Tổ chức sự kiện tại Việt Nam, bao giờ có thể trở thành ngành công nghiệp?

Nhiều nhưng chưa “chất”

Theo thống kê, Việt Nam có hàng trăm doanh nghiêp, tổ chức cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức nhỏ, lẻ hoạt động không chuyên khác. Con số này mới chỉ chiếm khoảng 8.3% trong tổng số các công ty về truyền thông và quảng cáo. Tuy nhiên các công ty tổ chức sự kiện tại Việt Nam nhiều nhưng chưa “chất”, đang hoạt động manh mún, thiếu chuyên nghiệp, mang tính mạnh ai nấy làm và chủ yếu là không có nội lực. Phần lớn các doanh nghiệp tổ chức sự kiện chưa chủ động được nhân lực, vật lực và công nghệ mà hoạt động dưới hợp tác, kết nối, thuê các đơn vị riêng lẻ khác nhau của khách sạn, trung tâm hội nghị, nhà hàng, đơn vị quảng cáo, cung ứng thiết bị … Chính vì vậy, hoạt động tổ chức sự kiện chưa phát triển chuyên nghiệp, độc lập và chi phí cũng trở nên tốn kém, lãng phí.

Do kết hợp nhiều dịch vụ, tổ chức sự kiện đòi hỏi các doanh nghiệp phải đầu tư rất nhiều, đặc biệt là các thiết bị máy móc hiện đại. Đây là điểm yếu của hầu hết các công ty tổ chức sự kiện vừa và nhỏ tại Việt Nam. Do không chủ động được máy móc, chủ yếu nhận đơn hàng theo quan hệ, thuê phòng hội nghị khách sạn, thuê các hạng mục lẻ như bàn ghế, thiết bị rồi chắp ghép lại thành sự kiện nên các doanh nghiệp không đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn và các doanh nghiệp nước ngoài.

Bên cạnh đó, lĩnh vực tổ chức sự kiện của Việt Nam đang khát nguồn nhân lực có trình độ, đáp ứng nhu cầu tổ chức sự kiện lớn tại Việt Nam. Tại Việt Nam chưa có trường lớp đào tạo bài bản, chính quy cho nghề tổ chức sự kiện, dù cũng có một số ít trường đại học như Đại học Báo chí, ĐH Kinh tế, ĐH Hà Nội… đưa vào giảng dạy bộ môn này. Những người làm trong lĩnh vực này chủ yếu trưởng thành qua những người đi trước, từ chính yêu cầu của khách hàng và rút kinh nghiệm qua tổ chức sự kiện thực tế. Các công ty tổ chức sự kiện tại Việt Nam cũng hầu như chưa chủ động và mạnh dạn đầu tư phát triển nguồn nhân lực chất lượng phục vụ cho lĩnh vực này. Ngoài ra, do những hạn chế nhất định về khả năng ngoại ngữ nên không nhiều công ty tổ chức sự kiện Việt Nam nhận được hợp đồng từ các tổ chức, cty đối tác nước ngoài.

Một yếu tố không thể thiếu làm nên uy tín và thương hiệu của các công ty tổ chức sự kiện là phải chuẩn bị tốt về nội dung, kịch bản cho sự kiện. Tuy nhiên các công ty hiện nay mới chỉ ở giai đoạn rất bị động, làm theo một mô tuýp có sẵn cho tất cả các chương trình mà thiếu tính sáng tạo. Đây là điều tối kỵ trong công tác tổ chức sự kiện.

Cần đầu tư đúng mức

Cùng với sự phát triển của xã hội và khoa học, công nghệ, khách hàng ngày càng có yêu cầu cao hơn, và chuyên nghiệp hơn, kịch bản chi tiết hơn. Vì vậy để tổ chức sự kiện thành một ngành công nghiệp thực sự chuyên nghiệp, cần phải có cái nhìn đúng đắn vào vai trò và sự phát triển của lĩnh vực này để có sự đầu tư hợp lý.

