Tổ chức sự kiện thành công trong lần đầu gặp khách hàng

Hãy lưu ý những kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công ngay lần đầu gặp khách hàng được Star Event dưới đây để tổ chức sự kiện thành công ngoài mong đợi đến từ những chi tiết nhỏ nhất.
Tuyệt đối phải đúng giờ với khách hàng
Trong mọi tình huống và mọi trường hợp, nhân viên đại diện cho đơn vị tổ chức sự kiện luôn phải tuân thủ nguyên tắc đúng giờ với khách, không được để cho khách phải trong cảm giác chờ đợi. Hãy luôn giữ thái độ niềm nở, sự chào đón nồng nhiệt nhất khi khách hàng đến cũng như khi tiễn họ ra về.
Không làm việc riêng
Chuyện làm việc riêng như trả lời email hay điện thoại trong cuộc họp là việc thường thấy. Để bỏ được thói quen này hẳn là điều không mấy dễ dàng, nhất là những người phải lo tổ chức cho quá nhiều sự kiện nên luôn trong tình trạng bận rộn. Bởi vậy, tốt nhất là bạn nên chuyển chế độ của mình sang chế độ im lặng.
Khách hàng vừa là bạn hàng vừa là đối tác tốt
Hãy cư xử và tiếp đãi mọi khách hàng giống như họ là chính là những người khách được mời đến nhà của bạn. Hãy lấy một tách trà, một ly cà phê hay chiếc bánh ngọt để mời họ. Tuỳ vào khoảng thời gian trong ngày, thậm chí bạn còn có thể mời khách hàng uống cùng một ly rượu vang để tăng độ gần gũi, thân thiết.
Nắm rõ thông tin cần trao đổi với khách hàng
Cho dù là bạn đã chia sẻ, trao đổi cụ thể và rõ ràng với khách qua điện thoại rồi nhưng bạn vẫn cần đưa ra những câu hỏi xoáy sâu vào phần hậu cần bên lề của sự kiện mà bạn chuẩn bị tổ chức, những điều khách hàng cảm thấy thích hoặc không thích. Trong toàn bộ quá trình cuộc họp, bạn hãy làm mọi cách thu hút sự chú ý từ phía khách hàng. Đây cũng chính là thời điểm quan trọng để bạn hiểu rõ và nắm được những gì mà khách hàng mong muốn ở sự kiện mà bạn tổ chức.
Hãy tìm hiểu xem đám cưới mơ ước của đôi vợ chồng trẻ là gì khi bạn nhận tổ chức sự kiện cho một hôn lễ. Bạn cũng rất dễ dàng lấy được cảm hứng từ những câu trả lời của họ.
Còn gì tuyệt vời hơn khi bạn có được những thông tin vững chắc trong khi trao đổi qua điện thoại với khách hàng về sự kiện. Bởi nhờ vậy, bạn sẽ có sự chuẩn bị tốt nhất bản thuyết trình về dịch vụ và những công việc của bạn dành cho khách hàng ngay lần gặp gỡ đầu tiên này.
Hãy cố gắng trình bày mọi thứ thật súc tích và ngắn gọn, thông thường dưới 5 phút là tốt nhất sẽ giúp cho bạn ghi điểm đối với khách hàng khá tốt vì hầu hết khách hàng tiềm năng của bạn đều rất không kiên nhẫn.
Thấu hiểu tâm lý khách hàng
Hãy cố gắng đọc và hiểu những phản ứng từ phía khách hàng cũng như của những đối tượng có liên quan khác. Nhận thấy sự không nhiệt tình từ phía họ, bạn hãy cho họ xem những hình ảnh khác. Hãy đảm bảo rằng sự giải thích của bạn khá rõ ràng. Nếu bạn cảm thấy họ không thực sự quan tâm vấn đề bạn đang nói thì điều quan trọng nhất đầu tiên bạn cần phải làm là tạo ra thứ gì đấy thú vị và mới mẻ để hấp dẫn họ. Bởi vậy, bạn cũng cần chuẩn bị chu đáo trước các phương án dự phòng hay những lựa chọn khác cho khách hàng.
Đưa ra cam kết và cảm ơn
Cuối cùng là phần rất quan trọng khi tổ chức sự kiện là chi phí cho sự kiện. Tốt nhất là hãy tạo những lời cam kết có liên quan đến vấn đề chi phí. Bạn cũng nên nhanh chóng thu xếp gửi cho khách hàng của bạn bảng báo giá chính xác nhất và chi tiết nhất. Bên cạnh đó, một việc quan trọng không kém đó là phải có thời gian cụ th. Ví dụ như, chậm nhất là ngày mai bạn sẽ giao cho họ.
Việc gửi một email bày tỏ lòng cảm ơn hay đặc biệt hơn là gửi tặng một món quà nhỏ sẽ tạo được ấn tượng rất tốt từ phía khách hàng dành cho bạn ngay sau lần đầu gặp mặt. Hãy thể hiện nội dung trong đó về niềm vui của bạn khi được gặp gỡ và cùng họ trao đổi công việc cũng như hi vọng có cơ hội hợp tác và tự tin khẳng định rằng đơn vị bạn sẽ tổ chức tốt sự kiện.
Vietlinks là công ty tổ chức sự kiện tại tphcm chuyên tổ chức sự kiện ,công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Các hoạt động hay tổ chức đó là tổ chức tất niên cho công ty, tổ chức sinh nhật cho bé, tổ chức hội nghị hội thảo, và cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện như cho thuê bao gồm cho thuê bàn bar ghế bar, cho thuê bàn tròn, cho thuê âm thanh, cho thuê cổng hơi rối hơi và sản xuất cổng hơi rối hơi, cho thuê sân khấu.