là:
- Nếu nhà thầu không có tên trong danh sách mua hồ sơ mời thầu hay khôn đáp ứng đúng quy định của khoản 2 Điều 17 nghị định này.
- Nếu những tư cách hợp lệ theo quy định tại Điều 7, Điều 8 của Luật Đấu thầu mà nhà thầu không đảm bảo tư cách.
- Nhà thầu không đảm bảo điều kiện năng lực đúng quy định của Luật Xây dựng.
- Bản gốc hồ sơ dự thầu không có.
- Đơn dự thầu không hợp lệ.
- Hồ sơ dự thầu không đảm bảo hiệu lực theo quy định trong hồ sơ mời thầu.
- Danh sách nhà thầu lặp đi lặp lại nhiều lần trong nhiều hồ sơ dự thầu với tư cách là nhà thầu chính (nhà thầu độc lập hay thành viên trong liên danh).
- Một trong những hành vi bị cấm trong đấu thầu theo quy định của Điều 12 của Luật Đấu thầu mà nhà thầu mắc phải.
- Những yêu cầu quan trọng khác mang tính chất đặc thù của gói thầu.
Nếu nhà thầu vi phạm dù chỉ là 1 trong những điều kiện liệt kê ở trên thì hồ sơ mời thầu sẽ bị loại và hồ sơ dự thầu không được xem xét tiếp.

II. Phê duyệt hồ sơ mời thầu
Việc quyết định chọn lựa hồ sơ nào là do người đầu tư hoặc ban quản lý (nhà tư vấn mời thầu) hay ủy quyền cho chủ đầu tư phê duyệt hồ sơ mời thầu theo quy định của Điều 60 Luật Đấu thầu dựa trên báo cáo thẩm định của cơ quan, tổ chức thẩm định.

IV. Mời thầu
a) Thông báo mời thầu
Trường hợp không được áp dụng thủ tục để lựa chọn danh sách nhà thầu tư vấn mời tham gia đấu thầu chủ đầu tư thông báo mời thầu theo mẫu hướng dẫn của Bộ Kế hoạch và Đầu tư trên Báo Đấu thầu 3 kỳ liên tiếp và trên trang thông tin điện tử về đấu thầu. Với việc đấu thầu quốc tế thì còn phải đăng tải đồng thời trên một tờ báo tiếng Anh và phải được phát hành rộng rãi. Ngoài ra việc đăng tải theo quy định trên có thể đăng tải đồng thời trên những phương tiện thông tin đại chúng khác.
b) Gửi thư mời thầu:
Bên tư vấn mời thầu hoặc chủ đầu tư gửi thư mời thầu tới các nhà thầu có trong danh sách mời tham gia đấu thầu theo quy định của khoản 1 Điều này. Nội dung thư mời thầu được lập theo mẫu nêu tại phụ lục I kèm theo Nghị định này. Thời gian từ khi gửi thư mời thầu đến khi phát hành hồ sơ mời thầu tối thiểu là trong vòng 5 ngày đối với đấu thầu trong nước và 7 ngày đối với đấu thầu quốc tế.