Trước hết, các công ty trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cần phải đi tắt đón đầu, nắm bắt nhu cầu thị hiếu khách hàng và chú trọng đầu tư để đưa ra những tư vấn cho các gói dịch vụ dành cho khách hàng phù hợp nhất. Đặc biệt, cần phải áp dụng những quy chuẩn barem cho việc tổ chức và quản lý sự kiện hoàn hảo. Cụ thể là từ khâu Lập kế hoạch sự kiện, lên ý tưởng thiết kế, triển khai, cung cấp nhân sự, giàn dựng cho thuê thiết bị trọn gói và Quản lý sự kiện… Tất cả là một chu trình khép kín. Các công ty tổ chức sự kiện cần nắm rõ sản phẩm hoặc dịch vụ của khách hàng yêu cầu tổ chức để có kịch bản và chương trình phù hợp. Hiện nay với xu thế phát triển, các yêu cầu của khách hàng ngày một cao hơn, nhiều khách hàng yêu cầu được tham gia vào quá trình lên ý tưởng và soạn thảo nội dung chương trình… Chính điều này sẽ tạo được sự khác biệt giữa các công ty tổ chức sự kiện với nhau.

Bên cạnh đó, tổ chức sự kiện là một lĩnh vực khá mới tại Việt Nam nên để biến nó thành một ngành công nghiệp thực sự chuyên nghiệp thì cần phải quan tâm hoàn chỉnh dịch vụ. Thực tế, tổ chức sự kiện không chỉ đơn thuần là cung cấp dịch vụ mà nó là một ngành công nghiệp và cần phải có định hướng để phát triển: đầu tư về nhân lực, trang thiết bị, công nghệ, cần phải đầu tư vào hoàn thiện nội dung sự kiện, tạo kịch bản, trọn gói từ A đến Z… Để bắt nhịp xu hướng phát triển, các doanh nghiệp nên mạnh dạn và quyết tâm đầu tư mạnh mẽ vào con người và thiết bị sự kiện chuyên dụng, đặc biệt là những thiết bị liên quan đến các sự kiện lớn. Luôn phải cố gắng để thỏa mãn mọi nhu cầu của khách hàng mọi lúc, mọi nơi.

Một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của sự kiện bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức đặc biệt là yếu tố nhân sự. Đội ngũ đón tiễn (bộ phận chăm sóc khách hàng), kỹ thuật… phải được đào tạo và lựa chọn kỹ lưỡng về văn hóa, ngoại giao, và đặc biệt phải thạo tiếng anh và có lòng nhiệt thành với khách. Nhiều công ty tổ chức sự kiện tại Việt Nam như PRO Event, Le Bros, Vietlink, Goldentour & Convention, … cũng đã tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên đi học các lớp nghiệp vụ, hay đi đào tạo tại nước ngoài để hướng đến việc chuyên nghiệp trong công tác tổ chức sự kiện, phục vụ khách hàng… nhưng số lượng DN dám đầu tư nguồn nhân lực như vậy ở VN chưa nhiều...

Có thể thấy, lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam đang là lĩnh vực phát triển đầy tiềm năng tại Việt Nam, tuy nhiên cạnh tranh trong lĩnh vực này chưa thực sự gay gắt do các nhà kinh doanh nước ngoài chưa tham gia sâu vào thị trường này. Tuy nhiên trong tương lai gần kinh tế xã hội phát triển, với sự hội nhập quốc tế sâu rộng trên nhiều lĩnh vực thì nhu cầu thị trường này là rất lớn, nó đòi hỏi những dịch vụ chất lượng cao. Vì vậy, các công ty tổ chức sự kiện cần cập nhật và đầu tư không chỉ các trang thiết bị hiện đại tiên tiến mà còn cả yếu tố con người để nâng cao mức cạnh tranh mạnh mẽ, đáp ứng những nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Vietlinks là công ty tổ chức sự kiện chuyên tổ chức sự kiện, cho thuê âm thanh sự kiện, cho thuê thiết bị âm thanh, cho thuê bàn ghế tphcm, cho thuê bàn ghế giá rẻ, cho thuê bàn bar, cho thuê ghế bar, cho thuê múa lân sư rồng, cho thuê nhóm múa lân tphcm.